Konfigurieren der Spesenart Fahrtkostenerstattung

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Die Einstellungen für die Ausgabenart „Fahrtkostenerstattung“ können Sie in Payhawk entsprechend den Anforderungen Ihres Unternehmens konfigurieren.

Fahrtkostenerstattung aktivieren und deaktivieren

So aktivieren (oder deaktivieren) Sie Fahrtkostenerstattungsausgabenarten für Ihr Unternehmen:

  1. Melden Sie sich beim Payhawk-Webportal an.

  2. Öffnen Sie den App-Umschalter oben links und gehen Sie zu Einstellungen > Ausgabenarten.

  3. Wählen Sie Fahrtkostenerstattung > Registerkarte Einstellungen.

  4. Um den Mitarbeitern Ihres Unternehmens die Möglichkeit zu geben, Fahrtkostenerstattungsausgaben zu erstellen, aktivieren Sie den Schalter. In diesem Beispiel werden die Fahrtkostenerstattungsausgaben aktiviert.

    Um die Fahrtkostenerstattung für Ihr Unternehmen zu deaktivieren, schalten Sie den Schalter aus.

Payhawk-Einstellungen, Seite Ausgaben > Fahrtkostenerstattung mit aktiviertem Schalter Kilometerkosten aktivieren und der Registerkarte Einstellungen mit Rollen, Entfernungseinheit und Währung.

Einstellungen für Fahrtkostenerstattung und entfernungsabhängige Tarife konfigurieren

Sobald Sie Fahrtkostenerstattung für Ihr Unternehmen aktiviert haben, können Sie die Grundeinstellungen dafür festlegen:

  1. Gehen Sie zu Fahrtkostenerstattung > Registerkarte Einstellungen.

  2. Wählen Sie im Drop-down-Menü Folgendes aus:

    1. Die Personen, die Fahrtkostenerstattungen erstellen können.

    2. Die Entfernungseinheit – Meilen oder Kilometer.

    3. Die Währung, in der Sie Ihren Mitarbeitern die Beträge erstatten, zum Beispiel EUR.

Auf der Registerkarte Einstellungen können Sie außerdem festlegen, ob Sie für jede Fahrtkostenerstattungsart unterschiedliche Fahrtkostenerstattungs-Steuersätze bis zu bestimmten Entfernungen oder für die spezifische Fahrtkostenerstattungsart feste Steuersätze für alle Entfernungen verwenden möchten.

So definieren Sie entfernungsabhängige Fahrtkostenerstattungs-Steuersätze für jede Fahrtkostenerstattungsart:

  1. Aktivieren Sie den entfernungsabhängigen Fahrtkostenerstattungs-Steuersatz, indem Sie den Schalter aktivieren.

  2. Definieren Sie die Limits für die Fahrtkostenerstattungsarten (Einzelfahrt oder jährlich), indem Sie die entsprechende Option auswählen.

  3. Geben Sie das Limit ein, d. h. die Entfernung, auf deren Basis Sie die verschiedenen Fahrtkostenerstattungs-Steuersätze für die Fahrtkostenerstattungsart anwenden wollen.

    So beträgt der Fahrtkostenerstattungs-Steuersatz, den das Unternehmen den Mitarbeitern für die mit ihren Fahrzeugen zurückgelegten Fahrten (Fahrtkostenerstattungsart) erstattet, bei bis zu 200 Kilometern pro Jahr 0,45 EUR pro Kilometer. Bei mehr als 200 Kilometern beträgt der Fahrtkostenerstattungs-Steuersatz 0,325 EUR pro Kilometer.

  4. Klicken Sie auf Änderungen speichern. Auf der Registerkarte Steuersätze können Sie nun zwei verschiedene Steuersätze für Ihre Fahrtkostenerstattungsausgaben festlegen.

Einstellungen unter Ausgaben / Fahrtkostenerstattung mit geöffneter Registerkarte Einstellungen, ausgewählten Kilometern und EUR, aktivierten entfernungsabhängigen Tarifen, der Option für das ganze Jahr, einem Limit von 200 km und Änderungen speichern.

Um weitere Limits für die Steuersätze zur Fahrtkostenerstattung hinzuzufügen, klicken Sie auf Limit hinzufügen und legen Sie ein weiteres entfernungsabhängiges Limit fest, zum Beispiel 500 Kilometer. Klicken Sie dann auf Änderungen speichern, um Ihre Wahl zu bestätigen.

Limits der entfernungsabhängigen Tarife mit 200 und 500 km, Unbegrenzt, dem Link Limit hinzufügen und Änderungen speichern.

Fahrtkostenerstattungs-Steuersätze hinzufügen, bearbeiten und löschen

So fügen Sie einen Fahrtkostenerstattungs-Steuersatz für Ihr Unternehmen hinzu:

  1. Öffnen Sie den App-Umschalter oben links und gehen Sie zu Einstellungen > Ausgabenarten.

  2. Wählen Sie Fahrtkostenerstattung aus.

  3. Klicken Sie auf der Registerkarte Steuersätze auf + Steuersatz hinzufügen.

  4. Geben Sie die Daten ein und klicken Sie auf die Option Speichern.

Einstellungen der Fahrtkostenerstattung auf der Registerkarte Tarife, mit einem neuen Satz „Van“, der gerade eingegeben wird, und den Optionen Speichern und Abbrechen daneben.

So bearbeiten Sie einen vorhandenen Fahrtkostenerstattungs-Steuersatz:

  1. Bewegen Sie den Mauszeiger über den gewünschten Steuersatz.

  2. Klicken Sie auf das Bearbeiten-Symbol.

  3. Aktualisieren Sie die Daten und klicken Sie auf die Option Speichern.

Einstellungsseite der Fahrtkostenerstattung mit geöffneter Registerkarte Tarife und dem Satz Company car, der direkt bearbeitet wird, mit den Optionen Speichern und Abbrechen.

So löschen Sie einen vorhandenen Fahrtkostenerstattungs-Steuersatz:

  1. Bewegen Sie den Mauszeiger über den gewünschten Steuersatz.

  2. Klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol.

  3. Klicken Sie im angezeigten Dialogfeld auf Ja, um Ihre Auswahl zu bestätigen.

Bestätigungsdialog zum Löschen eines Satzes mit den Schaltflächen Ja und Nein.

Nützliche Ressourcen