Als Payhawk Administrator können Sie die Einstellungen für die Reisekostenabrechnung für Geschäftsreisen direkt im Payhawk-Portal konfigurieren.
Basierend auf den festgelegten Einstellungen sammelt der Travel AI Agent alle erforderlichen Angaben von Ihren Mitarbeitenden, zeigt alle verfügbaren Optionen an (wobei diejenigen, die nicht den Richtlinien entsprechen, gekennzeichnet werden) und löst einen Genehmigungs-Workflow aus.
Genehmigungen bei Buchungen im Namen anderer Mitarbeitender
Wenn ein Payhawk-Administrator oder ein Mitarbeitender mit den erforderlichen Berechtigungen im Namen eines anderen Mitarbeitenden bucht, folgt der Genehmigungsprozess den konfigurierten Genehmigungsregeln des Reisenden, nicht denen des Buchenden. Der Genehmigungs-Workflow richtet sich nach der Genehmigungskonfiguration des Reisenden, zum Beispiel Genehmigung durch den Vorgesetzten oder Prüfungsschritt durch den Travel Manager. Die Buchung wird genau so behandelt, als hätte der Reisende sie selbst eingereicht.
Alle anderen Genehmigungsregeln, wie Budgetgrenzen, Richtlinienlimits und Eskalationsschritte, gelten wie gewohnt für die Anfrage des Reisenden.
Einstellungen konfigurieren
Sie können die allgemeinen Einstellungen für die Reiseanfragen Ihrer Mitarbeitenden konfigurieren.
So konfigurieren Sie Einstellungen:
Gehen Sie zu Einstellungen > Reisen > Reise > Registerkarte Einstellungen.
Unter Name geben Sie den Namen der Reiseanfrage als Freitext ein, zum Beispiel Reise.
Geben Sie unter Beschreibung die Beschreibung der Reiseanfrage ein, um den Mitarbeitenden die Unterschiede zwischen den Arten zu erläutern.
Klicken Sie auf Änderungen speichern.
Feldeinstellungen konfigurieren
Die Feldeinstellungen für Reiseanfragen sind integriert und können über die Registerkarte Einstellungen > Reisen > Reise > Felder unter Anfragedetails eingesehen werden. Sie enthalten die folgenden Informationen:
Beschreibung – Die Einstellungen des Felds Beschreibung für Reiseanfragen können nicht geändert werden. Das Feld Beschreibung wird in den Reiseanfragen immer angezeigt und Mitarbeitende werden aufgefordert, einen Grund für die Einreichung der Reiseanfrage anzugeben.
Reisedetails – Das Feld Reisedetails wird in den Reiseanfragen immer angezeigt. Hier können Sie es als erforderlich für die Einreichung und/oder erforderlich für die Prüfung konfigurieren. Keine anderen Einstellungen sind änderbar. Das Feld Reisedetails wird in Reiseanfragen immer angezeigt und Mitarbeitende werden aufgefordert, ihre gewünschten Reisedetails anzugeben, wie z. B. An- und Abreisedaten sowie das Reiseziel.
Zahlungsmethode – Die Einstellungen des Felds Zahlungsmethode für Reiseanfragen können nicht geändert werden. Mitarbeitende werden aufgefordert, Informationen darüber anzugeben, welche Payhawk-Karte der Travel-KI-Agent für die Buchung verwenden soll. Wenn der Mitarbeitende keine aktive Payhawk-Karte hat, stellt der Travel-KI-Agent automatisch eine neue virtuelle Karte aus, die für die jeweilige Reiseanfrage verwendet wird.
Reiserichtlinien konfigurieren
Payhawk schlägt standardmäßig eine Reiserichtlinie vor, die Sie entsprechend den Anforderungen Ihres Unternehmens ändern können. Sobald Sie die gewünschte Reiserichtlinie konfiguriert haben, gilt diese für Ihr gesamtes Unternehmen oder Ihre gesamte Unternehmensgruppe.
So konfigurieren Sie Reiserichtlinien:
Gehen Sie zur Registerkarte Einstellungen > Reisen > Reisen > Richtlinien.
Geben Sie unter Richtlinienbeschreibung die gewünschten Details Ihrer Unternehmensreiseregelung im Klartextformat ein. Sie können die folgenden Details festlegen:
Bevorzugte Fluggesellschaften, zum Beispiel Lufthansa und British Airways.
Maximalbudget für Inlandsflüge, z. B. bis zu 150 EUR, wobei Inlandsflüge die Flüge innerhalb desselben Landes sind.
Maximalbudget für internationale Kurz- oder Langstreckenflüge, z. B. bis zu 300 EUR für Erstere und bis zu 1.000 EUR für Letztere.
Wenn der Flug innerhalb derselben Region stattfindet und die gesamte Flugzeit über alle Segmente hinweg bis zu 7 Stunden beträgt, gilt dies als Kurzstreckenflug. Ein Langstreckenflug in derselben Region beträgt mehr als 7 Stunden gesamte Flugzeit.
Wenn der Flug über verschiedene Regionen hinweg stattfindet und die gesamte Flugzeit über alle Segmente hinweg bis zu 6 Stunden beträgt, gilt dies als Kurzstreckenflug. Ein Langstreckenflug in verschiedenen Regionen beträgt mehr als 6 Stunden gesamte Flugzeit.
