В статията се съдържат определения и примери, обясняващи опциите за полета за експорт в Payhawk, и е показано как можете да структурирате и форматирате данни в шаблона за експорт.
Текущ баланс
Текущият баланс представлява началния баланс минус сумата на плащането и се актуализира с всяка транзакция.
Например ако началният баланс е 100 евро, първото плащане е 10 евро, а второто е 15 евро, за текущ баланс ще се показва 90 евро на ред 1 и 75 евро на ред 2.
Разделяне
Разделяне представлява начина за отделяне на единична стойност в рамките на конкретна клетка. Тази функция позволява данните да бъдат разбити на отделни компоненти за по-лесна обработка и анализ.
Например ако номерата на документите са INV-1001, INV-1002, INV-1003, можете да използвате запетая като разделителен символ между тях. Това ще ви позволи да извлечете конкретна стойност, като например последния елемент INV-1003.
Водещи/завършващи символи
Водещите/завършващите символи са символите, които се добавят в началото или края на дадена стойност, за да се гарантира, че тя отговаря на изисквания максимален брой символи, когато стойността на Макс. символи е по-голяма от действителната дължина на стойността. Можете също да зададете типа на символа, който ще се използва като водещ или завършващ.
Например ако стойността за Дата на плащане е 05.04.23, задали сте 10 като Макс. символи и A като Символ:
Резултатът в клетката ще бъде AA05.04.23, ако сте избрали опцията Водещи символи.
Резултатът в клетката ще бъде 05.04.23AA, ако сте избрали опцията Завършващи символи.
Опцията Водещи/Завършващи символи също указва по какъв начин системата ще съкращава текста, когато стойността на Макс. символи е по-малка от действителната дължина на стойността. Ако изберете Завършващи символи, ще се отреже краят на текста, а ако изберете Водещи символи – началото.
Например ако стойността за Дата на плащане е 05.04.23 и сте задали 5 като Макс. символи:
Резултатът в клетката ще бъде 04.23, ако сте избрали опцията Водещи символи.
Резултатът в клетката ще бъде 05.04, ако сте избрали опцията Завършващи символи.
Баланс по сметка
Балансът по сметка представлява наличните суми по банкови сметки на различни етапи от обработката на транзакции. Той помага за проследяване на финансовите баланси преди и след плащания на разходи и обикновено включва следните данни:
Начален баланс – Наличната сума преди извършването на каквито и да е плащания на разходи.
Краен баланс – Оставащата сума след изпълнението на всички плащания на разходи.
Наличен баланс – Сумата, която в момента е достъпна за използване.
Блокиран баланс – Сумата, заделена за чакащи упълномощавания.
Изчислени полета
Изчислените полета генерират стойности въз основа на предварително зададени правила. Шаблонът за експорт включва следните полета с числови референции и опции за форматиране на дати.
Номер на ред на артикул
Номер на ред на артикул задава пореден номер на реда в рамките на всеки разход. Поведението му е подобно на номерирането на редове в Excel, но е специфично за съответния разход.
Например ако имате разход с 5 реда и друг с 3 реда, номерата на редовете на позициите за първия разход ще бъдат 1, 2, 3, 4, 5, а за втория – 1, 2, 3.
Номер на ред
Номер на ред задава пореден номер на всеки ред, като указва къде свършва дадена информация и започва друга.
Например ако един разход има 2 артикула и 2 реда за плащане, последван от друг разход с 1 артикул и 1 ред за плащане, номерата на редовете ще бъдат 1, 1, 2, 2, 3, 4.
Номер на счетоводна статия
Номер на счетоводна статия представлява номерът на реда, присвоен на транзакция за плащане.
Например ако има 5 плащания и всяко от тях се състои от 2 реда, номерата на счетоводните статии ще следват следния модел: 1, 1, 2, 2, 3, 3, 4, 4, 5, 5.
Трансформиране на сума
Трансформиране на сума ви позволява да зададете начина, по който сумите ще се показват в шаблона за експорт.
За да промените дадена сума:
Кликнете върху желаната стойност, например Обща сума (основна валута).
Изберете една от следните допълнителни настройки за Трансформиране на сума:
Няма – Запазва сумата така, както се показва в системата. Например EUR -100 (минус 100) ще се покаже като EUR -100 без никакви промени.
Абсолютна стойност на сумата – Преобразува сумата в абсолютна стойност, като премахва отрицателния знак. Например EUR -100 ще се покаже като EUR 100.
Сума с обратен знак – Обръща знака на сумата, като преобразува положителните стойности в отрицателни и обратно. Например EUR 100 ще се покаже като EUR -100.
Кликнете върху Запазване на промените.
URL адрес на прикачен файл
По подразбиране URL адрес на прикачен файл предоставя списък с всички файлове, качени за конкретен разход, разделени със запетая. За да се показва един URL адрес на клетка, кликнете върху стойността URL адрес на прикачен файл и задайте настройката Индекс в списъка.
Настройката Индекс в списъка ви позволява да зададете например клетка A да показва първия файл, клетка B – втория файл и т.н., подобно на начина, по който работи функцията Разделяне.
