В тази статия се дават отговори на някои от най-често задаваните въпроси, свързани с доставчиците в Payhawk.
Какви са предварителните изисквания за настройване на управление на доставчици в Payhawk?
Преди да настроите приложението Доставчици, трябва да подготвите и качите списък със съществуващите си доставчици или да се свържете с ERP системата си, за да активирате синхронизация.
Как мога да създавам доставчици в Payhawk?
Доставчиците могат да се създадат:
Ръчно чрез импортиране и експортиране през платформата Payhawk.
Чрез приложението Доставчици от счетоводители или администратори.
Чрез добавяне на нови доставчици при качване на разходи с инструмента за оптично разпознаване на символи (OCR) на Payhawk.
Могат ли служителите да създават нови доставчици в Payhawk?
Не, те могат само да маркират доставчик като нов. Само администратори и счетоводители могат да добавят нови доставчици в Payhawk.
Каква е целта на функцията за категоризация на разходи за доставчик?
Функцията за категоризация на разходи за доставчик ви позволява да определяте стойности за вградени и персонализирани полета за разходи, свързани с разходи, съпоставени с даден доставчик, като по този начин осигурява последователна и точна категоризация.
Мога ли да редактирам категоризацията на разходи за конкретен доставчик?
Да, винаги можете да редактирате категоризацията на разходи за конкретен доставчик.
Как да архивирам доставчик в Payhawk?
Ако даден доставчик вече не е необходим или данните му са неточни, можете да преместите доставчика в Доставчици > раздел Архивирани.
Има ли ограничения при синхронизирането на данни за доставчици между Payhawk и ERP системите?
Да. В момента Payhawk не синхронизира банковите данни на доставчиците от ERP системата. Клиентите трябва да добавят банкови данни в приложението Доставчици ръчно или при извършване на плащане към доставчици чрез Payhawk.
Колко често се синхронизират данните за доставчиците с ERP системата?
Данните за доставчиците от ERP системата към Payhawk се синхронизират ежедневно. Данните за доставчиците от Payhawk към ERP системата се синхронизират в реално време.
Третират ли се служителите като доставчици?
Да. Както в ERP системите всеки служител се появява като доставчик в приложението Доставчици.
Какво се случва, ако данните за плащане към доставчик в Payhawk не съвпадат с тези във фактурата?
Ще се покаже предупредително съобщение и фактурата няма да бъде изпратена към ERP системата, докато не бъдат потвърдени от счетоводител на Payhawk.
Как да добавя полета за доставчик?
Отидете на Настройки > Полета за доставчик > Допълнителни полета. За повече информация вижте раздела за полета за доставчик.
Как да активирам категоризация въз основа на доставчика?
Отидете на Настройки > Библиотека с полета. За всяко персонализирано поле активирайте превключвателя за категоризация на разходи въз основа на доставчика. След това отидете на Доставчици > раздел Категоризация на разходи и ще видите полето, готово за попълване с информация за всеки доставчик.
За повече информация:
Не искам всички доставчици от картовите транзакции да се включват в списъка с доставчици. Мога ли да ги изключа?
Да, като използвате т.нар. доставчик „по подразбиране“.
Например служител плаща с карта в KFC, но предпочитате да изключите KFC от списъка с доставчици на компанията. За целта можете да изберете доставчика „по подразбиране“ по време на проверката на записа за разход.
Ако такъв доставчик „по подразбиране“ все още не е създаден, създайте запис за доставчик По подразбиране – Храна.
Ако такъв доставчик „по подразбиране“ вече е създаден, изберете го директно.
В резултат на това следващия път, когато служител плати на ПОС терминал на KFC, доставчикът автоматично ще бъде разпознат като По подразбиране – Храна.
Защо някои от доставчиците ми са архивирани?
Доставчиците на минали разходи може да се показват като архивирани (в Доставчици > раздел Архивирани), ако в момента не присъстват в списъка на ERP системата. Затова нямат Външен идентификатор.
Всички активни доставчици имат външен идентификатор, докато архивираните обикновено нямат. Ако зададете доставчик като неактивен в ERP системата, той ще бъде архивиран в Payhawk при следващата ежедневна синхронизация. В този случай ще имате архивиран доставчик с попълнен външен идентификатор.
Логиката зад това поведение е, че при ежедневната синхронизация Payhawk проверява данните в ERP системата – ако даден доставчик е там, той ще бъде синхронизиран като активен. Ако обаче Payhawk разпознае доставчик, използван при минали разходи, но който вече не е включен в ERP системата, Payhawk ще го остави като архивиран, за да можете да го разархивирате и зададете като активен.
