Абонаментите (или регулярните плащания) са съществена част от цикъла на разходите в едно предприятие. С времето може да стане трудно за служителите и финансовия екип да следят дължимите суми, техния обем и таксуваните корпоративни карти. Освен това сумите по абонаментите имат тенденция да нарастват, което може да доведе до пропускане на актуализации във фирмените разходи от страна на счетоводителите.
Приложението „Абонаменти“
В Payhawk абонаментите са регулярните фирмени разходи, платени с корпоративни карти или чрез банкови преводи, и са изброени в приложението Абонаменти.
В приложението Абонаменти служителите могат да видят общ преглед и статистика на абонаментите, дължими от корпоративните им карти, или на разходите чрез банков превод, маркирани като абонаменти. Например в раздел % ПРОМЯНА можете да видите каква е сумата, платена за предходния период в сравнение с текущия.
Разпознаване на абонаменти
Payhawk проследява всички плащания на абонаменти от карти и банкови плащания.
За разпознаване на абонаменти Payhawk използва следните подходи:
Проследяване на разходите.
При създаване на нов разход системата проверява информационния поток на разходите и установява дали този разход се повтаря на месечна, тримесечна или годишна база, както и кой е отговорникът (подателят) за съответния абонамент.
Ако такъв абонамент съществува, Payhawk автоматично добавя разхода към него.
За всеки разход, който е част от абонамент, се показва икона за повтаряне до сумата му.
Проверка на съществуващата база данни с доставчици.
Payhawk претърсва базата си данни с доставчици на абонаменти.
При създаване на разход към такъв доставчик системата автоматично уведомява подателя, че това вероятно е регулярно плащане (абонамент).
Следене на въведените от потребителя данни.
Payhawk също така търси въведени от потребителя данни, които може да указват регулярно плащане.
Специфики
При управление на абонаменти в Payhawk имайте предвид, че всички разходи в рамките на един абонамент трябва да съответстват на доставчика на абонамента и за тях да се използва един и същи тип плащане (или всички да са плащания с карта, или всички да са плащания по фактура). Payhawk не позволява смесване на плащания с карта и плащания по фактура за един и същ абонамент.