AI агентът за финансов контрол е интелигентен инструмент, който автоматично напомня на служителите от името на финансовите екипи да подават липсващи документи за разходи или да завършват чакащи одобрения директно в уеб портала или мобилното приложение Payhawk или чрез комуникационни канали като Slack (очаквайте скоро MS Teams).
AI агентът напомня на служителите в определени моменти (например при приключване на месеца) и може да се използва за отделни дружества или множество дружества в рамките на група.
За по-добро потребителско изживяване можете също да активирате интелигентните бележки за разходи, за да генерирате автоматично бележки за разходите на компанията ви.
Ако не сте сигурни какво точно може да направи AI агентът за финансов контрол за вас, можете да го попитате директно.
Искате ли да видите как AI агентът за финансов контрол се справя с търсенето на документи при приключване на месеца вместо вашия екип? Насрочете демонстрация, за да го разгледате на живо.
Често срещани предизвикателства в управлението на разходите
Финансовите екипи често се затрудняват с ръчното търсене на разходни документи, забавените одобрения и надзора за съответствие, което може да забави процеса на приключване на месеца. AI агентът за финансов контрол на Payhawk се справя с тези предизвикателства, като автоматизира проследяването на разходи, събирането на разходни документи и работните процеси за одобрение, което значително намалява ръчните последващи действия по време на и в края на месеца.
Основни функционалности
AI агентът за финансов контрол помага за оптимизиране на процесите и повишаване на ефективността в различни ситуации.
Функционалност | Възможност |
Автоматично търсене на документи | AI агентът за финансов контрол:
|
Търсене на документи чрез допълнителен комуникационен канал | Свързването на Payhawk с комуникационния канал ще активира ново приложение за всички потребители в работното пространство в чата, откъдето те ще могат да взаимодействат с Payhawk и да изпълняват задачите си директно оттам. За повече информация вижте ръководството за служители относно настройката на връзка с комуникационния канал. |
Подобрения в процеса на одобрение |
|
Подаване на разходи откъдето работите |
|
Създаване на разходи от разходни документи | Когато даден разходен документ не съответства на съществуващ разход, AI агентът за финансов контрол може да създаде нов подлежащ на възстановяване разход или фактура от него, така че нищо да не остане незаписано. |
Проверка на разходи | Проверяващите могат да извършват проверка на разходи чрез чата, включително да ги одобряват, връщат или отхвърлят, като по този начин целият процес на проверка се извършва на едно място. |
Интелигентна помощ | Въпреки че AI агентът за финансов контрол не може директно да отговаря на ежедневни въпроси от типа „как да“ и общи въпроси, той ще ви пренасочи към AI агента за плащания, ако му бъдат зададени такива въпроси. След това AI агентът за плащания ще ви отговори директно, като използва информация от помощния център на Payhawk. Ако заявите действие, което се обработва от друг AI агент на Payhawk, AI агентът за финансов контрол ще ви уведоми кой AI агент може да помогне. След това този AI агент директно ще ви изпрати съобщение, за да можете да изпълните задачата. Например, ако поискате от AI агента за финансов контрол да резервира пътуване до Виена, той ще обясни, че AI агентът за пътувания се занимава с резервациите за пътувания. След това AI агентът за пътувания ще ви изпрати съобщение, за да продължи разговора и да помогне с организирането на пътуването. |
Как AI агентът за финансов контрол помага на финансовите екипи
Като използват AI агента за финансов контрол, финансовите екипи могат да оптимизират процесите и да повишат ефективността чрез:
Актуализации в реално време за подаващите и одобряващите, осигуряващи прозрачност и по-бързо вземане на решения.
Подобрен контрол върху работните процеси, ускоряване на приключването на месеца и намаляване на затрудненията.
Видимост за цялата компанията за потребители с разрешение Преглед на фирмени разходи, които могат да извършват проверка, да одобряват и да подават разходи от името на други лица в едно или няколко дружества.
Как AI агентът за финансов контрол помага на служителите
Служителите могат безпроблемно да реагират на интелигентните напомняния на Payhawk в продукта на Payhawk (уеб портал и мобилно приложение) и в комуникационния канал и да извършват следното:
Да получават интелигентни напомняния за липсващи документи, изчакващи подаване разходи и одобрения.
Да подават и одобряват разходи директно в чата.
Да въвеждат всички необходими данни, като категории и персонализирани полета, чрез разговорен чат, без да превключват между приложения.
Да качат няколко разходни документа наведнъж и да оставят AI агента да засече всеки от тях с правилния разход.
Да извършват проверка на разходи, изчакващи проверка, и да създават нов разход, когато даден разходен документ не се засича със съществуващ.