Ако голям брой доставчици са архивирани наведнъж, обикновено причината е, че са зададени като неактивни или са премахнати в ERP системата ви, например QuickBooks Online, и Payhawk ги е архивирала при следващата ежедневна синхронизация. Ръчното им разархивиране в Payhawk е временно решение, тъй като при следващата синхронизация всеки доставчик, който все още е неактивен или липсва в ERP системата, ще бъде архивиран отново. За да разрешите проблема, първо активирайте отново доставчиците в ERP системата, след което задействайте ръчна синхронизация в Payhawk от Доставчици > Актуализация от [Име на ERP системата] от менюто с три точки. Доставчиците трябва да бъдат възстановени един по един, след като отново станат активни в ERP системата.
Мога ли да имам няколко имена за един и същ данъчен номер на доставчик?
Не можете да имате дублиращи се доставчици – нито с едно и също име, нито с един и същ идентификатор на доставчик.
Мога ли да имам няколко ДДС номера с едно и също име на доставчик, например Amazon с различни ДДС номера за всяка държава?
Не можете да имате дублиращи се имена на доставчици. За конкретния пример можете да използвате Amazon ES, Amazon DE, Amazon UK и т.н., за да имат различните дружества на доставчика различни имена.
Какво се случва, ако прекъсна ERP интеграцията си?
Ако сте импортирали доставчици чрез ERP интеграция и след това сте я прекъснали, доставчиците няма да бъдат изтрити.
Ако дружеството ми, регистрирано в Обединеното кралство, получи фактура в щатски долари, форматът на датата ще бъде ли автоматично разпознат и коригиран при експортиране към ERP системата?
Да. Ако дружеството ви, регистрирано в Обединеното кралство, получи фактура в щатски долари, Payhawk ще използва оптично разпознаване на символи (OCR), за да открие валутата и да интерпретира формата на датата като ММ/ДД/ГГГГ, който е стандартен за Съединените щати.
Функцията OCR на Payhawk автоматично разпознава всички разпространени формати на дати, включително американски (например 04/20/2026), европейски (например 20/04/2026), ISO (например 2026-04-20) и други варианти (например „20th April“).
При неясни дати, като например 04/05/2026, която може да е 5 април или 4 май, Payhawk използва държавата на доставчика, за да определи правилната дата. Ако доставчикът е зададен като американски, Payhawk разчита ММ/ДД, а ако е зададен като европейски – ДД/ММ.
Като клиент от Обединеното кралство, използващ функционалността за задължения към доставчици (AP) в Payhawk, доставчиците ще виждат ли Payhawk или името на компанията ми в банковите си извлечения?
Когато използвате функционалността за задължения към доставчици (AP) в Payhawk като клиент от Обединеното кралство, доставчиците ви ще виждат данните за транзакцията в банковото си извлечение по следните начини:
При извършване на преводи в британски лири доставчикът ще вижда името на компанията ви.
При извършване на преводи в евро от IBAN номера на Payhawk доставчикът ще вижда името на компанията ви, докато при преводи в евро от IBAN номера на JPM – доставчикът ще вижда Payhawk и името на компанията ви в данните за плащането.
При извършване на SWIFT преводи в щатски долари и международни плащания с обмен на валута доставчикът ще вижда Payhawk и името на компанията ви в данните за плащането.
Нямам сметка в евро, но трябва да платя на доставчика си в евро. Защо единственото налично местоположение на банка е „Извън Европа (SWIFT)“?
Тъй като нямате валутна сметка в евро в Payhawk, плащането не може да се извърши чрез SEPA, което изисква сметка в евро в рамките на SEPA зоната. Затова Извън Европа (SWIFT) е единствената налична опция – тя ви позволява да платите на доставчика си в евро дори без валутна сметка в евро в Payhawk.
Защо Payhawk не приема IBAN номера на доставчика ми?
Payhawk не може да създаде плащане, когато IBAN номерът на доставчика е непълен. Дължината на IBAN е определена за всяка държава, затова числото трябва да съответства на пълната дължина, използвана в държавата на доставчика. Молдовският IBAN например винаги е 24 символа и включва символите MD, две контролни цифри, двусимволен банков код и 18-символен номер на сметка. За да се уверите, че данните са верни, поискайте от доставчика пълния му IBAN, така както е показан в банковите му документи, заедно с BIC или SWIFT кода на банката.
Промяната на начина на плащане не върши работа при непълен IBAN:
SEPA покрива само плащания в евро и получаващата сметка трябва да е достъпна чрез SEPA. По сметка, която не е в евро в банка, участваща в SEPA, не може да се получи плащане по този начин дори когато самият IBAN е валиден.
SWIFT е маршрутът за доставчици извън SEPA зоната. След като разполагате с пълния IBAN и BIC или SWIFT кода на банката, можете да създадете плащането като SWIFT превод.