В тази статия се дават отговори на някои от най-често задаваните въпроси, свързани с файловите формати, които можете да качвате към разходите си в уеб портала, мобилното приложение и пощенската кутия на Payhawk.
Какво се случва, ако файловият ми формат не се поддържа?
Ще получите съобщение, че каченият файл не се поддържа, с връзка към тази подробна статия. Трябва да проверите формата и атрибутите на файла и да се уверите, че файлът се поддържа.
Мога ли да кача няколко файла едновременно?
Да, можете да качвате няколко файла към разходите си и в трите канала на Payhawk – уеб портала, мобилното приложение и пощенската кутия.
Кой файлов формат се препоръчва за най-добра съвместимост?
Препоръчва се да използвате PDF за документи и PNG за изображения, тъй като тези формати се поддържат във всички канали и активни интеграции на Payhawk.
Мога ли да кача файлове, защитени с парола?
Не, файловете, защитени с парола, не се поддържат. Преди да качите файла, премахнете паролата или криптирането. Ако се опитате да качите документ за разход, защитен с парола, системата ще покаже съобщение за грешка.
Какво се случва, ако кача повреден файл?
Повредените файлове не могат да бъдат обработени. Системата ще засече проблема и ще покаже съобщение за грешка. За да продължите, трябва да качите валиден, неповреден файл.
Поддържа ли се OCR за сканирани файлове?
Да, оптичното разпознаване на символи (OCR) е налично за всички поддържани файлови формати с изключение на електронни фактури. При електронните фактури Payhawk извлича информацията директно от структурираните XML данни със 100% точност.
Какъв е максималният размер на файл за качване?
Максималният размер на файл е 10 MB. При масово качване общият размер не трябва да надвишава 20 MB.
Как работи проверката на електронни фактури в Peppol?
При използване на Peppol за обмен на документи проверката се извършва в две ключови точки:
При изпращане от доставчика – от точката за достъп на доставчика.
При получаване от клиента – например от точката за достъп на Invopop.
По принцип и двете точки за достъп трябва да прилагат едни и същи правила за проверка, поради което доставчикът трябва да получи грешка при изпращане на фактурата.
На практика обаче точките за достъп понякога тълкуват изискванията за проверка по различен начин. Това може да доведе до ситуация, в която доставчикът получава потвърждение, че фактурата е изпратена успешно, но получаващата точка за достъп я отхвърля, тъй като установява нарушение на протокола Peppol. В такива случаи се свържете с Екипа за поддръжка на Payhawk за допълнително съдействие.
Системата автоматично ли проверява файловете на електронни фактури?
Payhawk проверява файловете на електронни фактури, за да провери дали XML структурата е правилна и четима от системата. Тя обаче не генерира съобщение за грешка, ако файлът не съдържа задължителни полета или съдържа невалидни данни за конкретна юрисдикция.
Например ако качите документ xRechnung, съответстващ на UBL, системата ще се опита да го обработи. Ако обаче липсва задължително поле, като например името на доставчика, Payhawk няма да извлече тази информация към разхода и няма да се покаже съобщение за грешка. Издателят на документа носи отговорност да гарантира, че електронната фактура отговаря на законовите изисквания на съответната юрисдикция.
Какво да направя, ако файлът ми бъде отхвърлен?
Ако файлът ви бъде отхвърлен, проверете следното:
Уверете се, че файловият формат е сред поддържаните от Payhawk.
Проверете дали размерът на файла е в рамките на допустимите ограничения.
Проверете дали файлът не е повреден или защитен с парола.
Поддържат ли се архивирани файлове?
Не, архивираните файлове (например ZIP файлове) не се поддържат от Payhawk. Извлечете файловете преди качване.