Felder und Feldwerte in der Feldbibliothek erstellen

In Payhawk können Sie Felder und die zugehörigen Feldwerte erstellen, um die Datenerfassung an die Anforderungen Ihres Unternehmens anzupassen. Darüber hinaus können Sie die Standardeinstellungen für Felder und Feldwerte zentral konfigurieren und verwalten.

Mithilfe von Feldern erfassen Sie spezifische Informationen im Rahmen der Spesenabrechnung. Feldwerte stellen vordefinierte Auswahloptionen bereit und tragen dazu bei, die Dateneingabe unternehmensweit zu standardisieren.

Felder erstellen und konfigurieren

So erstellen Sie ein neues Feld:

1. Navigieren Sie im Payhawk-Webportal zu Einstellungen > Feldbibliothek.

2. Klicken Sie auf + Neu .

3. Nehmen Sie im Dialogfeld Neues benutzerdefiniertes Feld die folgenden Einstellungen vor:

   1. Geben Sie einen Namen für das Feld ein.

   2. Geben Sie eine Beschreibung ein, um Benutzern zusätzlichen Kontext bereitzustellen.

   3. Wählen Sie eine Feldart aus:

      • Vordefinierte Liste: Benutzer können eine einzelne Option aus einer festgelegten Liste auswählen.

      • Dynamische Liste :Benutzer können eine vorhandene Option auswählen oder eine neue Option hinzufügen.

      • Datum: Benutzer können ein Datum aus einem Kalender auswählen.

      • Text: Benutzer können einen kurzen Text eingeben.

   4. Klicken Sie auf Weiter.

      

4. Konfigurieren Sie im Dialogfeld Feldeinstellungen die folgenden Optionen:

   1. Wählen Sie unter Sichtbarkeit die Entitäten aus, die das Feld verwenden dürfen.

   2. Legen Sie unter Verfügbarkeit fest, für welche Transaktionsarten das Feld verfügbar sein soll:

      • Aktivieren Sie den Schalter Ausgaben, damit das Feld für Ausgabenarten verfügbar ist.Wählen Sie anschließend die entsprechenden Ausgabenarten aus, beispielsweise Rechnungen oder Kartenzahlungen.

      • Aktivieren Sie den Schalter Anträge, damit das Feld für Antragsarten verfügbar ist. Wählen Sie anschließend die entsprechenden Antragsarten aus, beispielsweise Hardware oder Software.

   3. Klicken Sie auf Feld erstellen.

      

Wenn Sie in der Feldbibliothek ein neues Feld erstellen, können Sie dessen Verfügbarkeit festlegen. Nach dem Erstellen kann die Verfügbarkeit jedoch nicht mehr über die Feldbibliothek geändert werden. Um die Verfügbarkeit eines Feldes später anzupassen, bearbeiten Sie die entsprechende Ausgaben- oder Antragsart.

Feldwerte erstellen und konfigurieren

So erstellen Sie neue Feldwerte:

1. Navigieren Sie im Payhawk-Webportal zu Einstellungen > Feldbibliothek.

2. Wählen Sie das gewünschte Feld aus, beispielsweise Kostenstelle.

3. Öffnen Sie die Registerkarte Werte und klicken Sie auf + Wert hinzufügen.

4. Konfigurieren Sie im Dialogfeld den neuen Feldwert:

   1. Geben Sie einen Namen für den Wert ein.

   2. Wählen Sie optional einen übergeordneten Wert aus, um einen untergeordneten Wert zu erstellen. Lassen Sie das Feld leer, wenn kein Hierarchiebezug besteht.

5. Definieren Sie unter Sichtbarkeit die folgenden Einstellungen:

   1. Wählen Sie die Entitäten aus, für die der Wert verfügbar sein soll.

   2. Wählen Sie die Teams, Benutzer oder Rollen aus, die den Wert verwenden dürfen.

   3. Aktivieren Sie Bedingte Anzeige, wenn der Wert nur angezeigt werden soll, wenn in einem anderen Feld bestimmte Werte ausgewählt sind.

6. Klicken Sie auf Wert hinzufügen.