Im Payhawk Web Portal können Sie die allgemeinen Einstellungen für die Reiseanfragen Ihrer Mitarbeitenden konfigurieren, einschließlich des Namens und der Beschreibung der Anfrage. Die Felder der Reiseanfrage sind vordefiniert. Sie können diese einsehen und bestimmte Optionen anpassen, etwa Felder als Pflichtfelder für die Einreichung oder Prüfung kennzeichnen.
Die Reiseanfrage konfigurieren
Sie können die allgemeinen Einstellungen für die Reiseanfragen Ihrer Mitarbeitenden konfigurieren.
So konfigurieren Sie Einstellungen:
Gehen Sie zu Einstellungen > Reisen > Reise > Registerkarte Einstellungen.
Unter Name geben Sie den Namen der Reiseanfrage als Freitext ein, zum Beispiel Reise.
Geben Sie unter Beschreibung die Beschreibung der Reiseanfrage ein, um den Mitarbeitenden die Unterschiede zwischen den Arten zu erläutern.
Klicken Sie auf Änderungen speichern.
Die Felder der Reiseanfrage konfigurieren
Die Feldeinstellungen für Reiseanfragen sind integriert und können über die Registerkarte Einstellungen > Reisen > Reise > Felder unter Anfragedetails eingesehen werden. Sie enthalten die folgenden Informationen:
Beschreibung – Die Einstellungen des Felds Beschreibung für Reiseanfragen können nicht geändert werden. Das Feld Beschreibung wird in den Reiseanfragen immer angezeigt und Mitarbeitende werden aufgefordert, einen Grund für die Einreichung der Reiseanfrage anzugeben.
Reisedetails – Das Feld Reisedetails wird in den Reiseanfragen immer angezeigt. Hier können Sie es als erforderlich für die Einreichung und/oder erforderlich für die Prüfung konfigurieren. Keine anderen Einstellungen sind änderbar. Das Feld Reisedetails wird in Reiseanfragen immer angezeigt und Mitarbeitende werden aufgefordert, ihre gewünschten Reisedetails anzugeben, wie z. B. An- und Abreisedaten sowie das Reiseziel.
Zahlungsmethode – Die Einstellungen des Felds Zahlungsmethode für Reiseanfragen können nicht geändert werden. Mitarbeitende werden aufgefordert, Informationen darüber anzugeben, welche Payhawk-Karte der Travel-KI-Agent für die Buchung verwenden soll. Wenn der Mitarbeitende keine aktive Payhawk-Karte hat, stellt der Travel-KI-Agent automatisch eine neue virtuelle Karte aus, die für die jeweilige Reiseanfrage verwendet wird.