Тази статия съдържа отговори на някои от най-често задаваните въпроси, свързани с бюджетите в Payhawk.
Какво ще се случи с бюджета ми, ако имам фактура, свързана с поръчка за покупка, която не е затворена?
Ако имате поръчка за покупка на стойност 100 евро и свързана фактура на стойност 20 евро, усвоеният бюджет ще се увеличи с 20 евро, а поетите разходи ще намалеят с 20 евро.
Могат ли няколко артикула в разходите да засегнат няколко бюджета по същия начин, по който го правят няколко артикула в поръчките за покупка?
Да, всеки артикул може да бъде отнесен към различен бюджет.
Как ставките за обмен на валута влияят върху бюджетите?
Усвоеният бюджет ще бъде актуализиран съгласно ставката за обмен на валута към датата на документа за разхода.
Как ще бъде засегнат бюджетът ми, ако персонализирано поле (бюджетно измерение) бъде изтрито?
За бъдещи периоди усвоеният бюджет за това измерение ще бъде празен.
Имаме бюджет с измерение категория и друг бюджет с измерение, което е подкатегория на категорията от първия бюджет. Какво ще се случи, ако постъпи фактура, свързана с подкатегорията?
Ако имате бюджет с измерение категория, например „Продажби“, след това друг бюджет с измерение подкатегория „Продажби/Варна“, и получите разход за „Продажби/Варна“, усвояването на двата бюджета ще бъде засегнато от сумата.
Как се третират отворените покупки по отношение на бюджетите?
Неплатените суми по отворени поръчки за покупка се включват в поетите разходи за всеки следващ месец, докато не бъдат затворени.
Може ли един отговорник за бюджет да отговаря за няколко бюджета?
Да.
Може ли всеки бюджет да бъде под надзора на повече от един отговорник за бюджет?
Да, за един бюджет могат да се импортират няколко отговорника за бюджет. Имейлите им трябва да са разделени със запетая в шаблонния файл.
Разходите разпределят ли се от бюджетите в нетни или брутни суми (включително ДДС)?
Записите се разпределят в нетни суми.
Броят на отговорниците за бюджети на база брой лица ли се изчислява или на база броя пъти, в които един служител е зададен като отговорник за бюджет?
Едно лице се брои за едно. Например може да имате 10 бюджета, всеки с по 500 категории, но броят на отговорниците за бюджети ще се изчислява въз основа на броя уникални имейли, въведени в шаблона.
Необходимо ли е отговорниците за бюджети да бъдат администратори на Payhawk, или могат да бъдат и служители?
Можете да задавате служители с всякаква роля на Payhawk в компанията ви като отговорници за бюджети. Всички администратори на Payhawk имат достъп до всички фирмени бюджети.
Кой може да импортира бюджети в Payhawk?
Само администратори на Payhawk могат да импортират бюджети.
Кой може да добавя нови бюджетни прогнози в Payhawk?
Само администратори на Payhawk могат да добавят нови бюджетни прогнози.
Мога ли да добавя бюджетна прогноза, която е не само обвързана с период, но и с конкретно събитие?
В момента бюджетното прогнозиране е възможно само по месеци, така че можете да го маркирате за приложимите месечни периоди.
За бюджетите в Payhawk касова или начислена основа се използва?
Payhawk използва подход на бюджетиране на начислена основа. Това означава, че дори ако определени разходи, като годишни ИТ абонаменти, са платени предварително, бюджетът може да бъде разпределен равномерно за съответния период – например ежемесечно през цялата година.
Мога ли да задавам детайлни разпределения на бюджети?
Да. Payhawk поддържа детайлни разпределения на бюджети – например можете да създадете бюджет за пътувания, разделен по отдели.
Могат ли отговорниците за бюджети автоматично да отхвърлят заявки за покупка, които биха довели до надхвърляне на бюджета за определен период?
Не. Системата известява отговорниците за бюджети, когато дадена заявка за покупка може да доведе до надхвърляне на разходите, и им позволява да извършат проверка и да вземат решение по заявката. Тя не налага автоматични ограничения на разходите.