В момента Payhawk предлага три канала за качване на документи за разходи – уеб портала, мобилното приложение и пощенската кутия, която позволява изпращане на имейли с прикачени документи за платени или неплатени разходи.
За да се поддържа стандартизирано качество на процесите и съответствие с изискванията, Payhawk взема предвид и файловите формати, поддържани от свързаната ERP или счетоводна система (ако е налице активна интеграция). Това позволява на Payhawk автоматично да експортира документите в подходящия формат.
Изисквания за файловите формати
За успешна обработка документите за разходи трябва да отговарят на определени изисквания за файловия формат. По-долу е представен общ преглед на поддържаните формати в различните канали на Payhawk.
Уеб портал на Payhawk
Документи – PDF
Изображения – PNG, JPG, JPEG
Електронно фактуриране – Всички поддържани формати.
В уеб портала на Payhawk можете директно да поставите документ от клипборда си при качване на документ за разход.
Мобилно приложение Payhawk
Документи – PDF
Изображения – PNG, JPG, JPEG, HEIC
Електронно фактуриране – Не се поддържа.
Пощенска кутия на Payhawk
Документи – PDF
Прикачени файлове в имейли – PNG, JPG, JPEG
Електронно фактуриране – Всички поддържани формати.
Пощенската кутия на Payhawk има определени ограничения, произтичащи от естеството на имейл комуникацията.
Поддържани формати за електронно фактуриране
Поддръжката на даден формат за електронно фактуриране означава, че Payhawk може да чете и обработва съответния файл. Това е отделно от свързването с мрежата за клиринг на съответната държава. За повече информация вижте статията за електронно фактуриране с Payhawk.
Payhawk напълно поддържа обработката на електронни фактури. XML документите трябва да отговарят на стандартизирани схеми, като UBL 2.1 и CII (междуотраслова фактура), за да се гарантира съвместимост.
В момента Payhawk поддържа следните формати за електронно фактуриране:
Универсални стандарти
Peppol BIS 3
Формати по държави
ZUGFeRD (Германия) – версия 2.2.0 и по-нови
xRechnung (Германия) – версия 3.0.0 и по-нови
RO e-Factura (Румъния)