Като част от процеса по потвърждаване на плащания упълномощени служители в компанията ви могат да планират плащания по фактури за датата на падежа, да задават плащания по фактури и възстановяване на разходи за конкретна дата или да ги обработват незабавно след упълномощаване.
Бележки за планираните плащания
Плащанията с обмен на валута не могат да се планират, тъй като бъдещите обменни курсове не могат да се предвидят или фиксират предварително. След като данните за плащането с обмен на валута бъдат потвърдени и плащането – упълномощено, то се изпълнява незабавно.
Администратор на Payhawk в компанията ви може да конфигурира изпълнението на плащанията по фактури по подразбиране да се случва незабавно или на датата на падежа на разхода. Настройката на плащането по подразбиране ще се вижда в полето Изпълнение на плащане.
По подразбиране плащанията за възстановяване на разходи се изпълняват незабавно след упълномощаване. За да зададете друг начин на изпълнение по подразбиране, вижте статията за конфигуриране на възстановяване на разходи.
При фактури с отстъпка за ранно плащане (сконто) дължимата сума включва отстъпката само до края на периода на отстъпката. За да се възползвате от отстъпката, платете фактурата в рамките на този период. Плащанията, планирани за датата на падежа, се изпълняват след края на периода на отстъпката и се заплаща пълната сума по фактурата.
Час на изпълнение на планираните плащания
Планираните плащания се изпълняват в 11:00 ч. CET в зададения ден.
Ако планираното плащане е насрочено за 31-во число, но месецът има само 30 дни, плащането се изпълнява на 30-о число на същия месец.
Планиране на отделни плащания по фактури или възстановими разходи
Можете да планирате плащане по фактура или възстановим разход, като пробег или дневни, да се извърши чрез банков превод по следния начин:
В уеб портала на Payhawk отидете на Разходи > раздел Потвърждаване на данните.
Изберете желания разход, като кликнете върху него.
От падащото меню Начин на изпълнение на плащане планирайте плащането, като използвате някоя от следните опции:
Плащане сега – При избор на тази опция плащането на разхода се задейства незабавно след упълномощаване от потребителите, определени от работните процеси на компанията ви.
(Само за плащания по фактури) Дата на падеж – При избор на тази опция плащането на разхода се задейства на датата на падежа, която се разпознава и попълва автоматично от функцията за оптично разпознаване на символи (OCR) на Payhawk.
Имайте предвид, че падежите могат да бъдат зададени само в бъдещето. Ако се опитате да планирате разход за вече изтекъл падеж, системата ще покаже грешка и датата на изпълнение ще бъде зададена на днешна дата.
Конкретна дата – При избор на тази опция можете да изберете дата от календара, на която да се задейства плащането на разхода.
Имайте предвид, че миналите дати ще бъдат деактивирани и ще можете да зададете само бъдеща дата.
Когато приключите с потвърждаването на данните на разхода, кликнете върху Потвърждаване на данните.
В резултат разходът ще се премести в Плащане > раздел Упълномощаване, където упълномощените лица в компанията ви могат да продължат с плащането или да го потвърдят за планиране.
Масово планиране на плащания по фактури и възстановими разходи
Плащанията с обмен на валута не могат да се планират, тъй като обменните курсове не могат да се фиксират предварително. Плащанията с обмен на валута се изпълняват незабавно след упълномощаване.
Можете да планирате две или повече плащания по фактури или възстановими разходи, като пробег или дневни, да се извършат чрез банков превод:
В уеб портала на Payhawk отидете на Разходи > Плащане > раздел Потвърждаване на данните.
Изберете желаните разходи, като поставите отметка в съответните квадратчета.
От падащото меню Изпълнение на плащане изберете начин на изпълнение на плащането (Дата на падеж за фактури и Плащане сега или Конкретна дата за фактури, пробег, дневни и други възстановими разходи).
(Само за фактури) От падащото меню Референция изберете желаната референция за избраните плащания по фактури, включени в масовото изпълнение на плащания (Номер на документ, Дата на документ или двете заедно).
В отворилия се диалогов прозорец вдясно изберете Потвърждаване и проверете обобщението на всички избрани разходи.
Кликнете върху Потвърждаване.
В резултат всички планирани плащания ще се преместят в Плащане > раздел Упълномощаване, където съответните лица в компанията ви могат да ги обработят.
За повече информация относно повторно планиране или незабавно изпълнение на планирани плащания по фактури и възстановими разходи вижте статията за управление на планирани плащания.