Когато плащате фирмени разходи, особено към познати доставчици, техните данни за контакт и плащане обикновено се попълват ръчно. За да автоматизирате и улесните процеса, Payhawk ви позволява да въведете информацията за доставчика веднъж, да я съхраните и да я прилагате към разходи, дължими към конкретен доставчик.
Предимства
Решението за управление на доставчици на Payhawk помага да избегнете дублирана информация за доставчици в отчетите си. Освен това данните за доставчиците се синхронизират с ERP системата или счетоводния софтуер и са винаги актуални.
Данните за доставчиците се попълват автоматично, което помага да намалите грешките при въвеждане и да подобрите счетоводството с автоматизирани категории разходи въз основа на доставчика.
С одитен дневник на данните за доставчиците можете лесно и бързо да проследявате промените в тях и да поддържате точна база данни, като по този начин повишавате съответствието и намалявате риска от измами.
Случаи на употреба при управление на доставчици
В Payhawk счетоводители, администратори и служители на Payhawk могат да използват повторно информация за доставчици, докато управляват разходите в следните случаи:
При подаване на разходи служителите могат да използват повторно информация за доставчици, добавена предварително от счетоводители или администратори на Payhawk.
При плащане на фирмени разходи счетоводители и администратори на Payhawk могат да съхраняват информация за плащане, свързана с доставчик, и да я използват повторно.
Категоризацията на разходи в компанията ви може също да бъде основана на доставчиците. За всеки доставчик могат да се запазят стойности по подразбиране за категория, данъчна ставка и други определени от вас персонализирани полета, като по този начин категорията разходи се попълва автоматично при всеки нов разход, създаден за даден доставчик.
Данните за доставчиците са важна част от основните данни във всяка ERP система или счетоводен софтуер. Тези данни са от съществено значение за работата на бизнеса ви, тъй като представляват единствен източник на достоверна информация за всички операции. С приложението Доставчици на Payhawk можете да гарантирате, че разполагате с точна и актуална информация за доставчиците си по всяко време.
В Payhawk данните от приложението Доставчици се синхронизират автоматично с интегрираните ERP системи, което означава, че всяка промяна, направена при доставчиците в Payhawk или в ERP системата, ще се актуализира автоматично, като гарантира, че разполагате с най-актуалната информация.
Решението за управление на доставчици може да служи и като важен инструмент за предотвратяване на измами. Като съхранявате всички данни за плащане към доставчици на едно място, ще можете да установите дали банковите данни в дадена фактура се различават от запазените за доставчика, което ще ви подтикне да проверите дали са верни и да предотвратите измама.
Главен екран на приложението „Доставчици“
В Payhawk информацията, съхранена за доставчиците на компанията ви, се намира в приложението Доставчици.
В Доставчици > раздел Активни се показват всички доставчици, с които компанията ви поддържа текущи бизнес отношения.
Доставчици > раздел Архивирани съдържа всички доставчици, с които компанията ви вече не работи. За повече информация вижте статията за архивиране на доставчици в Payhawk.
В следващата таблица са изброени полетата за доставчик, показани на Доставчици > екран Активни и екран Архивирани.
Поле за доставчик | Подробности |
ДОСТАВЧИК | Показва името, логото и държавата на регистрация на доставчика. |
ВАЛУТА | Показва валутата на данните за плащане към доставчик. |
КАТЕГОРИЯ | Показва зададената категория разходи в Payhawk, свързана със стоките или услугите на доставчика. |
ДАНЪЧНА СТАВКА | Съдържа данъчната ставка, която се начислява за стоките или услугите на доставчика в държавата на доставка. |
ВЪНШЕН ИДЕНТИФИКАТОР | Незадължително поле. Показва номера, под който доставчикът е записан в системи на трети страни, например ERP системи. |
Раздели с данни за доставчика и категоризация на разходи
При кликване върху доставчик се отварят разделите Данни и Категоризация на разходи, в които се показват полета с информация за доставчика, които може да се редактират.
В следващата таблица са изброени полетата, включени във всеки раздел за доставчик.
Поле | Подробности |
Доставчици > Данни > Общи | Включва вградените полета за доставчик Име на доставчик, Данъчен номер и Държава, изброени на екрана Настройки > Полета за доставчик, и полето Външен идентификатор. Името на доставчика е задължително за създаване на запис за доставчик в Payhawk. Останалите полета са незадължителни. Името на доставчика, данъчният номер и държавата, когато са попълнени в раздела Общи, ще се използват повторно за всеки разход, свързан с доставчика. |
Доставчици > Данни > Плащане | В зависимост от валутата полето Плащане включва специфичните за валутата данни за плащане на доставчика например IBAN и BIC/SWIFT за плащания в евро. |
Доставчици > Данни > Контакт | Включва данните за контакт с доставчика – име на лицето за контакт, телефон и имейл. |
Доставчици > Данни > Допълнителни | Показва допълнителните полета за доставчик, определени в Настройки > Полета за доставчик – например Необходимо ли е одобрение от отдела по снабдяване? или качване на договора с доставчика. |
Доставчици > Категоризация на разходи > Категоризация на разходи | Съдържа информация за зададената категория разходи в Payhawk за стоките и услугите, доставяни от доставчика – например Маркетинг. |
Попълване на данни за доставчици в Payhawk
Можете ръчно да добавите данните за доставчиците си в системата на Payhawk, като ги импортирате чрез шаблонен файл в Excel.
Ако обаче имате активна ERP интеграция с Payhawk, можете да синхронизирате доставчиците си между Payhawk и ЕRP системата ви (счетоводния ви софтуер).