Графици на напомнянията
По подразбиране AI агентът за финансов контрол изпраща консолидирани напомняния в работни дни до служителите за подаване и одобряване на разходи. Вместо да ви известява за всеки разход поотделно, агентът групира всички изчакващи елементи в едно масово напомняне в насрочения час, като ви дава ясен общ преглед на всичко, което изисква вниманието ви. Напомняне, което се пада в неработен ден (уикенд или официален празник в държавата на регистрация на търговското дружеството), се премества към следващия наличен слот.
Всяко напомняне включва и кратко резюме, генерирано от AI, за всеки изчакващ елемент (какъв е разходът и какво все още липсва), така че служителите да могат да предприемат действия, без да отварят всеки един от тях.
Честота по подразбиране
AI агентът за финансов контрол следва определен график на напомнянията, който определя колко често служителите получават масови напомняния. По подразбиране AI агентът коригира честотата на напомнянията въз основа на спешността на изчакващите разходи:
През месеца напомнянията се изпращат на редовни интервали, като AI агентът групира всички изчакващи елементи в едно известие.
С наближаването на края на месеца честотата на напомнянията се увеличава, за да се гарантира, че всички разходи са подадени и одобрени навреме.
След края на месеца напомнянията продължават още няколко дни за всички останали неразрешени елементи.
AI агентът също така адаптира тона и настойчивостта си в рамките на месеца, като става по-директен с наближаването на крайните срокове.
Тип напомняне | Какво е включено | График на напомнянията (местно време) | Бележки |
Офлайн плащания с карта за подаване | Всички разходи с карта с липсващи документи или изчакващи подаване. Примери:
| 10:00 ч.:
| Карти, използвани на ПОС терминал. Всяко напомняне съдържа списък на всички разходи, изчакващи действие от ваша страна, така че да можете да ги проверите и подадете наведнъж. |
Онлайн плащания с карта за подаване | Всички разходи с карта с липсващи документи или изчакващи подаване. Примери:
| 10:00 ч.:
| По-снизходителен тон, тъй като разходните документи се намират в пощенски кутии или приложения на доставчици. Всяко напомняне съдържа списък на всички разходи, изчакващи действие от ваша страна, така че да можете да ги проверите и подадете наведнъж. |
Разходи за одобряване | Всички подадени разходи, изчакващи вашето одобрение. | 16:00 ч.:
| Всяко напомняне съдържа списък на всички изчакващи заявки за одобрение, което ви позволява да ги проверите и одобрите масово. |
Край на месеца | Всички изчакващи подавания и одобрения. | 11:00 ч.:
| Осигурява навременно отчитане в края на месеца. |
Персонализирана честота
Можете също да настроите собствен график на напомнянията чрез разговор с AI агента в комуникационния канал или в уеб портала на Payhawk, както е описано по-долу:
В уеб портала на Payhawk отидете на Настройки > AI екип > Агент за финансов контрол > Конфигуриране.
Изключете опцията Честота по подразбиране.
Кликнете върху връзката Персонализиране. Това ще ви пренасочи към разговор с AI агента за финансов контрол в уеб портала на Payhawk.
Кажете на AI агента колко често искате да изпраща напомняния до служителите ви.
За да се върнете към честотата на напомнянията по подразбиране, можете да се свържете с AI агента или да следвате стъпките в уеб портала на Payhawk:
В уеб портала на Payhawk отидете на Настройки > AI екип > Агент за финансов контрол > Конфигуриране.
Включете опцията Честота по подразбиране.
В диалоговия прозорец, който се отваря, кликнете върху Превключване към опцията по подразбиране за потвърждение.
Когато служител е активирал онлайн извличане на разходни документи и фактури и се е удостоверил в портала на доставчика, AI агентът за финансов контрол първо се опитва да извлече разходния документ автоматично, преди да изпрати напомняне за ръчното му качване. За повече информация вижте статията за използването на AI агента за финансов контрол за онлайн извличането на разходни документи и фактури.
Достъп до AI агента за финансов контрол
AI агентът за финансов контрол е включен по подразбиране и е наличен в мобилното приложение и уеб портала на Payhawk.
AI агентът ще е достъпен в комуникационния канал само ако Администратор на Payhawk в компанията ви е активирал комуникационния канал в уеб портала на Payhawk от Настройки > AI екип.
За да използват пълноценно интеграцията между Payhawk и Slack, служителите трябва първо да се удостоверят, като предоставят на комуникационния канал достъп до данните за разходите им. За повече информация вижте ръководството за служители за настройка на връзката със Slack.
Обработка на данните ви
За повече информация относно начина, по който Payhawk обработва личните данни за функцията AI агент за финансов контрол, вижте следните ресурси:
Глобална политика за поверителност – Обхваща личните данни, за които Payhawk действа като администратор.
Приложение за обработката на данни – Обхваща личните данни, за които Payhawk действа като обработващ.