Konfiguration von Rechnungen

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Die Einstellungen für die Ausgabenart Rechnung können Sie in Payhawk entsprechend den Anforderungen Ihres Unternehmens konfigurieren.

Sie können auch die Ausgabenart Rechnung verwalten und ihre Zahlungsausführungsmethode auf Gruppenebene festlegen.

Rechnungen und Festlegen ihrer Standard-Zahlungszeitpläne aktivieren

Sie können den Mitarbeitern Ihres Unternehmens die Möglichkeit geben, Spesenanträge für Rechnungen auf folgende Weise einzureichen:

  1. Öffnen Sie im Payhawk-Webportal den App-Umschalter oben links und gehen Sie zu Einstellungen > Ausgaben > Ausgabenarten > Rechnung.

  2. Wechseln Sie zur Registerkarte Einstellungen.

  3. Aktivieren Sie den Schalter.

  4. Legen Sie in den Dropdown-Listen die folgenden Einstellungen fest, indem Sie die entsprechenden Optionen auswählen:

    1. Die Payhawk-Rollen, die Ausgabenanträge für Rechnungszahlungen einreichen können.

    2. Die Standardzahlungsmethode für Rechnungen in Ihrem Unternehmen.

      • Sofort: Setzt die Zahlungsausführung von Rechnungen standardmäßig auf sofortige Zahlung; Mitarbeitende sehen dies im Feld Ausgaben > Bezahlen > Details bestätigen.

      • Fälligkeitsdatum der Ausgabe: Setzt die Zahlungsausführung von Rechnungen standardmäßig auf das Fälligkeitsdatum der Ausgabe, basierend auf den vom Datenextraktionstool von Payhawk extrahierten Daten; Mitarbeitende sehen dies im Feld Ausgaben > Bezahlen > Details bestätigen.

  5. Anschließend klicken Sie auf Änderungen speichern.

    Einstellungen unter Ausgaben / Rechnung in Payhawk mit geöffneter Registerkarte Einstellungen, aktiviertem Schalter Rechnungen aktivieren, den Rollen, die Rechnungen erstellen können, der Standard-Zahlungsausführung und Änderungen speichern.

Rechnungen deaktivieren

Sie können Rechnungen für Ihr Unternehmen auf folgende Weise deaktivieren:

  1. Öffnen Sie den App-Umschalter oben links und gehen Sie zu Einstellungen > Ausgaben > Ausgabenarten > Rechnung.

  2. Wechseln Sie zur Registerkarte Einstellungen.

  3. Deaktivieren Sie den Schalter.

  4. Bestätigen Sie in dem sich öffnenden Dialogfeld Ihre Wahl und klicken Sie auf Deaktivieren.

    Dialogfeld Ausgabentyp deaktivieren mit der Frage, ob die Ausgabenart Rechnung deaktiviert werden soll, und den Schaltflächen Deaktivieren und Abbrechen.

Rechnungseigentümer ändern

So ändern Sie den Rechnungseigentümer:

  1. Öffnen Sie den App-Umschalter oben links und gehen Sie zu Ausgaben.

  2. Wählen Sie die gewünschte Rechnung aus, indem Sie darauf klicken.

  3. Klicken Sie auf das Dreipunkt-Menü und wählen Sie die Option Eigentümer wechseln.

  4. Wählen Sie im sich öffnenden Dialog den neuen Rechnungseigentümer aus der Dropdown-Liste aus. Beachten Sie, dass das System nur Benutzer anzeigt, die über Berechtigungen zum Ändern von Unternehmensausgaben verfügen.

  5. Klicken Sie auf Zuweisen.

    Bereich Eigentümer wechseln bei einer Rechnung mit dem ausgewählten neuen Eigentümer und den Schaltflächen Ändern und Abbrechen.

Nützliche Ressourcen