В тази статия се дават отговори на някои от най-често задаваните въпроси за заявките в Payhawk.
Някои от тези въпроси са насочени към клиенти, използвали преди приложението Покупки, което вече е заменено от приложението Заявки. Новото приложение обхваща по-широк набор от заявки – не само заявки за покупка и поръчки за покупка.
Защо не виждам приложението „Заявки“ в менюто си?
Служителите виждат приложението Заявки само ако Администратор на Payhawk е активирал поне един тип заявка в Настройки. Ако няма активни типове, приложението не се показва.
Администраторите на Payhawk постоянно виждат приложението Заявки. Когато го отворят, ще бъдат подканени да конфигурират типовете заявки.
Защо не мога да платя заявката си с карта?
Ако плащането с карта не е налично, за този тип заявка са зададени ограничени настройки за плащане. Администраторите на Payhawk могат да променят наличните начини на плащане в настройките на Типове заявки.
Сумата на заявката се е променила. Какво да направя?
Ако цените в дадена заявка са остарели, препоръчително е да запазите историята на заявката, като я върнете за редактиране и след това я подадете отново, вместо да я изтривате.
Това важи само ако заявката вече е одобрена или чака одобрение. Ако е все още в чернова, можете да я актуализирате директно.
Защо не мога да редактирам заявката си?
След като заявката е подадена за одобрение, тя се заключва. При грешка можете да я редактирате от менюто с три точки (…), но след всяка промяна заявката трябва да премине отново през процеса на одобрение.
Как се генерира заглавието на заявката?
Заглавието на заявката се създава автоматично с помощта на AI въз основа на вашето Описание. Можете да я преименувате по всяко време, като кликнете върху менюто с три точки (…) и изберете Редактиране на името.
Искам да свържа разход със заявка, но той не се показва. Защо?
Възможните причини са следните:
Неподдържан тип разход – Можете да свързвате само разходи по фактура и разходи с карта към заявки в Payhawk. Ако искате да свържете възстановим разход (дневни, пробег или възстановяване на разходи), опцията за свързване към заявка няма да се появи.
Несъответствие на доставчика – Ако в заявката е посочен доставчик, разходът трябва да е от същия доставчик, за да може да се свърже с нея.
Разрешения по роля – Кого можете да свързвате зависи от ролята ви:
Служителите могат да свързват само собствените си заявки.
Мениджърите на екипи могат да свързват собствените си заявки и заявките на екипа си.
Счетоводителите, Администраторите и Старши специалистите по задълженията на Payhawk могат да свързват всички заявки на дружеството.
Лицата, извършващи проверка на типовете заявки, могат да свързват всички заявки от съответния тип.
Разрешението за свързване на разходи към произволна заявка също може да се конфигурира и да се активира за персонализираните роли.
Несъответствие на начина на плащане – Можете да свързвате само разходи и заявки с еднакви начини на плащане:
Ако за типа заявка е зададен начин на плащане Само с карта или Само по фактура, можете да свързвате заявки само с разходи от съответния тип.
Ако за типа заявка е избрана конкретна карта, можете да свързвате заявки само с разходи, направени с тази карта.
Ако опцията Не е необходимо плащане е избрана, заявката не може да се свърже с нито един разход.
Ако за типа заявка не е зададен начин на плащане, можете да я свържете с всеки допустим тип разход за съответния тип заявка.
Защо заявка е свързана автоматично с разхода ми?
Payhawk използва AI, за да свързва автоматично заявки с разходи при установено вероятно съответствие. AI анализира целия контекст, включително сумата, търговеца, номера на поръчката за покупка, приложените документи и плащанията с карта, за да реши дали да ги свърже.
Ако разход е свързан погрешно, можете да премахнете свързаната заявка ръчно.
Къде е поръчката ми за покупка?
Клиенти, използвали преди приложението Покупки, което беше предназначено само за поръчки за покупка, може да се питат къде са тези поръчки сега. Поръчките за покупка бяха преместени в приложението Заявки и вече са достъпни като отделен тип заявка в секция Типове заявки.
Всички съществуващи полета и работни процеси за поръчки за покупка бяха прехвърлени автоматично към новия тип заявка със същите настройки. Те са активирани по подразбиране, така че начинът ви на работа остава непроменена.
Начинът на плащане по подразбиране за тези типове е Фактура. Администраторите на Payhawk могат да го променят в Настройки > Работни процеси > Заявки.
Къде е полето „Бележка“ на заявката ми?
Полето Бележка беше заменено с полето Заглавие.