Следващи стъпки
Когато плащате фирмени разходи, особено към познати доставчици, техните данни за контакт и плащане обикновено се попълват ръчно. За да автоматизирате и улесните процеса, Payhawk ви позволява да въведете информацията за доставчика веднъж, да я съхраните и да я прилагате към разходи, дължими към конкретен доставчик.
Предимства
Решението за управление на доставчици на Payhawk помага да избегнете дублирана информация за доставчици в отчетите си. Освен това данните за доставчиците се синхронизират с ERP системата или счетоводния софтуер и са винаги актуални.
Данните за доставчиците се попълват автоматично, което помага да намалите грешките при въвеждане и да подобрите счетоводството с автоматизирани категории разходи въз основа на доставчика.
С одитен дневник на данните за доставчиците можете лесно и бързо да проследявате промените в тях и да поддържате точна база данни, като по този начин повишавате съответствието и намалявате риска от измами.
Случаи на употреба при управление на доставчици
В Payhawk счетоводители, администратори и служители на Payhawk могат да използват повторно информация за доставчици, докато управляват разходите в следните случаи:
При подаване на разходи служителите могат да използват повторно информация за доставчици, добавена предварително от счетоводители или администратори на Payhawk.
При плащане на фирмени разходи счетоводители и администратори на Payhawk могат да съхраняват информация за плащане, свързана с доставчик, и да я използват повторно.
Категоризацията на разходи в компанията ви може също да бъде основана на доставчиците. За всеки доставчик могат да се запазят стойности по подразбиране за категория, данъчна ставка и други определени от вас персонализирани полета, като по този начин категорията разходи се попълва автоматично при всеки нов разход, създаден за даден доставчик.
Данните за доставчиците са важна част от основните данни във всяка ERP система или счетоводен софтуер. Тези данни са от съществено значение за работата на бизнеса ви, тъй като представляват единствен източник на достоверна информация за всички операции. С приложението Доставчици на Payhawk можете да гарантирате, че разполагате с точна и актуална информация за доставчиците си по всяко време.
В Payhawk данните от приложението Доставчици се синхронизират автоматично с интегрираните ERP системи, което означава, че всяка промяна, направена при доставчиците в Payhawk или в ERP системата, ще се актуализира автоматично, като гарантира, че разполагате с най-актуалната информация.
Решението за управление на доставчици може да служи и като важен инструмент за предотвратяване на измами. Като съхранявате всички данни за плащане към доставчици на едно място, ще можете да установите дали банковите данни в дадена фактура се различават от запазените за доставчика, което ще ви подтикне да проверите дали са верни и да предотвратите измама.
Главен екран на приложението „Доставчици“
В Payhawk информацията, съхранена за доставчиците на компанията ви, се намира в приложението Доставчици.
В Доставчици > раздел Активни се показват всички доставчици, с които компанията ви поддържа текущи бизнес отношения.
Доставчици > раздел Архивирани съдържа всички доставчици, с които компанията ви вече не работи. За повече информация вижте статията за архивиране на доставчици в Payhawk.
В следващата таблица са изброени полетата за доставчик, показани на Доставчици > екран Активни и екран Архивирани.
Поле за доставчик | Подробности |
ДОСТАВЧИК | Показва името, логото и държавата на регистрация на доставчика. |
ВАЛУТА | Показва валутата на данните за плащане към доставчик. |
КАТЕГОРИЯ | Показва зададената категория разходи в Payhawk, свързана със стоките или услугите на доставчика. |
ДАНЪЧНА СТАВКА | Съдържа данъчната ставка, която се начислява за стоките или услугите на доставчика в държавата на доставка. |
ВЪНШЕН ИДЕНТИФИКАТОР | Незадължително поле. Показва номера, под който доставчикът е записан в системи на трети страни, например ERP системи. |
Раздели с данни за доставчика и категоризация на разходи
При кликване върху доставчик се отварят разделите Данни и Категоризация на разходи, в които се показват полета с информация за доставчика, които може да се редактират.
В следващата таблица са изброени полетата, включени във всеки раздел за доставчик.
Поле | Подробности |
Доставчици > Данни > Общи | Включва вградените полета за доставчик Име на доставчик, Данъчен номер и Държава, изброени на екрана Настройки > Полета за доставчик, и полето Външен идентификатор. Името на доставчика е задължително за създаване на запис за доставчик в Payhawk. Останалите полета са незадължителни. Името на доставчика, данъчният номер и държавата, когато са попълнени в раздела Общи, ще се използват повторно за всеки разход, свързан с доставчика. |
Доставчици > Данни > Плащане | В зависимост от валутата полето Плащане включва специфичните за валутата данни за плащане на доставчика например IBAN и BIC/SWIFT за плащания в евро. |
Доставчици > Данни > Контакт | Включва данните за контакт с доставчика – име на лицето за контакт, телефон и имейл. |
Доставчици > Данни > Допълнителни | Показва допълнителните полета за доставчик, определени в Настройки > Полета за доставчик – например Необходимо ли е одобрение от отдела по снабдяване? или качване на договора с доставчика. |
Доставчици > Категоризация на разходи > Категоризация на разходи | Съдържа информация за зададената категория разходи в Payhawk за стоките и услугите, доставяни от доставчика – например Маркетинг. |
Попълване на данни за доставчици в Payhawk
Можете ръчно да добавите данните за доставчиците си в системата на Payhawk, като ги импортирате чрез шаблонен файл в Excel.
Ако обаче имате активна ERP интеграция с Payhawk, можете да синхронизирате доставчиците си между Payhawk и ЕRP системата ви (счетоводния ви софтуер).