По подразбиране администраторите на група виждат таблото на групата, което предоставя редица опции за наблюдение на финансите и операциите на група от дружества.
Таблото на групата предоставя бърз достъп до следната информация:
Списъкът с всички ваши дружества в Payhawk с общ преглед на картите и служителите.
Колона със статус (покритие) за всяко дружество, която показва дали средствата му са достатъчни, за да покрият дължимите разходи и абонаменти.
Дължими разходи и абонаменти.
Общ преглед на всички разходи, които са неодобрени (чакащи), непроверени и неплатени.
Списък на дружествата
От падащото меню на всяко дружество можете да получите информация за следното:
Брой служители в дружеството. Показва активните потребители в дружеството и тези с чакащи покани.
Брой карти на дружеството. Показва активните карти и тези, чакащи активации.
Наличните към момента средства на дружеството в съответните им валути.
Статус на средствата „Достатъчно“
Колона за покритие до средствата показва дали балансът в съответната валута е достатъчен за покриване на разходите за избран период.
По този начин администраторите на групата получават информация за:
Момента, когато трябва да внесат средства, за да покрият предстоящите разходи.
Необходимата сума средства.
Ако наличните средства са достатъчно, тоест могат да покрият дължимите разходи и абонаменти, статусът ще бъде ДОСТАТЪЧНО.
Ако дължимите разходи и абонаменти надвишават наличните средства, статусът ще се промени на НЕДОСТАТЪЧНО, което ще сигнализира на администратора да внесе средства.
Въз основа на информацията в таблото на групата администраторите на група могат да извършват следното:
Да използват разликата между наличните средства и предстоящите разходи като ориентир.
Да спестят време и да преминат от този изглед към съответния баланс, когато трябва да правят депозити, като просто кликнат върху него.
Имайте предвид, че предстоящите разходи не включват прогноза за оборота по картите. Администраторите могат да използват предупреждения за нисък баланс на ниво дружество, за да намалят този риск и да бъдат предупредени навреме. При предупреждение статусът ще бъде НЕДОСТАТЪЧНО.
Дължими разходи и абонаменти
В раздела Дължими разходи е показана сумата на проверените неплатени фактури и възстановимите разходи, дължими преди днешна дата. За да видите всички разходи, които дружеството трябва да плати, кликнете върху сумата. По този начин администраторът на групата може да види по-подробен изглед на дължимите разходи за отделно дружество.
Разделът Дължими абонаменти показва сумата на предстоящите абонаменти, дължими през текущия месец. За да видите всички предстоящи плащания по абонаменти на дружеството, кликнете върху сумата.
Общ преглед на операциите
Колоните ПОДАВАНЕ, ОДОБРЯВАНЕ, ПРОВЕРКА и ПЛАЩАНЕ показват на администраторите на групата колко задачи остават за всяко дружество. Броят на разходите за всяко дружество е маркиран в синьо, а кликването върху падащото меню за отделните дружества показва разбивка на разходите по валута. За повече информация вижте жизнения цикъл на разходите.
Полезни ресурси