С Payhawk можете да импортирате бюджетите си от инструмента за финансово планиране и анализ (FP&A), да ги споделяте с отговорниците за бюджети, да следите използването им в реално време и при необходимост да актуализирате прогнозите.
В Payhawk можете да импортирате съществуващите си бюджети, като изтеглите шаблонния файл, попълните данните за бюджета в изисквания формат, зададете отговорника за бюджета, като посочите служебния му имейл във файла, и след това качите файла обратно в системата.
Всички заявки за покупки и разходи, свързани с даден бюджет в системата, автоматично се отчитат към него при одобряване или проверка на разхода със съответните бюджетни измерения. По същия начин одобрените поръчки за покупки влияят върху поетите разходи по даден бюджет въз основа на техните полета.
Корпоративно бюджетиране
Корпоративното бюджетиране е подробен финансов план, очертаващ очакваните приходи, служебни разходи и капиталови разходи на дадена компания за конкретен фискален период.
Бюджетирането определя колко трябва да харчи една компания, по какъв начин и за какво. Това го прави един от най-важните стратегически инструменти за постигане на бизнес целите. С добре изграден бюджет компанията може да гарантира, че финансовите й ресурси са разпределени в подкрепа на общите й стратегически цели, като намаляване на разходите, ръст на приходите или навлизане на нови пазари.
Бюджети в Payhawk
Функцията за бюджети в Payhawk е предназначена да работи в синхрон с инструментите ви за FP&A, като действа като тяхно разширение и предоставя на отговорниците за бюджети видимост върху бюджетите им и общ преглед на използването им в реално време.
Предимства
Използването на бюджети в Payhawk повишава продуктивността на отговорниците за бюджети и финансовия екип:
Отговорниците за бюджети разполагат с общ преглед на усвояването на бюджета в реално време и не се налага да съгласуват постоянно данните за него. Наличните персонализирани разбивки и анализи им позволяват да вземат правилните решения, което от своя страна намалява отклоненията, с които финансовият екип трябва да се справя всеки месец.
Натоварването на екипа по FP&A намалява и финансовият екип може да се съсредоточи върху стратегическото планиране, а не върху административни задачи, тъй като може да импортира и управлява фирмения бюджет директно в портала.
В комбинация с мощните възможности на работните процеси за одобрение в Payhawk, бюджетите дават възможности на мениджърите извън финансовия отдел.
Бюджетите в Payhawk могат да насърчат култура на разпределена собственост, децентрализирана отговорност и делегирана финансова отговорност, като по този начин помагат на компанията да установи стандарти за отчетност, да осигури последователност и да приведе разходите в съответствие със стратегическото планиране.
Бюджетиране със и без Payhawk
Диаграмите по-долу онагледяват как и къде бюджетите в Payhawk се вписват в по-широката картина на корпоративното бюджетиране за компанията ви.
Приложението „Бюджети“
Приложението Бюджети на Payhawk е вашето централизирано място, където можете да импортирате бюджета си, да правите прогнози и да създавате нов бюджет от нулата директно в портала, както и да актуализирате прогнозите по съществуващ бюджет.
Критерии за отнасяне на разходи към бюджети и прогнози в Payhawk
За да бъдат включени в бюджет или прогноза, разходите трябва да са одобрени или проверени.
Системата дава приоритет на амортизационния период при разпределянето на разходите. Ако разходът не включва амортизация, се използва периодът на услугата. Ако периодът на услугата не е наличен, се използва датата на документа. Ако датата на документа не е налична, системата разпределя разхода към съответния бюджет въз основа на датата на създаване на разхода.
Усвоен, поет и наличен бюджет
Всеки бюджет в Payhawk включва усвоена сума, поети разходи и налични средства.
