AI агентът за имплементация ви помага да изпълните основните стъпки за настройка, необходими за бързото стартиране на работа с Payhawk.
Той ви насочва при изпълнението на задачи, като:
Свързване на счетоводната ви система
Захранване на сметката ви
Издаване на карти
Настройване на одобрения
Извършване на първия ви разход
AI агентът адаптира настройката въз основа на абонамента и статуса на акаунта ви, така че да виждате само стъпките, приложими за компанията ви.
Компанията ви трябва да завърши проверката KYC, преди да можете да захраните сметката си или да издадете карти. Това може да отнеме до 5 работни дни. Докато чакате, AI агентът за имплементация ще ви покаже други задачи, които можете да изпълните междувременно. След като проверката приключи, следващите стъпки ще се отключат автоматично. Ако екипът по съответствие на Payhawk се нуждае от допълнителна информация от вас, AI агентът ще ви уведоми и ще ви съдейства.
AI агентът за имплементация ще следи напредъка ви и ще препоръчва какво да направите след това. Можете да коригирате предложенията му – например определяне на счетоводни кодове при свързване на ERP системата ви – като разговаряте с него.
Изображението по-долу показва примерен план за настройка. AI агентът за имплементация съставя този план въз основа на информацията, събрана от Payhawk за компанията ви по време на регистрацията, и на това, което е подходящо за акаунта ви.
AI агентът за имплементация в момента се въвежда постепенно и все още не е достъпен за всички клиенти.
Настройване на акаунта
Това са основните стъпки, които ще ви отведат от настройката до първия ви разход. Ще виждате само тези, които се отнасят за абонамента и акаунта ви.
Свържете счетоводната си система
Приблизително време: ~25 мин
За да сте сигурни, че категориите разходи, данъчните кодове и съпоставянето на сметки са готови, преди да започнете да харчите, се препоръчва първо да свържете ERP интеграцията си.
Тази стъпка се появява, ако използвате ERP система.
Какво трябва да направите:
Свържете Payhawk с ERP системата си, като използвате съветника за свързване, за да установите връзка със счетоводната си система.
Съпоставете сметкоплана си, като свържете категориите разходи със сметкоплана си. AI агентът за имплементация ще предложи съпоставяния въз основа на имената на сметките и общите модели. Ако не използвате ERP интеграция, AI агентът ще ви отведе в Настройки, за да съпоставите сметките директно.
Проверете връзката, като се уверите, че Payhawk и ERP системата ви се синхронизират правилно. AI агентът за имплементация ще предложи да създадете тестово възстановяване на разходи, за да потвърдите, че всичко работи. Можете да пропуснете тази стъпка, ако е необходимо – тя няма да блокира настройката ви.
Изображението по-долу показва какво ще видите, докато AI агентът за имплементация ви насочва при свързването на ERP системата ви.
Захранете сметката си
Приблизително време: ~10 мин
За да започнете да правите плащания с карта, трябва да добавите средства към сметката си в Payhawk.
Тази стъпка се появява, след като компанията ви премине проверката KYC, и само ако имате предплатена сметка.
Издайте първата си карта
Приблизително време: ~5 мин
За да започнете да харчите възможно най-бързо, AI агентът за имплементация ще ви помогне да издадете първата си карта. Той ще опрости процеса, като се фокусира върху това, от което се нуждаете в момента. Лимитите и функциите за контрол на картата ще бъдат показани само ако са от значение за настройката ви. Тази стъпка ще се появи, ако абонаментът ви включва карти и се намирате извън САЩ.
Изображението по-долу показва какво ще видите, докато AI агентът за имплементация ви насочва при издаването на карта.
Свържете картите си
Приблизително време: ~20 мин
За да продължите да използвате съществуващите си корпоративни карти в Payhawk, можете да ги свържете от текущия си доставчик. AI агентът за имплементация ще идентифицира доставчика на картите ви въз основа на акаунта ви и ще ви преведе през процеса на свързване.
Тази стъпка се появява за клиенти в САЩ вместо стъпката, свързана с издаването на нови карти.
Настройте работни процеси за одобрение
Приблизително време: ~15 мин
За да контролирате начина, по който разходите се одобряват в компанията ви, AI агентът за имплементация ще ви помогне да конфигурирате работни процеси за одобрение. Той ще попита кой трябва да одобрява разходите, дали е необходим втори одобряващ над определени суми, и ще предложи няколко варианта за начало.
AI агентът за имплементация ще препоръча структура за одобрение въз основа на начина, по който организацията ви управлява разходите. По подразбиране той настройва обикновено одобрение от Мениджър на екип и се придържа към простотата, освен ако не са необходими по-сложни правила.
Първоначално работният процес се прилага за всички типове разходи. По-късно можете да ги персонализирате според конкретните нужди.
Изображението по-долу показва как AI агентът за имплементация ви насочва при конфигурирането на работни процеси за одобрение на фактури. Ако споменете роля, като мениджър на проект, той ще я съпостави с най-близката роля в компанията ви.
Направете първия си разход
Приблизително време: ~15 мин
За да потвърдите, че всичко работи правилно, AI агентът за имплементация ще ви преведе през извършването на реална транзакция, след като картите ви са готови и сметката ви е захранена.
Тази стъпка се появява само ако абонаментът ви включва карти.
Как AI агентът за имплементация приоритизира стъпките
AI агентът за имплементация ви насочва през процеса на настройка в правилния ред:
Агентът приоритизира стъпките, необходими за по-бързо стартиране на харченето. Свързването на счетоводната ви система, издаването на карти и захранването на сметката ви са с приоритет, тъй като те пряко позволяват възможността за харчене.
Ако някои стъпки изискват одобрение, като например проверка KYC, агентът ви помага да продължите с останалата част от настройката, докато чакате.
Ненужните стъпки се пропускат – ако абонаментът ви не включва карти, стъпките, свързани с карти, не се показват. Ако имате кредитна сметка, захранването не е необходимо.