Съгласно правилата за обслужване на едно гише (OSS) на ЕС ДДС трябва да се начислява върху SaaS услуги, предоставяни на клиенти от ЕС, които не са регистрирани по ДДС. Това осигурява съответствие с данъчните разпоредби на ЕС.
Ако валидна регистрация по ДДС не е налична или не може да се потвърди чрез VIES системата (Система за обмен на информация за ДДС) на ЕС, ДДС се прилага въз основа на държавата на пребиваване на клиента. VIES системата на ЕС е онлайн инструмент, който се използва за проверка на регистрационните номера по ДДС на фирми, регистрирани в Европейския съюз.
Причини за начисляване на ДДС
Липса на валидна регистрация по ДДС – Ако компанията ви не е предоставила валиден номер по ДДС/CIF, който може да се провери чрез VIES системата на ЕС, към фактурите ви ще бъде начислено ДДС.
Неактивна регистрация по ДДС – Ако номерът ви по ДДС не е активен във VIES системата на ЕС, доставчикът е длъжен да начисли местен ДДС.
Специални случаи – За фирми в региони като Канарските острови, които са извън територията на ЕС за целите на ДДС, може да се начисли ДДС, ако не е предоставена проверима регистрация по ДДС. Националният данъчен номер (NIF) сам по себе си не е достатъчен, за да се докаже освобождаване от ДДС.
Как да се освободите от ДДС
За да избегнете начисляване на ДДС върху бъдещи фактури, направете едно от следните:
Предоставете валидна регистрация по ДДС – Подайте удостоверение за регистрация по ДДС, което може да се провери чрез VIES системата на ЕС. Така данъчният ви статус ще бъде признат и няма да се начисли ДДС.
За фирми на Канарските острови – Предоставете официална данъчна документация, която потвърждава неприложимостта на ДДС съгласно правилата за експорт/екстериториалност.
Проверете статуса си по ДДС – Проверете дали номерът ви по ДДС е активен и правилно регистриран във VIES системата на ЕС. Ако номерът ви по ДДС е неактивен, свържете се с местната данъчна администрация, за да разрешите проблема.
Актуализирайте данъчните настройки на акаунта си – Като Администратор на Payhawk можете да актуализирате ДДС номера на компанията си в уеб портала на Payhawk от Настройки > Общ преглед > Данни за плащане. За стъпките вижте статията за промяна на адреса за фактуриране на компанията ви. Така ДДС няма да се начислява върху бъдещи фактури.
Коригиране на неправилно начислено ДДС
Ако ДДС е начислено неправилно върху фактура, можете да поискате корекция по следния начин:
Предоставете доказателство за регистрация по ДДС – Подайте официална документация, като удостоверение за регистрация по ДДС или еквивалентен документ, за да потвърдите статуса си по ДДС.
Поискайте кредитно известие – Свържете се с екипа по фактуриране на Payhawk, за да издаде кредитно известие (сторниране на фактура) и коригирана фактура без ДДС.
Поискайте възстановяване на сума – След като статусът ви по ДДС бъде потвърден, поискайте възстановяване на неправилно начисленото ДДС.
Специфики за Канарските острови
Канарските острови са извън територията на ЕС за целите на ДДС и фирмите, установени там, по принцип са освободени от ДДС. За да се гарантира освобождаването от ДДС обаче:
Предоставете валидна регистрация по ДДС, която може да се провери чрез VIES системата на ЕС. Стандартният NIF номер не е достатъчен.
Ако нямате регистрация по ДДС, подайте официална данъчна документация, която потвърждава неприложимостта на ДДС съгласно правилата за експорт/екстериториалност.
Проверка на номер по ДДС в Payhawk за компании в ЕС
Като част от процеса на регистрация на компания в Payhawk компаниите в ЕС трябва да предоставят валиден номер по ДДС. Той се използва за фактуриране, правилно данъчно отчитане и прилагане на механизмите за възстановяване на ДДС или обратно начисляване, където е приложимо.
Валиден номер по ДДС е такъв, който може да се провери успешно чрез VIES системата на Европейската комисия. Номерът по ДДС на компанията ви трябва да бъде успешно проверен във VIES системата на Европейската комисия, за да фигурира във фактурите на Payhawk.
В някои държави от ЕС, като Испания, номерът по ДДС може да има същия формат като местния данъчен идентификационен номер (TIN). За Payhawk обаче той е валиден само ако е регистриран и проверен във VIES.