Das Gruppen-Dashboard und die Funktionen zur Verwaltung mehrerer Entitäten in Payhawk ermöglichen es Ihnen als Gruppenadministrator, Ihre Arbeitsabläufe auf Gruppenebene zu verwalten. So vermeiden Sie, dass Sie identische Workflow-Einstellungen für jede Entität manuell festlegen müssen.
Standard-Workflows für die Gruppe festlegen
So wenden Sie die Standard-Workflow-Einstellungen auf Ihre Entitätsgruppe an:
Gehen Sie im Payhawk-Webportal zu Gruppen-Dashboard > Einstellungen >Workflows.
Je nach Art des gewünschten Workflows befolgen Sie zur Definition desselben die gleichen Schritte wie bei einer einzelnen Entität:
Workflows für Kartenanfragen einrichten
Um beispielsweise den Standard-Workflow für Rechnungszahlungen auf Gruppenebene festzulegen, wechseln Sie in den Bearbeitungsmodus des Workflows und legen Sie die Bedingungen fest (Genehmiger, Beträge, benutzerdefinierte Felder, Vorgesetzte, Teams).
Klicken Sie auf Workflow veröffentlichen, um den Workflow zu aktivieren.
Sollten Sie noch nicht gespeicherte Änderungen vorgenommen haben, werden Sie beim Verlassen des Bildschirms vom System darauf hingewiesen.
Wenn eine Entität ihre Workflows aus den Workflow-Einstellungen der Gruppe übernimmt, können diese nur von Gruppenadministratoren geändert werden. Lokale Payhawk Administratoren können die Workflows im schreibgeschützten Modus einsehen.
Die Bedingung „Lieferant“ steht für Workflows auf Gruppenebene nicht zur Verfügung. Da jede Entität ihre eigene Lieferantenliste verwaltet, kann die Bedingung „Lieferant“ nur in Workflows auf Entitätsebene verwendet werden.
Individuelle Workflow-Einstellungen auf bestimmte Entitäten innerhalb der Gruppe anwenden
Sie können die Standard-Workflow-Einstellungen außer Kraft setzen und für bestimmte Entitäten innerhalb der Gruppe individuelle Workflow-Einstellungen festlegen.
Gehen Sie im Payhawk-Webportal zu Gruppen-Dashboard > Einstellungen > Übersicht > Entitäten.
Die grauen Kreise deuten darauf hin, dass die Entität die Standardgruppeneinstellungen verwendet.
Die gelben Kreise weisen darauf hin, dass das Objekt individuelle Einstellungen verwendet.
Klicken Sie in der Spalte AUSGABEN WORKFLOWS auf den Kreis neben der gewünschten Entität.
Aktivieren Sie auf dem nächsten Bildschirm das Optionsfeld FÜR ENTITÄT.
Klicken Sie auf Änderungen speichern.
In dem sich öffnenden Dialogfenster markieren Sie das Kontrollkästchen und klicken auf Speichern, um Ihre Wahl zu bestätigen.
Ebenso können Sie die Standardgruppeneinstellungen auf eine Entität anwenden, für die individuelle Workflows festgelegt sind.
Workflow-Einstellungen aus einer Entität abrufen
Sie können Genehmigungs-Workflows aus einer Entität kopieren und auf die Gruppe anwenden, indem Sie die entsprechenden Einstellungen übernehmen.
Gehen Sie im Payhawk-Webportal zu Gruppen-Dashboard > Einstellungen >Workflows.
Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü und wählen Sie Workflows für Ausgabenarten aus der Entität abrufen.
Wählen Sie im sich öffnenden Dialogfeld die gewünschte Entität aus der Dropdownliste aus und klicken Sie auf Übernehmen.
Klicken Sie auf Überschreiben, um Ihre Auswahl zu bestätigen.
