В Payhawk разходите и плащанията могат да се експортират автоматично или ръчно или да се изтеглят.
Автоматичен експорт (активна ERP интеграция)
При активна ERP интеграция експортирането на разходи чрез модула Експорт няма да актуализира статуса или данните на експорта за тези разходи, тъй като активната интеграция е основният начин за счетоводно отчитане на разходите, докато ръчният или планираният експорт чрез модула Експорт е предназначен за второстепенни цели като отчитане или проверка.
При активна ERP интеграция в Payhawk, като например Oracle NetSuite или Sage Intacct, разходите и плащанията ще се експортират автоматично към счетоводния софтуер, ако двете системи са свързани. Връзката с ERP системата се осъществява от Настройки > Интеграции и може да се конфигурира от администратор на Payhawk в компанията ви.
За повече информация относно ERP системите, поддържани от Payhawk, вижте помощните статии за активните интеграции.
По отношение на експорта активната интеграция между Payhawk и вашия ERP (счетоводен) софтуер означава, че:
Разходите ще се експортират автоматично от Payhawk към ERP системата, след като бъдат проверени в Payhawk от упълномощено лице в компанията ви. Вижте например общия преглед на данните, споделяни с Oracle NetSuite и експортирането на разходи и плащания към Oracle NetSuite.
Въз основа на статусите на експорта Експортиран, Неекспортиран и Неуспешен в приложението Разходи можете да прилагате филтрите Експортиран, Неекспортиран и Неуспешен към разходите и да ги комбинирате с други филтри.
Информацията за плащане за даден разход се експортира от Payhawk към ERP системата само след като разходът е проверен и транзакцията е уредена.
Събитието за експорт между двете системи може да се прегледа от приложението Разходи в одитния дневник Преглед на историята на разхода.
Подробните данни за експорта на разхода може да се прегледат от приложението Разходи в раздел Експорт на съответния разход.
Интеграции с ERP (счетоводни) системи, поддържани от Payhawk.
Ръчен файлов експорт (за счетоводни цели)
Ако не използвате активна ERP интеграция, можете ръчно да генерирате отчети с данни за разходи при поискване. За файловите експорти могат да се използват персонализирани счетоводни шаблони или такива по подразбиране.
Дали персонализираните файлови експорти или тези по подразбиране са достъпни за вас се определя от администратор на Payhawk в компанията ви от Настройки > Експорти в уеб портала на Payhawk.
Можете да генерирате експорти по персонализирани шаблони или такива по подразбиране при поискване от приложението Експорт.
При ръчно експортиране на разходи и плащания чрез опцията за файлов експорт имайте предвид следното:
Опцията за файлов експорт е предназначена за счетоводни (а не за отчетни) цели.
Генерирането на извлечение от сметка в PDF формат не променя статуса на експорта на разход или плащане.
Разходите могат да се експортират при поискване от приложението Експорт в който и да е от наличните файлови формати.
Файловият експорт съдържа данните за разходите и плащанията за избрания период, независимо от това дали плащането е уредено или не.
Статусът на експорта на разход или плащане се актуализира до Експортиран само при генериране на експортирания файл от приложението Експорт.
Въз основа на статуса на експорта можете да прилагате филтрите Неекспортиран, Експортиран или Неуспешен към разходите и плащанията.
Файлови експорти по подразбиране
Файловите експорти по подразбиране в Payhawk са обозначени като (остарели), тъй като за тях се използва първата версия на генератора за експорти на Payhawk. Те могат да се архивират или изтрият от администратор на Payhawk от Настройки > Експорти.
Ако за компанията ви е активирано и проследяване на въглеродните емисии, можете да експортирате и отчет за въглеродните емисии.
При използване на файловия експорт по подразбиране данните за разходите и плащанията на компанията ви могат да се експортират в следните формати:
Excel
CSV с изображения на документи
CSV без изображения на документи
Включени данни в експортите в Excel и CSV формат по подразбиране
Отчетите за разходи при поискване в Excel и CSV формат включват следните данни:
Баланс по сметка — балансът на всички ваши сметки в Payhawk с техните съответни крайни и блокирани баланси.
