Можете да импортирате масово заявки и поръчки за покупка, като използвате шаблон в Excel, генериран от системата въз основа на желания тип заявка. Този импорт е полезен за компании, мигриращи към Payhawk, интегриращи се с външни системи или създаващи множество подобни заявки или поръчки за покупка в голям мащаб.
Бележки за импортирането на заявки и поръчки за покупка
За всеки различен тип заявка системата ще генерира различен шаблон за импорт, съответстващ на необходимите полета.
Импортираните заявки и поръчки за покупка винаги ще са със зададен начин на плащане Няма. С изключение на тези специфики всички полета, които могат да се създадат в уеб портала на Payhawk или чрез API за разработчици на Payhawk, могат да се генерират като шаблон и след това да се импортират обратно.
Възможността за импорт на заявки и поръчки за покупка е достъпна за Администраторите на Payhawk, които могат да импортират заявки директно в състояние Отворена и от името на всеки служител. Служителите на Payhawk също имат достъп за импорт, но могат да създават заявки само в състояние Чернова и само от свое собствено име.
Трябва да използвате шаблон, който сами сте генерирали и изтеглили. Ако качите шаблон, генериран от друг служител, импортът ще е неуспешен с грешка TemplateActorMismatch. За да я отстраните, генерирайте и изтеглете нов шаблон от собствения си акаунт, добавете данните си към този файл и го качете.
За да импортирате заявки, ви е необходимо разрешението Създаване и редактиране на заявки. За да импортирате заявки директно в състояние Отворена, трябва също да имате активирана политиката Импорт на заявки в отворен статус за ролята си. Тази политика е активирана по подразбиране за Администраторите на Payhawk.
Импортиране на заявки и поръчки за покупка
За да импортирате заявки и поръчки за покупка:
В уеб портала на Payhawk отидете на Заявки.
Изберете изгледа Заявки на компанията.
Кликнете върху менюто с трите точки и изберете Импорт.
На следващия екран:
Изберете типа заявка за шаблона за импорт, който ще бъде генериран от системата, и кликнете върху Генериране на шаблон.
Ако вече разполагате с предварително генериран шаблон, кликнете върху Вече съм генерирал(а) шаблона преди.
В резултат генерираният шаблон се изтегля локално в папката Изтеглени файлове на устройството ви.
Попълнете данните си в необходимия формат в генерирания файл. След това се върнете в уеб портала на Payhawk, качете файла с промените и кликнете върху Качване.
След като системата анализира данните в импорта, поставете отметка в квадратчето и кликнете върху Импорт.
Когато импортът приключи, ще се зареди екран за успешна операция. Кликнете върху Готово.
Шаблонният файл
При импортиране на заявки или поръчки за покупка в Payhawk системата генерира шаблон за импортиране, съответстващ на конфигурацията на компанията ви за избрания тип заявка. Шаблонният файл включва само полетата, определени в настройките ви в Payhawk, като например персонализирани полета или полета за въвеждане, свързани с този тип заявка. Полетата, маркирани като задължителни в Payhawk за съответния тип заявка, ще бъдат задължителни и за попълване в шаблона в Excel.
Данните за импорт, които трябва да предоставите, се намират в листа Заявки на шаблона и могат да включват например колоните Идентификатор на група и Номер на поръчка за покупка:
Полето Идентификатор на група ви позволява да групирате няколко реда в една заявка или поръчка за покупка. Когато няколко реда споделят една и съща стойност за Идентификатор на група (например 1234), Payhawk създава една заявка или поръчка за покупка, съдържаща няколко артикула. Ако оставите Идентификатор на група празно, всеки ред се импортира като отделна заявка.
Полето Номер на поръчка за покупка служи като идентификатор за поръчки за покупка с отворен статус. Можете да го попълните, ако искате да направите препратка към съществуваща поръчка за покупка или да я актуализирате. Ако го оставите празно, Payhawk автоматично ще генерира номер на поръчката за покупка въз основа на конфигурираната представка на компанията ви.
Тъй като всеки тип заявка може да съдържа различни полета, структурата на шаблона варира в зависимост от избрания тип преди стартиране на импорта. За да разберете кои полета ще се появят във файла, можете да прегледате настройките за типа заявка в портала на Payhawk.
Шаблонът за импорт служи като алтернативен интерфейс за масово създаване на заявки, който следва същата структура на данните, използвана в уеб портала на Payhawk. Ако по време на процеса на импорт възникнат грешки, Payhawk автоматично ще запише подробности за проблемите в шаблонния файл, за да можете да ги прегледате в края на всеки засегнат ред, да направите корекции и да качите данните отново.