Im Payhawk Web Portal können Sie Genehmigungs-Workflows einrichten, die festlegen, wie Reiseanfragen von Mitarbeitenden geprüft und genehmigt werden.
Ein Genehmigungs-Workflow definiert die Abfolge der Schritte, die eine Reiseanfrage nach der Einreichung durchläuft, einschließlich der genehmigenden Personen, der Bedingungen und der Maßnahmen in jedem Schritt. In Kombination mit Ihren Reiserichtlinien-Einstellungen stellt der Workflow sicher, dass jede Reiseanfrage den Unternehmensprozess von der Einreichung bis zur Genehmigung durchläuft.
Reise-Workflows verstehen
Beachten Sie beim Konfigurieren von Genehmigungs-Workflows für Reisen, wie das System mit bestimmten Situationen umgeht.
Preisänderungen und Verfügbarkeit
Das System enthält einen Puffer von 10 % auf Reiseanfragen, um Preisschwankungen während des Prüfungs- und Genehmigungsprozesses aufzufangen. Führt eine Verzögerung zu einer Preisänderung, deckt der Puffer die Differenz ab und der Mitarbeitende kann die Buchung ohne erneute Genehmigung fortsetzen. Genehmigende erhalten Erinnerungen, um den Prozess in Gang zu halten.
Ist die ursprüngliche Option zum Zeitpunkt der Genehmigung der Reiseanfrage nicht mehr verfügbar, fordert der Travel AI Agent den Mitarbeitenden auf, einen neuen Flug (gleiche Daten und Ziel), ein Zimmer oder ein Hotel (im Umkreis von 5 km) auszuwählen, und bucht die bestätigte Wahl ohne erneute Genehmigung.
Dieselbe Regel gilt, wenn eine Zahlung nach der Genehmigung fehlschlägt. Wählt ein Mitarbeitender einen Ersatzflug aus, ist keine erneute Genehmigung erforderlich, solange der neue Preis innerhalb des genehmigten Budgets zuzüglich des Puffers von 10 % bleibt. Ein höherer Preis erfordert eine erneute Genehmigung.
Nimmt ein Mitarbeitender Preisänderungen an der Reiseanfrage vor, etwa durch Auswahl einer teureren Option, ist eine erneute Genehmigung erforderlich.
Im Namen eines anderen Mitarbeitenden buchen
Wenn ein Payhawk-Administrator oder ein Mitarbeitender mit den erforderlichen Berechtigungen im Namen eines anderen Mitarbeitenden bucht, folgt der Genehmigungsprozess den konfigurierten Genehmigungsregeln des Reisenden, nicht denen des Buchenden. Der Genehmigungs-Workflow richtet sich nach der Genehmigungskonfiguration des Reisenden, zum Beispiel Genehmigung durch den Vorgesetzten oder Prüfungsschritt durch den Travel Manager. Die Buchung wird genau so behandelt, als hätte der Reisende sie selbst eingereicht.
Alle anderen Genehmigungsregeln, wie Budgetgrenzen, Richtlinienlimits und Eskalationsschritte, gelten wie gewohnt für die Anfrage des Reisenden.
Reise-Workflows konfigurieren
Sie können Genehmigungs-Workflows für die Reiseanfragen Ihrer Mitarbeitenden konfigurieren. Diese Genehmigungs-Workflows stehen ausschließlich Payhawk-Nutzern zur Verfügung.
So konfigurieren Sie Workflows:
Gehen Sie zur Registerkarte Einstellungen > Reisen > Reisen > Workflow.
Klicken Sie auf Workflow bearbeiten. Alternativ können Sie auch auf Zu Workflows gehen klicken. Sie werden dann zum Bildschirm Einstellungen > Workflows weitergeleitet, um alle Reisenfrage-Workflows an einem Ort anzuzeigen und zu verwalten.
Erstellen Sie einen Genehmigungs-Workflow, der Ihren Anforderungen entspricht, indem Sie die Schritte zur Definition von benutzerdefinierten Workflows befolgen und die folgenden Besonderheiten beachten, die für Reiseanfragen gelten:
Der Schritt Einreichen ist immer vorhanden. In diesem Schritt muss der Travel AI Agent die erforderlichen Informationen sammeln, um alle Felder der Anfrage auszufüllen, eine Reiseanfrage zu erstellen und einzureichen.
Der Schritt Überprüfung ist optional. Sie können die zuständigen Personen in Ihrem Unternehmen als Prüfer festlegen. Dies sind in der Regel die Reisemanager, die Änderungen an den Flügen und Hotels vornehmen können. Dieser Schritt löst eine Benachrichtigung über eine Überprüfungsanfrage im Agenten aus - im Webportal, in der mobilen App und in Slack.
Der Schritt Genehmigen ist von Ihnen zu definieren. Sie können zum Beispiel den entsprechenden Teammanager als Genehmigenden festlegen. Dieser Schritt löst eine Genehmigungsanfrage in seinem Payhawk-Webportal, seiner mobilen App und in Slack aus. Dadurch können sie die Reiseanfrage im Agenten genehmigen - in Slack, im Webportal und in der mobilen App.
Der Zahlungsschritt ist immer vorhanden. Sobald die Genehmigung erteilt wurde, erhöht der Travel AI Agent automatisch das Kartenlimit des Mitarbeitenden und bucht die Dienstreise.
Der Schritt Schließen ist ebenfalls standardmäßig immer sichtbar. Es enthält vordefinierte Regeln für das automatische Schließen von Anfragen, wenn die Option zum automatischen Schließen aktiviert ist, und legt außerdem die Standardrollen fest, die zum manuellen Schließen von Anfragen berechtigt sind.
Genehmigungsbedingungen für Reiseanfragen
Im Schritt Genehmigen können Sie Bedingungen hinzufügen, die festlegen, wann eine Reiseanfrage genehmigt werden muss.
Sie können diese Bedingungen auf verschiedene Kriterien stützen. Zum Beispiel:
Der Betrag der Reiseanfrage - Legen Sie Schwellenwerte fest, damit Anfragen über einem definierten Betrag an einen bestimmten Genehmigenden, eine bestimmte Rolle oder eine bestimmte Rollenerweiterung weitergeleitet werden.
Ob die Reiseanfrage Außerhalb der Richtlinie ist - Sie können eine Genehmigung nur dann verlangen, wenn der gewählte Flug, das gewählte Hotel und/oder die gewählte Tagespauschale außerhalb Ihrer Reiserichtlinie liegt.
Für betragsbasierte Bedingungen können Sie ein- und mehrstufige Schwellenwerte auf dieselbe Weise wie für Ausgabenanfragen definieren.