Derzeit können Angestellte Belege für erstattungsfähige oder nicht erstattungsfähige Ausgaben, die sie per E-Mail erhalten haben, direkt an die E-Mail-Adressen „paid@payhawk.me“ oder „unpaid@payhawk.me“ weiterleiten.
Was ändert sich?
Die Mailbox funktioniert nun auf Gruppenebene und nutzt eine zentrale, eindeutige E-Mail-Adresse für Ihr Unternehmen, um beispielsweise Ihre weitergeleiteten Rechnungen zu empfangen, zum Beispiel your.company@invoices.payhawk.com.
Sie geben außerdem Ihre E-Mail-Adresse an, von der aus Sie Dokumente weiterleiten möchten, zum Beispiel invoices@yourcompany.com. Sie müssen diese E-Mail-Adresse nicht mehr als Benutzer in Payhawk einladen.
Mit der neuen Konfiguration können Sie Lieferanten auch auf die Whitelist setzen und ihnen so ermöglichen, Rechnungen direkt an Payhawk zu senden, anstatt dass Sie diese von Ihrer E-Mail-Adresse aus weiterleiten müssen.
Zahlungsbelege für Ausgaben versenden
Wenn Sie die erhaltene Rechnung an your.company@invoices.payhawk.com weiterleiten, ermittelt Payhawk automatisch die zu dieser Rechnung gehörende Entität und prüft, ob sie bezahlt oder noch offen ist:
Wenn die Rechnung bereits bezahlt ist, ordnet Payhawk den Beleg automatisch der bestehenden Ausgabe zu. Sie müssen die Ausgabe lediglich einreichen.
Sollte die Rechnung noch nicht beglichen sein, erstellt Payhawk automatisch einen neuen Ausgabenposten im System.
Hinweise zur Mailbox
Der Datenextraktionsalgorithmus mit integrierter OCR-Funktion extrahiert die Ausgabendaten automatisch und trägt sie ein.
Wenn die Rechnung einen Käuferkontakt enthält, legt Payhawk diese Person als Rechnungseigentümer fest. Wenn Payhawk die Rechnung automatisch einer Anfrage zuordnet, wird der Eigentümer der Anfrage zum Rechnungseigentümer.
Nach der Überprüfung wird die Ausgabe von den zuständigen Personen in Ihrem Unternehmen beglichen.