Hotelhöchstpreis, zum Beispiel bis zu 200 EUR pro Nacht.
Bevorzugte Hotelbewertungen, zum Beispiel nur 3-Sterne- oder 4-Sterne-Hotels.
Länderspezifische Tarife, zum Beispiel bis zu 250 EUR pro Nacht in Frankreich oder bis zu 250 GBP pro Nacht im Vereinigten Königreich.
Sie können im Rahmen Ihrer Reiserichtlinie eine Reisekostenvergütung konfigurieren. Eine Reisekostenpauschale erhöht automatisch das Kartenlimit des Mitarbeiters/der Mitarbeiterin und ermöglicht es, auf dieser Grundlage Mahlzeiten und Transportkosten während der Reise gemäß der Reiserichtlinie zu decken. Die Einstellung Vergütung unterstützt die folgenden Optionen:
Deaktiviert – In Reiseanfragen ist keine Vergütung enthalten.
Aktiviert mit Limit – Eine Vergütung wird automatisch zu jeder Reiseanfrage hinzugefügt, bis zu dem in der Richtlinie festgelegten Betrag.
Aktiviert ohne Limit – Eine Vergütung wird automatisch ohne Obergrenze für den Betrag der Reiseanfrage hinzugefügt. Wenn aktiviert, wird die Vergütung standardmäßig basierend auf der Richtlinienkonfiguration auf Reiseanfragen angewendet. Reisende können den Vergütungsbetrag bei ihren individuellen Anfragen bei Bedarf anpassen.
Klicken Sie auf Änderungen speichern.
Workflows konfigurieren
Sie können Genehmigungs-Workflows für die Reiseanfragen Ihrer Mitarbeitenden konfigurieren. Diese Genehmigungs-Workflows stehen ausschließlich Payhawk-Nutzern zur Verfügung.
So konfigurieren Sie Workflows:
Gehen Sie zur Registerkarte Einstellungen > Reisen > Reisen > Workflow.
Klicken Sie auf Workflow bearbeiten. Alternativ können Sie auch auf Zu Workflows gehen klicken. Sie werden dann zum Bildschirm Einstellungen > Workflows weitergeleitet, um alle Reisenfrage-Workflows an einem Ort anzuzeigen und zu verwalten.
Erstellen Sie einen Genehmigungs-Workflow, der Ihren Anforderungen entspricht, indem Sie die Schritte zur Definition von benutzerdefinierten Workflows befolgen und die folgenden Besonderheiten beachten, die für Reiseanfragen gelten:
Der Schritt Einreichen ist immer vorhanden. In diesem Schritt muss der Travel AI Agent die erforderlichen Informationen sammeln, um alle Felder der Anfrage auszufüllen, eine Reiseanfrage zu erstellen und einzureichen.
Der Schritt Überprüfung ist optional. Sie können die zuständigen Personen in Ihrem Unternehmen als Prüfer festlegen. Dies sind in der Regel die Reisemanager, die Änderungen an den Flügen und Hotels vornehmen können. Dieser Schritt löst eine Benachrichtigung über eine Überprüfungsanfrage im Agenten aus - im Webportal, in der mobilen App und in Slack.
Der Schritt Genehmigen ist von Ihnen zu definieren. Sie können zum Beispiel den entsprechenden Teammanager als Genehmigenden festlegen. Dieser Schritt löst eine Genehmigungsanfrage in seinem Payhawk-Webportal, seiner mobilen App und in Slack aus. Dadurch können sie die Reiseanfrage im Agenten genehmigen - in Slack, im Webportal und in der mobilen App.
Der Zahlungsschritt ist immer vorhanden. Nach einer erfolgreichen Genehmigung lädt der Travel AI Agent automatisch die Karte des Mitarbeitenden auf und bucht die Geschäftsreise.
Der Schritt Schließen ist ebenfalls standardmäßig immer sichtbar. Es enthält vordefinierte Regeln für das automatische Schließen von Anfragen, wenn die Option zum automatischen Schließen aktiviert ist, und legt außerdem die Standardrollen fest, die zum manuellen Schließen von Anfragen berechtigt sind.
Hinweise zu Workflows
Um Preisänderungen während des Prüf- und Genehmigungsprozesses zu berücksichtigen, wendet das System einen Puffer von 10 % auf Reiseanfragen an. Die Genehmiger erhalten Erinnerungen, um eine fristgerechte Genehmigung sicherzustellen. Sollte eine Verzögerung zu Preisschwankungen führen, deckt der Puffer die Differenz ab, sodass der Mitarbeiter die Buchung vornehmen kann, ohne eine erneute Genehmigung einzuholen.
Sollte die ursprünglich gewählte Option zum Zeitpunkt der Prüfung und Genehmigung der Reiseanfrage nicht mehr verfügbar sein, fordert der Travel AI Agent den Mitarbeiter auf, einen neuen Flug (mit denselben Daten und Reisezielen), ein neues Zimmer oder ein neues Hotel (im Umkreis von 5 km) auszuwählen. Der Agent nimmt die Buchung der bestätigten Auswahl vor, ohne dass eine erneute Genehmigung erforderlich ist.
Nimmt ein Mitarbeiter Preisänderungen an der Reiseanfrage vor, beispielsweise eine Kostenerhöhung, müssen diese Änderungen erneut genehmigt werden.