Заявките в Payhawk са основна част от цялостния процес на задължения към доставчици в дадена компания и помагат на бизнесите да осигурят прозрачност при управлението на ресурсите и отношенията им с доставчиците.
Специфики
Всички служители с достъп до заявката могат да:
Прикачват документи към заявката
Качват и свързват фактури към заявки
Добавят коментари към заявката
Преглеждат активността по заявката
Подават съответните разходи за одобрение
Администраторите на Payhawk управляват типовете заявки, допълнителните полета, изисквани за всеки тип, правилата за номериране на поръчки за покупка, правилата за несъответствия, работните процеси за одобрение и изискванията за разходни документи за категориите разходи на типовете заявки.
Жизнен цикъл на заявките
Всяка заявка в Payhawk преминава през етапи, управлявани от конкретни хора или роли въз основа на работни процеси, зададени от Администраторите на Payhawk в компанията ви – например някои стъпки, като проверка или одобрение, може да бъдат пропуснати.
В следващата таблица са показани фазите на заявките, съответстващи на съответните раздели в приложението Заявки, действията, които могат да се предприемат на всеки етап, и кой има право да ги извършва.
Фаза и съответен раздел в „Заявки“ | Действия, роли и отговорности |
Подаване | Този раздел съдържа заявки, които не са подадени или са върнати на заявителя. Оттук заявителите, упълномощените служители и роли могат да:
След подаването заявката автоматично ще:
|
Проверка | Този раздел съдържа заявки, които са подадени, но не са проверени, или са върнати на проверяващите за допълнителна проверка. Оттук проверяващите, упълномощените служители и роли могат да:
След проверката заявката автоматично ще:
|
Одобряване | Този раздел съдържа заявки, които са проверени, но все още не са одобрени. Оттук одобряващите, упълномощените служители и роли могат да:
След одобрението заявката автоматично ще:
|
Получаване | Този раздел съдържа заявки, които изискват приемно-предавателен протокол и са одобрени, но не са (напълно) получени. Оттук упълномощените служители и роли могат да:
След като статусът на получаване на всички артикули в заявката стане Неприложимо, Напълно или Несъответствие, заявката автоматично ще премине в раздел Фактура. |
Фактура | Този раздел съдържа заявки, чиито артикули са напълно получени (тоест имат статус на получаване Неприложимо, Напълно или Несъответствие), но заявката все още не е фактурирана. Оттук упълномощените служители и роли могат да извършват същите действия, налични в стъпка Получаване. След като статусът на фактуриране на всички артикули в заявката стане Напълно или Несъответствие, заявката автоматично ще се премести в раздел Плащане. |
Плащане | Този раздел съдържа заявки, чиито артикули са напълно получени (т.е. имат статус на получаване Неприложимо, Напълно или Несъответствие) и са фактурирани (т.е. имат статус на фактуриране Напълно или Несъответствие), но една или повече свързани фактури все още не са платени. Оттук упълномощените служители и роли могат да извършват същите действия, налични в стъпка Фактура. След като статусът на фактуриране на всички артикули в заявката стане Напълно или Несъответствие, заявката автоматично ще бъде:
|
Затваряне | Този раздел съдържа заявки, чиито артикули са получени и фактурирани (т.е. имат статус на фактуриране Напълно или Несъответствие), но заявката все още не е затворена. Оттук упълномощените служители и роли могат да извършват същите действия, налични в стъпките Получаване и Фактура. След като заявката бъде затворена ръчно, тя автоматично ще се премести в раздел Всички. |
Всички | Този раздел съдържа всички заявки независимо от гореспоменатите им статуси. |
Засичане на заявки с приемно-предавателни протоколи и фактури преди плащане (двупосочно и трипосочно засичане)
Заявките, за които е зададено изискване за приемно-предавателен протокол за стоки или услуги, изискват потвърждение за доставка под формата на стокова разписка (GRN) или приемно-предавателен протокол. След като приемно-предавателният протокол бъде приет, доставчикът изпраща фактура до купувача с искане за плащане за доставените стоки или услуги.
Фактурата се свързва автоматично със заявката или поръчката за покупка, когато инструментът за автоматизация на Payhawk извлече идентификатора от фактурата. Ако идентификаторът на заявката или поръчката за покупка не фигурира във фактурата, можете да го добавите ръчно, като го изберете от падащото меню Заявка. В резултат Payhawk автоматично извършва счетоводен процес на трипосочно засичане – проверява количеството между заявката и приемно-предавателния протокол, а след това и сумата в заявката и фактурата на доставчика.
Заявките, за които не се изисква GRN (приемно-предавателен протокол) задействат процес на двупосочно засичане. Системата на Payhawk автоматично проверява сумата в заявката и фактурата на доставчика.
В зависимост от вътрешната политика на компанията ви организацията може да изисква приемно-предавателни протоколи за заявки за стоки и услуги.