Wenn Sie die Reiserichtlinie für eine Reise auf den Tagespauschalen-Modus einstellen, berechnet Payhawk den Anspruch des Reisenden auf die Tagespauschale für die Reise und erstellt eine Tagespauschale als Entwurf, sobald der Reiseantrag genehmigt wurde. Der Reisende prüft den Entwurf, passt ihn bei Bedarf an und reicht ihn ein, anstatt eine Tagespauschale von Grund auf neu zu beantragen.
Automatisierte Tagespauschalen verstehen
Wenn eine Reise beantragt wird, fügt Payhawk anstelle der Pauschale eine Tagespauschale zum Reiseantrag hinzu. Die Höhe der Tagespauschale wird anhand des Reiseplans berechnet, und der Betrag wird bei jeder Änderung vor der Genehmigung aktualisiert, sodass die Genehmigenden stets den aktuellen Betrag sehen. Der Betrag richtet sich nach Ihrer Richtlinie für Tagespauschalen und folgt den Vorschriften des Landes, für das die Richtlinie gilt.
Berechnung von Tagespauschalen
Payhawk zeigt die Tagespauschale als Gesamtbetrag an, wobei für jeden Reisetag eine eigene Zeile aufgeführt wird. Der Reisende kann diese Zeilen in der Antragsübersicht überprüfen, bevor er den Antrag einreicht.
Der erste und der letzte Tag einer Reise gelten als Reisetage und können mit einem ermäßigten Tagespauschalsatz abgerechnet werden. Für die Tage dazwischen gilt der volle Tagespauschalsatz. Für jede Zeile wird der entsprechende Tagespauschalsatz aus Ihrer Richtlinie für Tagespauschalen herangezogen, sodass die Beträge vom Reiseziel und dem in der Richtlinie festgelegten Land abhängen.
Für jede Reise zählt für jeden Kalendertag, den sie umfasst, ein Tag als Tagespauschalentag, einschließlich des ersten und letzten Reisetags. Eine Reise vom 13. bis zum 17. August umfasst beispielsweise fünf Tagespauschalentage. Payhawk erstattet die Tagespauschale nach Abschluss der Reise.
Informationen zur Tarifgestaltung finden Sie in den Artikeln zu Tagespauschalen auf Tagesbasis und Tagespauschalen auf Stundenbasis.
Abzug von Verpflegungskosten
Wenn während der Reise eine Mahlzeit angeboten wird, reduziert Payhawk die Tagespauschale für diesen Tag. Wenn Sie ein Zimmer mit Frühstück buchen, rechnet Payhawk automatisch für jede Übernachtung einen Frühstücksabzug ab.
Sie können außerdem die für jeden Tag bereitgestellten Mahlzeiten kennzeichnen oder für jeden Tag denselben Abzug vornehmen. Die Abzugsbeträge richten sich nach Ihrer Richtlinie für Tagespauschalen.
Prüfung und Einreichung von Tagespauschalen
Sobald der Reiseantrag genehmigt wurde, legt Payhawk die Tagespauschale als Ausgabenentwurf in der Spesenabrechnung der Reise an und benachrichtigt den Reisenden.
Der Reisende kann den Entwurf öffnen, um die Reiseroute, die Tagespauschalsätze und die Verpflegungsabzüge zu überprüfen, diese bei Bedarf anzupassen und den Bericht einzureichen. Wird der Bericht von niemandem eingereicht, reicht Payhawk ihn nach einer festgelegten Anzahl von Tagen automatisch ein, sofern alle Pflichtfelder ausgefüllt und die Belege vollständig sind.
Liegt der eingereichte Betrag über dem genehmigten Tagessatz, muss die Ausgabe vor der Auszahlung im Rahmen eines Genehmigungsverfahrens für Abweichungen vom Tagessatz geprüft werden. Ein Buchhalter von Payhawk prüft die Ausgabe vor der Auszahlung.
Wird die Reiseanfrage gelöscht oder die Buchung vor der Auszahlung storniert, storniert Payhawk den Zahlungsentwurf automatisch. Kann für die Reiseroute kein Preis ermittelt werden, wird die Anfrage dennoch mit einer Tagespauschale von null und einem Warnhinweis in den Anfragedetails bearbeitet, und der Reisende kann stattdessen eine manuelle Tagespauschale anlegen.
Voraussetzungen für die automatische Berechnung von Reisetagespauschalen
Für den Tagespauschalen-Modus bei Reisen ist eine aktive Richtlinie für Tagespauschalen erforderlich. Dabei handelt es sich um dieselbe Richtlinie, die auch für manuell eingegebene Tagespauschalen verwendet wird und die Sie unter Einstellungen > Spesenarten > Tagespauschale einrichten können.
Weitere Informationen finden Sie unter Die Spesenart „Tagespauschale“ konfigurieren.
Reiserichtlinien auf den Tagespauschalen-Modus umstellen
So aktivieren Sie den Tagespauschalen-Modus für Reisen:
Gehen Sie im Webportal von Payhawk zu Einstellungen > Reisen.
Öffnen Sie die ausgewählte Reiseart, indem Sie darauf klicken.
Wechseln Sie zur Registerkarte Richtlinien.
Wählen Sie unter Tagesausgaben die Option Tagespauschale aus.
Klicken Sie auf Änderungen speichern.
Wenn Sie den Tagespauschalen-Modus verlassen, fügt das System keine neuen Tagespauschale-Zeilen mehr hinzu, doch für bereits genehmigte Anträge wird weiterhin ein Entwurf erstellt.