Плащания – Всички разходи, платени чрез Payhawk. Експортираните данни са подредени по дата на сетълмент, идентификатор на транзакция, описание на транзакция, платена сума, наименование на доставчик и ДДС номер, дата на документ, номер на документ, данък и обща сума и т.н. Листът с плащания винаги се основава на датата на сетълмента.
Неплатени разходи – Разходите, създадени в Payhawk за избрания период, например наименование на доставчик и ДДС номер, дата на документ, номер на документ, данък и обща сума, референция за плащане, източник на плащане и т.н.
Външни плащания – Всички разходи, маркирани като платени чрез външна система, например наименование на доставчик и ДДС номер, дата на документ, номер на документ, данък и обща сума и т.н.
Депозити – Всички входящи преводи по сметка, които сте получили.
Включване на персонализирани полета и стойности в експортите в Excel и CSV формат по подразбиране
За по-голямо удобство при експортиране на данни в Excel и CSV формат Payhawk автоматично премахва колоните с празни стойности на персонализирани полета, тъй като се приема, че те не са необходими.
Например да приемем, че създавате персонализирано поле Проект и го използвате в 10 разхода. След това създавате ново персонализирано поле с наименование НОВ Проект и изтривате старото персонализирано поле Проект.
При извършване на експорт в CSV или XLSX формат:
Изтегленият файл ще показва всички стойности (ако има такива), избрани от двете персонализирани полета в разходите.
Ако избраните разходи не съдържат стойности от персонализираното поле Проект, колоните ще бъдат автоматично премахнати при изтеглянето.
Персонализирани файлови експорти
За персонализираните файлови експорти се използва генератора за персонализирани шаблони на Payhawk. Те се генерират въз основа на счетоводните шаблони на Payhawk, чиито листове, файлове, клетки и филтри могат да бъдат настроени така, че данните да се експортират по начин, съответстващ на нуждите на вашата компания и счетоводен софтуер. Счетоводните шаблони могат да се добавят към акаунта ви и допълнително да се персонализират от Настройки > Експорти от администратор на Payhawk в компанията ви. За повече информация вижте статиите за счетоводните шаблони и поддържаните опции за конфигурация.
При използване на персонализиран файлов експорт данните за разходите и плащанията на компанията ви могат да се експортират в следните формати:
Excel
CSV с изображения на документи
CSV без изображения на документи
Включени данни в персонализираните файлови експорти
По подразбиране експортът при поискване, основан на Excel и CSV, с персонализирани счетоводни шаблони включва следните данни:
Разходи – Включва всички разходи, платени от сметката ви в Payhawk или от външната ERP или счетоводна система.
Плащания – Включва всички плащания с карта и по фактури, извършени чрез сметката ви в Payhawk.
Депозити – Включва всички входящи банкови преводи към сметката ви в Payhawk.
Изтегляне на разходи и плащания (за целите на отчитането)
Можете също да изтеглите разходите и плащанията си от приложението Разходи. За повече информация отидете на статията за изтегляне на разходи и плащания.
При изтегляне на разходи и плащания имайте предвид следното:
Изтеглянето на разходи и плащания е предназначено за целите на отчитането (не на счетоводството) и затова не презаписва статуса на експорт на разходите и плащанията.
Файлът ще съдържа разходи и плащания, филтрирани по определени параметри, зададени преди изтеглянето.
Payhawk не следи изтеглянията на разходи в одитния дневник Преглед на историята на съответния разход.
Бележки за филтрите за експорт
Когато са приложени филтрите Експортирани и Неуспешни, резултатите ще включват разходи, които някога са били експортирани или чийто експорт някога е бил неуспешен, и може да не отразяват действителния последен статус на експорт на филтрираните разходи. Това поведение на филтрите за статус на експорт е ограничение и ще бъде променено така, че при прилагане на филтрите Експортирани и Неуспешни да се показва последният статус на експорт на даден разход.
Филтърът Експортирани във е видим и активен само когато има активна интеграция с ERP система.