Das Gruppen-Dashboard und die Verwaltungsfunktionen für mehrere Entitäten in Payhawk ermöglichen Ihnen die Verwaltung Ihrer Ausgabenarten auf Gruppenebene für alle Ihre Entitäten innerhalb der Gruppe. Auf diese Weise vermeiden Sie es, für jede Entität identische Einstellungen festlegen zu müssen.
Besonderheiten
Das Anwenden von Gruppeneinstellungen auf die Ausgabenarten kann nicht rückgängig gemacht werden.
Gruppeneinstellungen auf Rechnungen anwenden
Sie können festlegen, ob die Zahlung von Rechnungen standardmäßig sofort erfolgt oder auf die Fälligkeitstermine der Ausgaben terminiert wird.
Melden Sie sich beim Payhawk-Webportal an.
Gehen Sie zu Einstellungen > Ausgabenarten >Rechnung.
Aktivieren Sie auf der Registerkarte Einstellungen den Schalter Rechnungen aktivieren, um die Rechnungszahlungen für Ihre Gruppe zu aktivieren.
Wählen Sie aus den Dropdown-Menüs Folgendes aus:
Die Payhawk-Rollen, die Ausgabenanfragen für Rechnungen einreichen können.
Die Standardzahlungsmethode für Rechnungen in Ihrem Unternehmen.
Die Option Sofort setzt das Feld Zahlungsausführung unter Bezahlen > Details bestätigen standardmäßig auf Sofort.
Die Option Fälligkeitsdatum der Ausgabe setzt standardmäßig das Feld Zahlungsausführung unter Bezahlen > Details bestätigen auf das Fälligkeitsdatum der Ausgabe, wie es vom Payhawk-OCR-Tool ermittelt wurde.
Klicken Sie auf Änderungen speichern. Klicken Sie im sich öffnenden Dialogfeld auf Übernehmen.
Gruppeneinstellungen für die anderen Ausgabenarten anwenden
So wenden Sie Gruppeneinstellungen auf die Kilometerart an, zum Beispiel:
Gehen Sie zu Einstellungen > Ausgabenarten >Kilometerpauschale.
Aktivieren Sie auf der Registerkarte Einstellungen den Schalter Kilometerpauschale aktivieren, um die Kostenart „Kilometerpauschale“ für Ihre Gruppe zu aktivieren.
Wählen Sie aus den Dropdown-Menüs die Payhawk-Rollen aus, die Fahrtkostenabrechnungen einreichen dürfen.
Klicken Sie auf Änderungen speichern. Klicken Sie im sich öffnenden Dialogfeld auf Übernehmen.
Standardgruppeneinstellungen für Ausgabenarten auf Entitäten anwenden
Sie können die bereits definierten Gruppeneinstellungen für Ausgabenarten auf andere Entitäten anwenden:
Gehen Sie im Payhawk-Webportal zu Gruppen-Dashboard > Einstellungen > Übersicht > Entitäten und wählen Sie die gewünschte Entität aus.
Aktivieren Sie auf dem nächsten Bildschirm das Optionsfeld GRUPPENSTANDARDWERTE für Ausgabenarten und klicken Sie auf Änderungen speichern.
Aktivieren Sie im sich öffnenden Dialogfeld das Kontrollkästchen und klicken Sie auf Speichern, um Ihre Auswahl zu bestätigen.
Wenn eine Entität Ausgabenarten von Gruppen übernimmt, kann der lokale Payhawk Administrator diese nicht ändern, da sie als schreibgeschützt angezeigt werden.
Einstellungen zur Ausgabenart aus einer Entität abrufen
Sie können Ausgabenarten aus einer Entität kopieren und auf die Gruppe anwenden, indem Sie die entsprechenden Einstellungen übernehmen.
Gehen Sie im Payhawk-Webportal zu Gruppen-Dashboard > Einstellungen >Ausgabenarten.
Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü und wählen Sie Aus Entität abrufen.
Wählen Sie im sich öffnenden Dialogfeld die gewünschte Entität aus der Dropdownliste aus und klicken Sie auf Übernehmen.
