Als Payhawk Administrator können Sie die Reiseanfrage so einrichten, dass im System eine Spesenabrechnung erstellt wird, und die Einstellungen für die Art der Spesenabrechnung für Geschäftsreisen direkt im Payhawk-Webportal konfigurieren.
Auf Grundlage dieser Einstellungen erstellt der Travel AI Agent automatisch die entsprechende Spesenabrechnung im System, sobald ein Mitarbeitender eine Buchung vorgenommen hat.
Wenn Sie bereits Spesenabrechnungen für Ihr Payhawk-Konto aktiviert haben und nun den Travel AI Agent aktivieren, erstellt Payhawk automatisch eine Standard-Anfrage Reisen, die standardmäßig nicht mit den vorhandenen Spesenabrechnungen in Ihrem Konto verbunden ist.
So verknüpfen Sie die Standard-Anfrage Reisen mit einer bestehenden Art von Spesenabrechnung im Payhawk-Webportal:
Gehen Sie zu Einstellungen > Anfragen > Reisen.
Wechseln Sie zur Registerkarte Workflow.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Workflow bearbeiten.
Wählen Sie den Schritt Spesenabrechnung erstellen, indem Sie darauf klicken.
In dem sich öffnenden Dialog wählen Sie aus dem Dropdown-Menü die Option Reisen.
Klicken Sie auf Speichern.
Klicken Sie auf Workflow veröffentlichen.
Sie können die Sichtbarkeit von Spesenabrechnungen konfigurieren. Beispielsweise können Sie die Erstellung von Spesenabrechnungen für Mitarbeitende deaktivieren.
Wenn eine Diskrepanz zwischen dem Reiseanfrage und den Einstellungen für Spesenabrechnungen besteht, beispielsweise eine Abweichung bei der Zahlungsmethode oder den benutzerdefinierten Feldern, zeigt das System eine Warnmeldung an.
Wenn Sie den Travel AI Agent bereits für Ihr Payhawk-Konto aktiviert haben und später Spesenabrechnungen aktivieren möchten, erstellt Payhawk automatisch die Spesenabrechnungsarten, die Ihren bestehenden Reiseanfragen entsprechen.