Като служител можете да създавате и подавате отчети за разходи от приложението, като по този начин ставате отговорник за разходи.
За повече информация относно наличните опции в портала вижте статията за създаване на отчети за разходи в уеб портала на Payhawk.
Счетоводителите и администраторите на Payhawk също могат да създават отчети за разходи с нови разходи от името на служители.
Създаване и подаване на отчети за разходи
Като служител можете да създадете отчет за разходи по същия начин, по който създавате нов разход.
За да създадете отчети за разходи с нови разходи:
В мобилното приложение Payhawk отидете на Разходи.
Натиснете бутона + (плюс).
Изберете желания тип отчет за разходи, например Пътуване. Попълнете описанието на отчета, началната и крайната му дата.
Ако датите се припокриват с друг отчет или се отнасят за минал период, системата ще покаже грешка.
Натиснете Създаване на отчет. В резултат системата ще предложи разходи, съответстващи на въведения период. Изберете тези, които искате да добавите към отчета.
Ако няма разходи, съответстващи на избрания период, натиснете една от опциите:
Добавяне на съществуващи разходи – На следващия екран изберете разходите, които искате да добавите към отчета.
Добавяне на нов отчет – На следващия екран:
Изберете типа на разхода.
Качете разходния документ и потвърдете, като натиснете ✔.
Въведете сумата и натиснете Продължаване. В резултат Payhawk ще попълни автоматично наличните данни в отчета за разходи.
Ако не са необходими промени, натиснете Подаване.
Ако искате да редактирате данните, направете промените и натиснете Запазване. В резултат разходът ще бъде добавен към отчета ви.
Когато приключите, натиснете Подаване на отчета.
На тази стъпка можете също да добавите нов разход към отчета, като натиснете Добавяне на нов разход.
Автоматично подаване на отчети за разходи
Отчетите за разходи се подават автоматично след изтичане на гратисен период, определен от администратора ви на Payhawk.
Например ако администраторът на Payhawk е задал гратисен период от 1 ден, важат следните правила:
За текущи или бъдещи периоди подаването се извършва един ден след края на периода.
За минали периоди подаването се извършва един ден след създаването на отчета.
Същата логика се прилага за всеки гратисен период, а времето се коригира автоматично въз основа на гратисния период, конфигуриран от администратора ви на Payhawk.
Ако липсват задължителни данни и отчетът не може да се подаде автоматично, ще се появи съобщение за грешка, указващо, че отчетът е просрочен.