AI агентът за плащания е асистент, базиран на AI, който помага на служителите и мениджърите да изпълняват задачи, свързани с карти, разходи и възстановяване на средства незабавно чрез обикновен разговор и без да се налага да ангажират финансовия екип. Можете да го помолите да заяви карта или допълнителни средства, да провери защо дадена транзакция е отхвърлена, да проследи възстановяване на средства, да прегледа политика за разходите или да ви даде представа за паричните наличности и разходите на компанията, и той изпълнява задачата от начало до край.
Той работи чрез умения и процедури: едно умение изпълнява една-единствена задача, като заявяване на карта, замразяване на карта, проверка на обменен курс или одобряване на заявка за средства, докато един наръчник комбинира няколко умения в цялостен работен процес, като проверка дали предстоящ цикъл на плащания е обезпечен или предаване на всичко, свързано с напускащ служител. Като обяснява състоянието на транзакциите и изпълнява решения на често срещани проблеми, например заявка за захранване при недостатъчни средства, агентът заменя размяната на имейли и тикетите за поддръжка, отблокира служителите и освобождава финансовите екипи да се съсредоточат върху задачи с по-висока стойност.
Всяко действие се извършва в рамките на съществуващите политики за разходи и работни потоци за одобрение на Payhawk, което поддържа процесите съответстващи, последователни и напълно проверими.
Ако не сте сигурни какво точно може да направи за вас AI агентът за плащания, можете да го попитате директно или да видите пълния списък с уменията и процедурите, които поддържа.
Често срещани предизвикателства при управлението на карти
Ежедневни проблеми с разходите, като например неуспешни транзакции, недостатъчно средства или ограничения от политиката, нарушават работата на служителите и натоварват ресурсите на административните и финансовите екипи.
Служителите нямат видимост върху причините за тези проблеми и разчитат на ръчна намеса от страна на администраторите за тяхното решаване. Администраторите от своя страна са в капана на цикъла на реактивна работа по одобрения, отстраняване на проблеми и постоянна комуникация. Всичко това води до загуба на време и разочарование от двете страни, а финансовите екипи се превръщат в екипи за поддръжка.
AI агентът за плащания позволява на служителите да се самообслужват, без да се налага да ангажират финансовия екип. Той отговаря на въпроси и изпълнява задачи, като заявяване на средства, замразяване на карта, преглед на политика за разходите или проследяване на възстановяване на средства, така че служителите да не бъдат излишно забавяни, а финансовият екип да може да се съсредоточи върху по-важна работа.
Как AI агентът за плащания помага на финансовите екипи
Като използват AI агента за плащания, финансовите екипи и мениджърите опростяват управлението на карти и получават отговорите, за които преди е бил необходим отчет или заявка към друг екип, като същевременно повишават цялостната ефективност чрез:
По-малко прекъсвания – служителите получават незабавни обяснения и предложения за отстраняване на проблеми с неуспешни картови транзакции, а финансовият екип се занимава само с действителни изключения.
По-ниски разходи за поддръжка и оперативна дейност – агентът поема повтарящите се проблеми, като неуспешни плащания, блокирани карти, заявки за средства и въпроси за възстановяване на разходи. Така агентът спестява на финансовите екипи задачите с ниска стойност, а служителите действат самостоятелно, но само в рамките на правилата, зададени от финансовия екип.
Сигурност при спазване на изискванията – всяко действие по отстраняване на проблем, заявка или операция с карта автоматично отразява дефинираните политики за разходи, работните процеси за одобрение и изискванията за одит в организацията ви.
Отговори за разходите и паричните средства при поискване – мениджърите и финансовият екип могат да одобряват или отхвърлят заявки за средства и парични средства, да преглеждат картите, транзакциите и подлежащите на възстановяване суми на даден екип (според ролята им), да разбиват разходите на компанията по екип или период, да проверяват паричната позиция в различните валути и юридически лица и да виждат кога дадено салдо ще намалее.
Това включва въпроси относно:
постъпващи средства (депозити)
изходящи средства (изходящи плащания от салдото)
международни банкови преводи
фактури от доставчици
абонаменти и повтарящи се разходи
политики за разходи по картите и контрол на разходите
Наръчниците отиват още по-далеч: преглед дали лимитите по картите все още отговарят на начина, по който хората харчат, проверка дали предстоящ цикъл на плащания е обезпечен, изготвяне на седмично обобщение на разходите на екипа или предаване на всичко, свързано с напускащ служител.
Как AI агентът за плащания помага на служителите
AI агентът за плащания дава възможност на служителите да извършват следното:
Да заявяват нова карта, допълнителни средства или пари в брой и да замразяват или размразяват карта чрез бързи команди в уеб портала на Payhawk, мобилното приложение и Slack (очаквайте скоро MS Teams).
Да проверяват детайлите, лимитите и наличния баланс на дадена карта и да виждат политиката за разходите, която се прилага за тях.
Да получават известия в реално време за неуспешни или отказани картови транзакции, с причината и ясни стъпки за действие за незабавно отстраняване на проблема, включително предупреждение, преди повтарящо се абонаментно плащане да бъде отхвърлено поради липса на средства.
Да преглеждат последните картови транзакции, упълномощавания и възстановени средства.
Да проследяват запитвания за възстановяване на разходи, като разходи със собствени средства, искания за пътни разходи и дневни командировъчни, и да получават известие, когато дадено искане бъде одобрено, изплатено или върнато.
Да задават общи въпроси за функциите на Payhawk и наръчниците с инструкции, и да получават отговори на въпроси, свързани с плащанията и картите на Payhawk.
Достъп до AI агента за плащания
AI агентът за плащания е включен по подразбиране в мобилното приложение и уеб портала на Payhawk.
AI агентът ще е достъпен в Slack само ако администратор на Payhawk в компанията ви е активирал комуникационния канал в уеб портала на Payhawk от Настройки > AI екип.
За да използват пълноценно интеграцията със Slack, служителите трябва първо да се удостоверят, като предоставят на Slack достъп до данните за разходите им. За повече информация вижте ръководството за служители за настройка на връзка със Slack.
Обработка на данните ви
За повече информация относно начина, по който Payhawk обработва личните данни за функцията AI агент за плащания, вижте следните ресурси:
Глобална политика за поверителност – Обхваща личните данни, за които Payhawk действа като администратор.
Приложение за обработката на данни – Обхваща личните данни, за които Payhawk действа като обработващ.