Усвоена сума
Средствата, които вече са изразходени от бюджета. Администраторите и Отговорниците за бюджети на Payhawk могат да преглеждат усвояването на бюджета като процент и като абсолютни стойности в приложението Бюджети. Например ако бюджетът ви е 100 евро и сте изразходили 20 евро, усвояването на бюджета е 20 евро или 20% от общия бюджет.
Разходите с карта, фактурите, пробегът, дневните и възстановяването на разходи се считат за усвоени, ако разходът е одобрен или проверен. Бюджетът се преизчислява всеки път, когато някое от тези действия се извърши в системата.
За определяне на бюджетния период усвояването на бюджета следва последователност от подредени по приоритет данни въз основа на наличната информация:
Ако разходът включва амортизация, се използва амортизационният период.
Ако няма амортизация, се прилага периодът на услугата.
Ако не е посочен период на услугата, се използва датата на документа.
Ако датата на документа не е налична, се използва датата на създаване на разхода.
Ако дадена фактура е свързана с покупка, поетата сума се коригира въз основа на сумата на покупката. Например ако имате покупка за 1000 евро, поетите разходи ще бъдат 1000 евро. Ако свързана фактура за 300 евро бъде одобрена, усвоената сума ще бъде 300 евро, а поетите разходи ще намалеят до 700 евро.
Поети разходи
Поетите разходи са средствата, които сте се ангажирали да платите в даден момент, но които все още не са напуснали сметката ви, включително одобрени еднократни или регулярни покупки и амортизации.
Можете да получите подробен преглед на поетите разходи за даден бюджет и да преминете директно към заявките, които ги формират, като филтрирате заявките по конкретен бюджет.
За да се гарантира, че дадена заявка или поръчка за покупка е отнесена към правилния счетоводен период (например съответния месец), системата следва тази последователност:
Ако заявката или поръчката за покупка включва амортизация, за определяне на периода се използва амортизационният период.
Ако няма амортизация и заявката или поръчката за покупка е регулярна, се използва началната дата на заявката или поръчката за покупка.
Ако няма амортизация и заявката или поръчката за покупка не е регулярна, се използва датата на създаване на заявката или поръчката за покупка.
Налични средства
Средствата, които остават след приспадане на усвоената сума и поетите разходи от бюджетните или прогнозираните средства.
Термини и определения
С изключение на главните бюджети всеки бюджет в Payhawk трябва да има измерения. Всички бюджети могат да се коригират и преразглеждат в рамките на фискалния период.
Бюджетни измерения
Бюджетните измерения са параметрите или атрибутите, въз основа на които се прогнозира бюджетът. Администраторите на Payhawk определят всички бюджетни измерения в шаблонния файл, който импортират в Payhawk.
Всеки бюджет трябва да има поне едно измерение, но може да има и няколко. Например бюджетът за маркетинг може да има измеренията „Екип“, „Регион“ (подекипи) и „Категория“.
Бюджетът може да включва едно измерение (например Местоположение) с няколко стойности (например Пловдив, Варна и Русе). За подробности относно добавянето на няколко стойности към едно и също бюджетно измерение в шаблонния файл вижте статията за управление на бюджет.
Прогнози
Прогнозите са итерации на бюджет за фискална година, които можете да правите неограничен брой пъти в рамките на тази фискална година – например можете да променяте отговорниците за бюджети, да добавяте нови прогнози или да премахвате съществуващи. Когато искате да създадете нова прогноза в Payhawk, можете да изтеглите шаблонния файл, да попълните желаните данни и да го качите отново. Предишните прогнози ще се показват в рамките на съответната усвоена сума.
Например заложили сте бюджет от 100 евро за всеки месец през 2024 г., но на 1 април забелязвате, че от януари до март сте похарчили 420 евро вместо 300 евро. Сега трябва да редактирате бюджета си за периода април – декември, за да не надхвърлите разходите. Можете да наименувате новата си прогноза в Payhawk Прераглеждане от второто тримесечие на 2024 г., а след това през третото тримесечие да използвате този шаблон, за да създадете ново преразглеждане.