Можете да изберете непогасените фирмени разходи и да спестите време и усилия, като ги платите масово.
За да можете да платите разход чрез Payhawk, валутата на банковата сметка на доставчика трябва да съответства на валутата, посочена във фактурата.
Бележки за масовите плащания
Масовите плащания на възстановими разходи, включително плащанията с обмен на валута, се групират в един банков превод.
Масовите плащания към доставчици се уреждат поотделно. Плащанията с обмен на валута към доставчици също се уреждат поотделно и за всяко се прилагат отделна такса за превод и ставка за обмен на валута.
Ако масовото ви плащане в евро чрез превод SEPA Instant е неуспешно, можете да изберете да го обработите чрез стандартен превод SEPA. Стандартните преводи SEPA могат да отнемат до 2 работни дни.
Ако настройката Разделение на задълженията е активирана за работния процес по упълномощаване на плащания на разходи, служителите, които потвърждават данните за плащане на разходи, няма да имат право да упълномощят плащането дори ако разполагат с необходимите разрешения. Това ограничение поддържа принципа на двамата служители и помага за предотвратяване на евентуални измами.
Масово потвърждаване на данни за плащане на разходи
Преди разходи да бъдат планирани за бъдеща дата или обработени за незабавно плащане, служителите с подходящи разрешения или роли трябва да проверят данните за плащане и да се уверят, че цялата необходима информация е предоставена.
При масово потвърждаване на данни за плащане с обмен на валута (независимо дали поотделно или заедно с плащания в същата валута) имайте предвид следното:
Можете да потвърдите данните за плащане с обмен на валута заедно с данните за плащане на разходи в същата валута при масова обработка.
Възстановяванията на разходи с обмен на валута се обединяват в едно плащане с единна такса за превод и обменен курс.
Ако изискванията на банката получател не са изпълнени, Payhawk ще покаже предупреждение или съобщение за грешка. Можете да го пренебрегнете и да потвърдите данните за плащане в случай на несъответствие при VoP (ЕИП) или CoP (Обединеното кралство), но такива плащания може да бъдат отхвърлени или върнати от банката получател.
Плащанията с обмен на валута не могат да се планират и се изпълняват незабавно след упълномощаване.
За да потвърдите масово данните за плащане на разходи:
В уеб портала на Payhawk отидете на Разходи > Плащане > раздел Потвърждаване на данните.
Изберете разходите и се уверете, че опцията по подразбиране Потвърждаване е избрана.
Проверете данните за плащане на избраните разходи и кликнете върху Потвърждаване.
Масово извършване на плащания
За да платите на доставчиците си и да обработите фактури масово:
В уеб портала на Payhawk отидете на Разходи > Плащане > Упълномощаване.
Задръжте курсора върху иконите на необходимите разходи един по един и поставете отметка в квадратчето до всеки разход, за да го включите в масовото плащане.
В отворилия се диалогов прозорец вдясно изберете Упълномощаване и прегледайте обобщението на всички избрани разходи с техните данни и крайната сума на масовото плащане.
Проверете данните, ако е необходимо, и когато сте готови да платите сумата на масовото плащане, кликнете върху бутона Упълномощаване.
Ако Разделение на задълженията е конфигурирано за акаунта в Payhawk на компанията ви и сте потвърдили данните за някои от разходите, които искате да платите масово, кликнете върху Премахване на избора от [брой] елемента, за да ги премахнете и да продължите с останалите плащания.
В резултат ще получите насочено известие на мобилния си телефон.
Може да се наложи да въведете код за сигурност на Payhawk или да се удостоверите чрез Face ID или Touch ID, ако тези функции са активирани за мобилното приложение Payhawk.
След това ще видите общ преглед на плащанията, които предстои да бъдат изпълнени, в очакване на вашето потвърждение. За да упълномощите масовото плащане, кликнете върху Одобряване.
Предупреждения и съобщения за грешки при потвърждаване и упълномощаване на плащане
Ако данните за превода липсват или не съвпадат по време на потвърждаване или упълномощаване на плащане, Payhawk ще покаже предупреждения или съобщения за грешки с информация за проблема и указания как да го отстраните.
В таблицата по-долу е представен неизчерпателен списък с предупреждения и съобщения за грешки, които може да получите.
Съобщение | Тип | Очаквано действие от потребителя |
|---|---|---|
(Обединеното кралство) Потвърждаване на получателя: Неуспешна проверка на името. | Предупреждение | Проверете името и данните за сметката на доставчика. |
(ЕИП) Проверка на получателя: Сметката не е проверена. | Предупреждение | Проверете дали данните за банковата сметка на доставчика са верни. |
Данните за плащане към доставчика не съответстват на валутата на този разход. | Грешка | Актуализирайте банковата сметка на доставчика, така че валутата ѝ да съответства на валутата на разхода или фактурата. |
Не е намерен баланс за изпълнение на това плащане и данните за плащането не могат да бъдат потвърдени. | Грешка | Проверете валутната сметка или сметката за финансиране в Payhawk, за да се уверите, че разполагате с достатъчен баланс, преди да потвърдите плащането. |
Липсват данни за плащане към доставчика. | Грешка | Добавете или актуализирайте банковите данни на доставчика, за да може плащането да бъде обработено коректно. |
Можете да пренебрегнете предупрежденията от VoP (ЕИП) и CoP (Обединеното кралство) при потвърждаване на данни за плащане и упълномощаване на плащания. Рискът обаче такива плащания да бъдат върнати от банката получател е по-висок поради местни изисквания за съответствие.
Ако при потвърждаване на данни или упълномощаване на плащания за дадено плащане се показва предупреждение, задръжте курсора върху оранжевия индикатор до него, за да отворите подсказка с обяснение на причината. Например предупреждението може да указва, че нямате право да упълномощавате този тип разход съгласно работния процес на компанията ви. В такъв случай упълномощаващо лице с необходимите права за съответния тип разход трябва да упълномощи плащането.