AI агентът за плащания е асистент, базиран на AI, който помага на служителите да решават проблеми с карти и транзакции и незабавно да получават обща информация за възстановяване на разходи чрез обикновен разговор, без да се налага да ангажират финансовия екип.
Като обяснява статуса на транзакциите и отстранява често срещани проблеми, като например заявка за зареждане при недостатъчно средства, агентът замества размяната на имейли и заявките за поддръжка, дава възможност на служителите да продължат работа и оставя финансовите екипи да се съсредоточат върху по-важни дейности.
Всяко действие се извършва в рамките на съществуващите политики за разходи и работни процеси за одобрение в Payhawk, което осигурява съответствие, последователност и пълна проследимост.
Ако не сте сигурни какво точно може да направи AI агентът за плащания за вас, можете да го попитате директно.
Често срещани предизвикателства при управлението на карти
Ежедневни проблеми с разходите, като например неуспешни транзакции, недостатъчно средства или ограничения от политиката, нарушават работата на служителите и натоварват ресурсите на административните и финансовите екипи.
Служителите нямат видимост върху причините за тези проблеми и разчитат на ръчна намеса от страна на администраторите за тяхното решаване. Администраторите от своя страна са в капана на цикъла на реактивна работа по одобрения, отстраняване на проблеми и постоянна комуникация. Всичко това води до загуба на време и разочарование от двете страни, а финансовите екипи се превръщат в екипи за поддръжка.
AI агентът за плащания позволява на служителите да се самообслужват, без да се налага да ангажират финансовите екипи. Агентът предоставя информация и изпълнява работни процеси, като например заявки за средства, така че служителите да не губят излишно време, а финансовите екипи да могат да се съсредоточат върху по-важна работа.
Основни функционалности
AI агентът за плащания помага за оптимизиране на процесите и повишаване на ефективността в различни ситуации.
Функционалност | Възможност |
Представяне на възможностите на AI агента за плащания | AI агентът за плащания представя възможностите си при първото взаимодействие или ви казва какво може да направи, когато го попитате. |
Управление на карти | Притежателите на карти могат да преглеждат информация за картите, да ги замразяват и размразяват, както и да заявяват нови карти. |
Картови транзакции | AI агентът за плащания може да предоставя на притежателите на карти информация за завършени и изчакващи картови транзакции. Агентът проактивно известява потребителите за неуспешни транзакции и помага за отстраняване на проблемите по тях. |
Заявки и одобрения | Притежателите на карти могат да заявяват средства за картата. AI агентът за плащания известява потребителите, когато заявката за средства е одобрена или отхвърлена. |
Възстановяване на разходи, дневни и пътни | Притежателите на карти могат да получават обща информация за възстановяване на разходи, дневни и пътни. AI агентът за плащания известява потребителите при промяна на статуса. |
Интелигентна помощ | AI агентът за плащания може да отговаря на ежедневни въпроси от типа „как да“ и общи въпроси, като използва информация от помощния център на Payhawk. Ако заявите действие, което се обработва от друг AI агент на Payhawk, AI агентът за плащания ще ви уведоми кой AI агент може да помогне. След това този AI агент ще ви изпрати съобщение директно, за да можете да изпълните задачата. Например, ако поискате от AI агента за плащания да резервира пътуване до Виена, той ще обясни, че AI агентът за пътувания се занимава с резервациите за пътувания. След това AI агентът за пътувания ще ви изпрати съобщение, за да продължи разговора и да помогне с организирането на пътуването. |
Дългосрочна памет | AI агентът за плащания може да запомня личните предпочитания на потребителя, така че при следващото взаимодействие агентът да отговаря по предпочитания от него начин или да изпълнява конкретни действия вместо него. |
Одитни следи за съответствие | AI агентът за плащания следва установените работни процеси на потребителя в Payhawk и регистрира всяко действие, така че финансовите екипи да имат контрол и ясна одитна следа. |
Видимост върху карти и картови транзакции | Освен за собствените си карти потребителите могат да питат агента за картите и картовите транзакции на други хора (завършени и неуспешни) с ограничение до ролята им в Payhawk позволява: Администраторите виждат всеобхватни данни за дружествата, които администрират, а мениджърите на екипи виждат данните за членовете на екипа си в дружеството, в което заемат ролята на мениджър. |
Видимост върху подлежащи на възстановяване разходи | Потребителите могат да питат агента за подлежащите на възстановяване разходи на други хора (например разходи със собствени средства, пътни, дневни) и техния статус на одобрение или следваща стъпка с ограничение по роля: администраторите – за дружествата, които администрират, а мениджърите на екипи – за членовете на екипа си в рамките на дружеството. |
Как AI агентът за плащания помага на финансовите екипи
Като използват AI агента за плащания финансовите екипи оптимизират процесите по управление на карти и повишават цялостната ефективност със:
По-малко прекъсвания – служителите получават незабавни обяснения и предложения за отстраняване на проблеми с неуспешни картови транзакции, а финансовият екип се занимава само с действителни изключения.
По-ниски разходи за поддръжка и оперативна дейност – агентът поема повтарящите се проблеми, като неуспешни плащания, блокирани карти, заявки за средства и въпроси за възстановяване на разходи. Така агентът спестява на финансовите екипи задачите с ниска стойност, а служителите действат самостоятелно, но само в рамките на правилата, зададени от финансовия екип.
Сигурност при спазване на изискванията – всяко действие по отстраняване на проблем, заявка или операция с карта автоматично отразява дефинираните политики за разходи, работните процеси за одобрение и изискванията за одит в организацията ви.
Как AI агентът за плащания помага на служителите
AI агентът за плащания дава възможност на служителите да извършват следното:
Да заявяват средства, замразяват или размразяват карти и да заявяват нови карти чрез бързи команди в уеб портала, мобилното приложение Payhawk и Slack (очаквайте скоро MS Teams).
Да получават известия в реално време с информация за неуспешни или отказани картови транзакции заедно с ясни стъпки за действие за незабавно отстраняване на проблема.
Да преглеждат последните картови транзакции, упълномощавания и възстановени средства.
Да получават помощ при въпроси за възстановяване на разходи, като например искания за пътни, отпуснати средства за дневни и разходи със собствени средства.
Да задават общи въпроси за функциите на платформата на Payhawk и наръчниците с инструкции.
Да получават отговори на въпроси, свързани с плащания и карти Payhawk.
Достъп до AI агента за плащания
AI агентът за плащания е включен по подразбиране в мобилното приложение и уеб портала на Payhawk.
AI агентът ще е достъпен в Slack само ако администратор на Payhawk в компанията ви е активирал комуникационния канал в уеб портала на Payhawk от Настройки > AI екип.
За да използват пълноценно интеграцията със Slack, служителите трябва първо да се удостоверят, като предоставят на Slack достъп до данните за разходите им. За повече информация вижте ръководството за служители за настройка на връзка със Slack.
Обработка на данните ви
За повече информация относно начина, по който Payhawk обработва личните данни за функцията AI агент за плащания, вижте следните ресурси:
Глобална политика за поверителност – Обхваща личните данни, за които Payhawk действа като администратор.
Приложение за обработката на данни – Обхваща личните данни, за които Payhawk действа като обработващ.