Служители с необходимите разрешения, включени в съответния работен процес за одобрение, могат да плащат непогасени фирмени фактури и да възстановяват разходи на служители директно от уеб портала на Payhawk. По този начин компанията може да обедини плащанията за картови транзакции, парични покупки и банкови преводи в един процес.
Лицата с право да потвърждават данни в компанията ви могат да определят дали банковият превод трябва да се изпълни незабавно след упълномощаването му, или да бъде планиран за автоматично плащане на конкретна дата, или на датата на падежа на разхода.
За да можете да платите разход чрез Payhawk, валутата на банковата сметка на доставчика трябва да съответства на валутата, посочена във фактурата.
Бележки за плащането на отделни разходи
За сметки в ЕИП и Обединеното кралство Payhawk извършва възстановявания на разходи и банкови преводи от валутната сметка (портфейл) в Payhawk.
Ако плащането ви в евро чрез превод SEPA Instant е неуспешно, можете да изберете да го обработите чрез стандартен превод SEPA. Стандартните преводи SEPA могат да отнемат до 1 работен ден.
Ако предишното ви плащане в евро чрез превод SEPA Instant е било неуспешно, системата автоматично ще предложи опцията за стандартен превод SEPA при следващия опит за плащане.
За сметки в САЩ Payhawk извършва възстановявания на разходи и банкови преводи с помощта на директен дебит чрез ACH от свързаните банкови сметки.
Ако настройката Разделение на задълженията е активирана за работния процес по упълномощаване на плащания на разходи, служителите, които потвърждават данните за плащане на разходи, няма да имат право да упълномощят плащането дори ако разполагат с необходимите разрешения. Това ограничение поддържа принципа на двамата служители и помага за предотвратяване на евентуални измами.
Потвърждаване на данните за плащане на отделни разходи
Преди разход да бъде планиран за бъдеща дата или обработен за незабавно плащане, служителите с подходящи разрешения или роли трябва да проверят данните за плащане и да се уверят, че цялата необходима информация е предоставена.
Ако Payhawk е извлякла отстъпка за ранно плащане (сконто) от фактурата, сумата за плащане се намалява с размера на отстъпката, докато фактурата е в рамките на периода на отстъпката. След изтичането на този период сумата за плащане се връща към пълния размер на фактурата.
При извършване на трансгранични плащания чрез Payhawk, може да се изискват допълнителни данни в зависимост от валутата и местните разпоредби на банката получател – например код на предназначение за Индия.
На следващото изображение са показани необходимите данни за извършване на плащане с обмен на валута от Payhawk в дирхами на Обединените арабски емирства (AED).
Ако изискванията за превода до получателя не са изпълнени, Payhawk ще покаже предупреждение или съобщение за грешка с подкана да проверите и да потвърдите данните за плащане, преди да продължите.
Ако несъответствието е свързано с проверка на получателя (VoP за ЕИП) или потвърждаване на получателя (CoP за Обединеното кралство), Payhawk ви позволява да пренебрегнете предупреждението и да потвърдите превода. Ако обаче данните за плащане бъдат потвърдени въпреки липсваща или неправилна информация, банката получател може да отхвърли или върне плащането поради неизпълнени местни регулаторни изисквания.
На следващото изображение е показана опцията, която ви позволява да потвърдите данните за плащане независимо от несъответствието. За повече информация вижте статиите за VoP или CoP.
За да потвърдите данните за плащане на разход:
В уеб портала на Payhawk отидете на Разходи > Плащане > раздел Потвърждаване на данните.
Изберете разхода, проверете данните за плащане и кликнете върху Потвърждаване на данните.
Плащане на швейцарски QR фактури
Можете да плащате швейцарски QR фактури от валутната си сметка в CHF в Payhawk. За целта добавете QR референцията от QR фактурата към данните за плащане на разхода:
В уеб портала на Payhawk отидете на Разходи > Плащане > раздел Потвърждаване на данните и изберете разхода за QR фактурата.
Проверете дали IBAN на доставчика съвпада с QR-IBAN в QR фактурата.
В полето Референция въведете QR референцията от QR фактурата.
Кликнете върху Потвърждаване на данните и след това упълномощете плащането както при всяка друга фактура.
Засега QR референцията се въвежда ръчно; не е необходима допълнителна настройка.
Плащане на фактури или възстановими разходи, насрочени за незабавно плащане
За да упълномощите и изпълните плащане по фактура или да възстановите разходи на служителите от Payhawk:
В уеб портала на Payhawk отидете на Разходи > Плащане > раздел Упълномощаване.
Изберете разхода, който искате да платите, като кликнете върху него.
Ако начинът на изпълнение на плащането е зададен на Плащане сега, кликнете върху Упълномощаване. В резултат ще получите насочено известие от мобилното приложение Payhawk за упълномощаване на плащането.
Потвърдете плащането от телефона си, за да го изпълните.
Плащане на планирани фактури или възстановими разходи
Ако даден разход е упълномощен за планирано плащане, системата ще го изпълни автоматично в планирания ден при наличие на достатъчно средства по съответната валутна сметка.
Планираните плащания се изпълняват в 11:01 ч. CET в зададения ден.
Ако системата не е успяла да изпълни планирано плащане поради недостатъчно средства, Payhawk ще върне разхода в Плащане > раздел Упълномощаване и ще се покаже съобщение за грешка.
Ако трябва да извършите банков превод за планирано плащане по фактура незабавно или да го планирате отново, вижте статията за управление на планирани плащания.
.jpg)
Частично плащане на разходи с банкови преводи
Към момента не е възможно да платите частично дадена фактура и по-късно да платите оставащата сума.
Едно възможно заобиколно решение е да създадете разход по банков път и да коригирате общата сума, така че да отразява частичното плащане, което искате да направите. След това можете да обработите плащането с бележка в полето Бележка, в която да посочите например Плащане, част 1. Когато по-късно искате да платите оставащата сума, можете да създадете нов разход по фактура, да прикачите същата фактура, да коригирате сумата, така че да отразява оставащия баланс, и отново да оставите бележка – например Плащане, част 2.
Друго възможно заобиколно решение е да разделите разхода на няколко артикула и да отбележите вече платената сума с минус.