Einstellungen von integrierten Ausgabenfeldern verwalten

Sie können die Sichtbarkeit und die für die Überprüfung oder Einreichung erforderlichen Optionen für jedes integrierte Ausgabenfeld festlegen, für das sie gelten.

Verfügbare Sichtbarkeitseinstellungen für integrierte Ausgabenfelder

Die verfügbaren Sichtbarkeitsoptionen für die Ausgabenfelder unterscheiden sich je nach Feld und dessen Funktion wie folgt:

Integriertes Ausgabenfeld	Einstellungen für die Sichtbarkeit
Kategorie	Ausgewählte Rollen: Buchhalter und Administrator (kann nicht geändert werden). Sie können zusätzlich jeder Payhawk-Rolle außer Mitarbeiter Sichtbarkeit gewähren, indem Sie diese in den Sichtbarkeitseinstellungen hinzufügen. Diese Rollen können dann das Ausgabenfeld einsehen.
Anmerkung	Ausgewählte Rollen: Buchhalter und Administrator (kann nicht geändert werden). Sie können den Sichtbarkeitseinstellungen jede beliebige Payhawk-Rolle hinzufügen, damit diese Rollen die Ausgabenfelder einsehen können.
Dokument	Kann nicht deaktiviert werden. Ausgewählte Rollen: Alle Payhawk-Rollen (kann nichtgeändert werden).
Dokumentendatum	Kann nicht deaktiviert werden. Ausgewählte Rollen: Buchhalter und Administrator (kann nicht geändert werden). Sie können jede Payhawk-Rolle zu den Sichtbarkeitseinstellungen hinzufügen, damit diese Rollen das Ausgabenfeld anzeigen können.
Fälligkeitsdatum	Kann nicht deaktiviert werden. Ausgewählte Rollen: Buchhalter und Administrator (kann nicht geändert werden). Sie können jede Payhawk-Rolle zu den Sichtbarkeitseinstellungen hinzufügen, damit diese Rollen das Ausgabenfeld anzeigen können.
Dokumententyp	Ausgewählte Rollen: Buchhalter und Administrator (kann nicht geändert werden). Sie können jede Payhawk-Rolle zu den Sichtbarkeitseinstellungen hinzufügen, damit diese Rollen das Ausgabenfeld anzeigen können.
Dokumentennummer	Ausgewählte Rollen: Buchhalter und Administrator (kann nicht geändert werden). Sie können jede Payhawk-Rolle zu den Sichtbarkeitseinstellungen hinzufügen, damit diese Rollen das Ausgabenfeld anzeigen können.
Leistungszeitraum	Ausgewählte Rollen: Buchhalter und Administrator (kann nicht geändert werden). Sie können jede Payhawk-Rolle zu den Sichtbarkeitseinstellungen hinzufügen, damit diese Rollen das Ausgabenfeld anzeigen können.
Lieferant	Kann nicht deaktiviert werden. Ausgewählte Rollen: Buchhalter und Administrator (kann nicht geändert werden). Sie können jede Payhawk-Rolle zu den Sichtbarkeitseinstellungen hinzufügen, damit diese Rollen das Ausgabenfeld anzeigen können.
Steuersatz	Ausgewählte Rollen: Buchhalter und Administrator (kann nicht geändert werden). Sie können jede Payhawk-Rolle außer „Mitarbeiter“ zu den Sichtbarkeitseinstellungen hinzufügen, damit diese Rollen das Ausgabenfeld anzeigen können.
Rabatt	Ausgewählte Rollen: Buchhalter und Administrator (kann nicht geändert werden). Sie können jede Payhawk-Rolle außer „Mitarbeiter“ zu den Sichtbarkeitseinstellungen hinzufügen, damit diese Rollen das Ausgabenfeld anzeigen können.
Amortisation	Ausgewählte Rollen: Buchhalter und Administrator (kann nicht geändert werden). Sie können jede Payhawk-Rolle außer „Mitarbeiter“ zu den Sichtbarkeitseinstellungen hinzufügen, damit diese Rollen das Ausgabenfeld anzeigen können.
Team	Ausgewählte Rollen: Buchhalter und Administrator (kann nicht geändert werden). Sie können jede Payhawk-Rolle zu den Sichtbarkeitseinstellungen hinzufügen, damit diese Rollen das Ausgabenfeld anzeigen können.

Einstellen der Sichtbarkeit der integrierten Ausgabenfelder

Durch die Konfiguration der Sichtbarkeitseinstellungen für die integrierten Ausgabenfelder können Sie steuern, welche Rollen in Ihrem Unternehmen sie anzeigen können.

In diesem Beispiel werden Sie die Einstellungen für die Sichtbarkeit des Feldes Dokumentdatum für Ausgaben ändern:

Gehen Sie im Payhawk-Webportal zu Einstellungen > Ausgabenfelder.
Wählen Sie Dokumentdatum.
Wählen Sie aus der Dropdown-Liste Sichtbarkeit die Rollen aus, die Zugriff auf dieses Feld haben sollen – zum Beispiel Senior AP Spezialist und Auditor.
Klicken Sie auf Änderungen speichern.

Einstellen der erforderlichen Optionen für die Überprüfung für integrierte Ausgabenfelder

Als Payhawk-Administrator können Sie auch festlegen, welche integrierten Ausgabenfelder für die Überprüfung erforderlich sind. Wenn eines der erforderlichen Felder leer gelassen wurde, können Prüfer eine Ausgabe nicht als geprüft markieren.

Zum Beispiel müssen die Prüfer sicherstellen, dass ein Dokumentdatum für eine Ausgabe ausgefüllt ist:

Gehen Sie im Payhawk-Webportal zu Einstellungen > Ausgabenfelder.
Wählen Sie Dokumentdatum.
Schalten Sie auf Erforderlich für Überprüfung.
Klicken Sie auf Änderungen speichern.

Einstellen der erforderlichen Optionen für die Einreichung für integrierte Ausgabenfelder

Als Payhawk-Administrator können Sie auch festlegen, welche integrierten Felder für die Einreichung einer Ausgabe erforderlich sind. Wenn eines der erforderlichen Felder nicht ausgefüllt ist, können die Inhaber der Ausgaben die Ausgaben nicht einreichen.

So können Sie beispielsweise verlangen, dass die Inhaber von Ausgaben das Dokumentdatum eingeben, wenn sie eine Ausgabe einreichen:

Gehen Sie im Payhawk-Webportal zu Einstellungen > Ausgabenfelder.
Wählen Sie Dokumentdatum.
Schalten Sie auf Erforderlich für Einreichung.
Das Feld integrierte Feld Dokument bietet eine zusätzliche Option, über die Sie einen Schwellenwert festlegen können, unterhalb dessen Ihre Mitarbeiter auch ohne Beleg eine Ausgabe einreichen können. Um diese Option zu aktivieren, geben Sie den gewünschten Betrag ein.
Klicken Sie auf Änderungen speichern.

Einstellungen für Ausgabenkategorien

Ausgabenkategorien bieten zusätzliche Optionen für Vorschlagsstrategien in Bezug auf die automatische Übernahme von Ausgabendaten in das Kategoriefeld der Leistung. Weitere Informationen finden Sie im Artikel über die Vorschlagsstrategien für Ausgabenkategorien und die benutzerdefinierten Ausgabenfelder.