Payhawk предоставя широки възможности за наблюдение и отчитане на фирмените разходи и използва функционалността за оптично разпознаване на символи (OCR), за да извлича автоматично информация за разходите от прикачени разходни документи и фактури.
Всеки служител в компанията ви може да създава и подава разходи в Payhawk.
Само администраторите на Payhawk могат да определят настройките за типовете разходи в компанията ви и работните процеси за одобряване на заявки за разходи и плащания.
Типове разходи в Payhawk
Служителите в компанията ви могат да създават следните типове разходи:
Разходи с карта
Плащания по фактури
Парични средства на компанията
Възстановяване на разходи
Пробег
Дневни
Жизнен цикъл на разходите
В следващата таблица са изброени наличните раздели, в които се позиционира даден разход в зависимост от статуса му и от работните процеси за одобрение, изисквани от организацията.
Раздел | Подробности за статуса |
Подаване | Разходи > раздел Подаване съдържа разходи, за чийто тип е активирана опцията Подаване в Работни процеси и които все още не са подадени. Тези разходи очакват служителите (или упълномощените от тях лица) да потвърдят изрично подаването на разхода – поотделно или масово, като кликнат върху бутона Подаване. Ако опцията Подаване е изключена за всички типове разходи в Работни процеси, разделът Подаване се скрива автоматично. Оттук упълномощените лица или роли в компанията могат също да: След подаването разходът автоматично:
|
Одобряване | Разходи > раздел Одобряване съдържа всички разходи, за чийто тип е активирана опцията Подаване в Работни процеси и които чакат одобрение.
Оттук упълномощените лица или роли в компанията могат също да: След одобряването разходът автоматично преминава към раздел Проверка. |
Проверка | Разходи > раздел Проверка съдържа всички разходи, готови за проверка. Това включва разходите, които не изискват подаване и съответно стъпка на одобрение при създаването им. Оттук упълномощените лица или роли в компанията могат също да: След като бъде проверен, разходът автоматично преминава към раздел Плащане. При разход с карта той преминава директно към раздел Всички. |
Плащане > Потвърждаване на данните | Разходите в Разходи > Плащане > раздел Потвърждаване на данните изискват потвърждение на платежните данни, преди да се инициира плащането. Оттук упълномощените лица в компанията ви могат да: След като приключите, кликнете върху Потвърждаване на данните и разходът ще се премести в Плащане > раздел Упълномощаване. |
Плащане > Упълномощаване | Разходите в Разходи > Плащане > раздел Упълномощаване са тези, които изискват одобрение за незабавно или планирано плащане. Оттук упълномощените лица в компанията ви могат да: |
Плащане > Планирани | Разделът Планирани съдържа всички фактури, за които е планирано плащане на конкретна дата или на падежа им. Оттук упълномощените лица в компанията ви могат да: |
Всички | Разходи > раздел Всички съдържа всички разходи независимо от горепосочените им статуси. Оттук за платените разходи упълномощените лица в компанията ви могат да: |
Автоматично извличане на данни с OCR
Като част от решението си за управление на разходите Payhawk разработи собствен инструмент за оптично разпознаване на символи (OCR), който автоматично извлича важната информация от качени фактури и разходни документи и я прехвърля в системата на Payhawk.
За повече информация вижте статията за автоматичното попълване на данни в полетата за разходи в Payhawk, която включва:
Какви данни за разходи се четат и попълват автоматично от инструмента за OCR.
Стратегиите за предложения, които Администраторите на Payhawk могат да конфигурират за автоматично попълване на полето „Категория“ и персонализираните полета.
За повече информация относно създаването на шаблон за поле Бележка въз основа на данни за разходи, автоматично попълване от исторически данни за разходи или и двете вижте статията за използването на интелигентни предложения за бележки и шаблони.
Проверка за дублирани разходи
Payhawk автоматично открива дублирани разходи. Например ако служител подаде една и съща фактура два пъти – веднъж като транзакция с карта Payhawk и отново като заявка за възстановяване на разходи – системата ще сигнализира за това.
Проверките за дублиране се основават на всички от следните критерии:
Сума
Доставчик
Дата на документа
Номер на документа
Ако два или три от тези критерии съвпадат, системата ще покаже предупреждение с нисък приоритет – например ако има един разход със същия доставчик, сума и дата на документа.
Ако всички четири критерия съвпадат, системата ще позволи подаването, но ще покаже предупреждение с висок приоритет за проверяващия по време на стъпката за проверка.
Ако подателят редактира някое от проверените полета, проверяващият ще бъде известен, при условие че предупреждението в асистента за проверка е активирано.
Икони и навигация
За по-бърза и интуитивна навигация текущото състояние на разход в Payhawk се обозначава с икона. Възможните икони са изброени в таблицата по-долу.
Икона | Обозначение | Подробности |
| Към разхода липсва документ. | Разходите без качени документи често са плащания с карта, при които картодържателят все още не е добавил разходен документ или фактура. |
| Към разхода е прикачен документ или той е проверен. |
|
| Разходът е архивиран. | Архивираните разходи са само за четене и не могат да се редактират. Можете обаче да ги преглеждате и експортирате, да изтегляте платежните им документи и да проследявате историята им. |
Цветови кодове
Статусът на разхода може да се разпознае бързо по следните цветови кодове, използвани в системата:
Червено – просрочени плащания. Датата на падежа на прикачения документ за разхода е изтекла.
Оранжево – дължими плащания. Датата на падежа на прикачения документ за разхода показва, че плащането се очаква или е планирано за конкретна дата.
Черно – платени разходи.
