На заявките и поръчките за покупка се присвояват статуси, отразяващи етапа им в жизнения цикъл, както и дали заявените количества и суми съответстват на доставеното и платеното.
Статуси на жизнения цикъл на заявките
Чернова – Заявката е в раздел Подаване и трябва се подаде.
Чака проверка – Заявката е в раздел Проверка (ако проверките са част от работния процес) и чака проверка от назначените служители.
Чака одобрение – Заявката е в раздел Одобряване и чака одобрение от назначените служители.
Планирана – Заявката е регулярна и е планирана за бъдеща дата съгласно първоначалните настройки.
Върната – Заявката е в раздел Подаване, след като е върната на служителя за корекции.
Отворена – Заявката е одобрена и в момента е в процес на доставка и/или плащане.
Затворена – Заявката е затворена ръчно или въз основа на правила за автоматично затваряне, зададени от Администратора на Payhawk в компанията ви.
В зависимост от съответствието по количество и качество
В зависимост от настройките, определени от Администраторите на Payhawk, системата извършва двупосочно или трипосочно засичане на заявките – тя сравнява първоначално заявеното количество единици и цена на покупката със стоковата разписка (GRN) и фактурите преди плащане и показва съответен статус за всяка от тях.
Когато начинът на плащане за дадена заявка е Карта, засичането се извършва въз основа на брутната сума. За всички останали начини на плащане засичането се извършва въз основа на нетната сума.
Индивидуалните статуси на всеки артикул от заявката могат да бъдат следните:
НАПЪЛНО – Полученото количество съответства на заявеното количество.
СЪОТВЕТСТВИЕ – Фактурираната сума съответства на заявената сума.
НЕПРИЛОЖИМО (за получени количества) – Не се изисква.
НЯМА – Приемно-предавателният протокол или фактурата не са качени.
ЧАСТИЧНО – Полученото количество или фактурираната сума е по-малка от заявената.
НЕСЪОТВЕТСТВИЕ – Ако полученото количество или фактурираната сума е по-голяма от заявената, статусът НЕСЪОТВЕТСТВИЕ ще бъде оцветен в оранжево. Ако полученото количество или фактурираната сума е в рамките на допустимия процент и/или конкретната сума, зададени като праг, статусът НЕСЪОТВЕТСТВИЕ ще бъде оцветен в зелено.
Статусът на заявката е обобщен статус на всеки артикул и може да бъде един от следните:
НАПЪЛНО – Всички редове са със статус НАПЪЛНО.
СЪОТВЕТСТВИЕ – Всички редове са със статус СЪОТВЕТСТВИЕ.
НЕПРИЛОЖИМО (за получени количества) – Не се изисква за нито един ред.
НЯМА – Всички редове са със статус НЯМА или НЕПРИЛОЖИМО.
ЧАСТИЧНО – Няма артикули с несъответствие и фактурираната сума на всички редове е по-малка от общата сума на заявката.
Например ако два реда са със статус СЪОТВЕТСТВИЕ, но един ред е със статус ЧАСТИЧНО, общият показан статус ще бъде ЧАСТИЧНО.
НЕСЪОТВЕТСТВИЕ – Поне 1 артикул е със статус на несъответствие.
