По подразбиране AI агентът за финансов контрол изпраща консолидирани напомняния в работни дни до служителите за подаване и одобряване на разходи. Вместо да ви известява за всеки разход поотделно, агентът групира всички изчакващи елементи в едно масово напомняне в насрочения час, като ви дава ясен общ преглед на всичко, което изисква вниманието ви. Напомняне, което се пада в неработен ден (уикенд или официален празник в държавата на регистрация на търговското дружеството), се премества към следващия наличен слот.
Всяко напомняне включва и кратко резюме, генерирано от AI, за всеки изчакващ елемент (какъв е разходът и какво все още липсва), така че служителите да могат да предприемат действия, без да отварят всеки един от тях.
Честота по подразбиране
AI агентът за финансов контрол следва определен график на напомнянията, който определя колко често служителите получават масови напомняния. По подразбиране AI агентът коригира честотата на напомнянията въз основа на спешността на изчакващите разходи:
През месеца напомнянията се изпращат на редовни интервали, като AI агентът групира всички изчакващи елементи в едно известие.
С наближаването на края на месеца честотата на напомнянията се увеличава, за да се гарантира, че всички разходи са подадени и одобрени навреме.
След края на месеца напомнянията продължават още няколко дни за всички останали неразрешени елементи.
AI агентът също така адаптира тона и настойчивостта си в рамките на месеца, като става по-директен с наближаването на крайните срокове.
Тип напомняне | Какво е включено | График на напомнянията (местно време) | Бележки |
Офлайн плащания с карта за подаване | Всички разходи с карта с липсващи документи или изчакващи подаване. Примери:
| 10:00 ч.:
| Карти, използвани на ПОС терминал. Всяко напомняне съдържа списък на всички разходи, изчакващи действие от ваша страна, така че да можете да ги проверите и подадете наведнъж. |
Онлайн плащания с карта за подаване | Всички разходи с карта с липсващи документи или изчакващи подаване. Примери:
| 10:00 ч.:
| По-снизходителен тон, тъй като разходните документи се намират в пощенски кутии или приложения на доставчици. Всяко напомняне съдържа списък на всички разходи, изчакващи действие от ваша страна, така че да можете да ги проверите и подадете наведнъж. |
Разходи за одобряване | Всички подадени разходи, изчакващи вашето одобрение. | 16:00 ч.:
| Всяко напомняне съдържа списък на всички изчакващи заявки за одобрение, което ви позволява да ги проверите и одобрите масово. |
Край на месеца | Всички изчакващи подавания и одобрения. | 11:00 ч.:
| Осигурява навременно отчитане в края на месеца. |
Персонализирана честота
Можете също да настроите собствен график на напомнянията чрез разговор с AI агента в комуникационния канал или в уеб портала на Payhawk, както е описано по-долу:
В уеб портала на Payhawk отидете на Настройки > AI екип > Агент за финансов контрол > Конфигуриране.
Изключете опцията Честота по подразбиране.
Кликнете върху връзката Персонализиране. Това ще ви пренасочи към разговор с AI агента за финансов контрол в уеб портала на Payhawk.
Кажете на AI агента колко често искате да изпраща напомняния до служителите ви.
За да се върнете към честотата на напомнянията по подразбиране, можете да се свържете с AI агента директно.
Когато служител е активирал онлайн извличане на разходни документи и фактури и се е удостоверил в портала на доставчика, AI агентът за финансов контрол първо се опитва да извлече разходния документ автоматично, преди да изпрати напомняне за ръчното му качване. За повече информация вижте статията за използването на AI агента за финансов контрол за онлайн извличането на разходни документи и фактури.