Feldeinstellungen verwalten für die Verwaltung

Sie können für jedes Payhawk-Feld die Sichtbarkeit festlegen und bestimmen, ab welchem Schritt es erforderlich ist, immer oder nur unter einer Bedingung.

Verfügbare Sichtbarkeitseinstellungen für Felder

Die verfügbaren Sichtbarkeitsoptionen für die Felder unterscheiden sich je nach Feld und dessen Funktion wie folgt:

Feld	Sichtbarkeitseinstellungen
Kategorie	Vorausgewählte Rollen: Buchhalter und Administrator (nicht änderbar). Sie können zusätzlich jeder Payhawk-Rolle außer Mitarbeiter Sichtbarkeit gewähren, indem Sie sie in den Sichtbarkeitseinstellungen hinzufügen. Diese Rollen können das Feld dann sehen.
Anmerkung	Vorausgewählte Rollen: Buchhalter und Administrator (nicht änderbar). Sie können den Sichtbarkeitseinstellungen jede Payhawk-Rolle hinzufügen, damit diese Rollen das Feld sehen können. Das Feld Anmerkung unterstützt das Erstellen von Vorlagen auf Basis von Ausgabendaten, das automatische Ausfüllen aus früheren Ausgabendaten oder beides. Weitere Informationen finden Sie im Artikel zur Verwendung intelligenter Notizvorschläge und Vorlagen.
Dokument	Kann nicht deaktiviert werden. Vorausgewählte Rollen: alle Payhawk-Rollen (nicht änderbar).
Dokumentendatum	Kann nicht deaktiviert werden. Vorausgewählte Rollen: Buchhalter und Administrator (nicht änderbar). Sie können den Sichtbarkeitseinstellungen jede Payhawk-Rolle hinzufügen, damit diese Rollen das Feld sehen können.
Fälligkeitsdatum	Kann nicht deaktiviert werden. Vorausgewählte Rollen: Buchhalter und Administrator (nicht änderbar). Sie können den Sichtbarkeitseinstellungen jede Payhawk-Rolle hinzufügen, damit diese Rollen das Feld sehen können.
Dokumententyp	Vorausgewählte Rollen: Buchhalter und Administrator (nicht änderbar). Sie können den Sichtbarkeitseinstellungen jede Payhawk-Rolle hinzufügen, damit diese Rollen das Ausgabenfeld sehen können.
Dokumentennummer	Vorausgewählte Rollen: Buchhalter und Administrator (nicht änderbar). Sie können den Sichtbarkeitseinstellungen jede Payhawk-Rolle hinzufügen, damit diese Rollen das Feld sehen können.
Leistungszeitraum	Vorausgewählte Rollen: Buchhalter und Administrator (nicht änderbar). Sie können den Sichtbarkeitseinstellungen jede Payhawk-Rolle außer Mitarbeiter hinzufügen, damit diese Rollen das Feld sehen können.
Lieferant	Kann nicht deaktiviert werden. Vorausgewählte Rollen: Buchhalter und Administrator (nicht änderbar). Sie können den Sichtbarkeitseinstellungen jede Payhawk-Rolle hinzufügen, damit diese Rollen das Feld sehen können.
Steuersatz	Vorausgewählte Rollen: Buchhalter und Administrator (nicht änderbar). Sie können den Sichtbarkeitseinstellungen jede Payhawk-Rolle hinzufügen, damit diese Rollen das Feld sehen können.
Rabatt	Vorausgewählte Rollen: Buchhalter und Administrator (nicht änderbar). Sie können den Sichtbarkeitseinstellungen jede Payhawk-Rolle außer Mitarbeiter hinzufügen, damit diese Rollen das Feld sehen können.
Amortisation	Vorausgewählte Rollen: Buchhalter und Administrator (nicht änderbar). Sie können den Sichtbarkeitseinstellungen jede Payhawk-Rolle außer Mitarbeiter hinzufügen, damit diese Rollen das Feld sehen können.
Team	Vorausgewählte Rollen: Buchhalter und Administrator (nicht änderbar). Sie können den Sichtbarkeitseinstellungen jede Payhawk-Rolle hinzufügen, damit diese Rollen das Feld sehen können. Wenn ein Benutzer mehreren Teams angehört, ist das Feld für ihn sichtbar.

Sichtbarkeit von Feldern festlegen

Durch die Konfiguration der Sichtbarkeitseinstellungen für die Felder können Sie festlegen, welche Rollen in Ihrem Unternehmen diese Felder einsehen dürfen.

In diesem Beispiel werden Sie die Einstellungen für die Sichtbarkeit des Feldes Dokumentendatum für Ausgaben ändern:

Öffnen Sie im Payhawk-Webportal den App-Umschalter oben links und gehen Sie zu Einstellungen > Ausgaben > Ausgabenarten > [Ausgabenart] > Felder.
Wählen Sie Dokumentendatum.
Wählen Sie aus der Dropdown-Liste Sichtbarkeit die Rollen aus, die Zugriff auf dieses Feld haben sollen – zum Beispiel Senior AP Spezialist und Auditor.
Klicken Sie auf Änderungen speichern.

Festlegen, ab welchem Schritt Felder erforderlich sind

Als Payhawk-Administrator können Sie festlegen, ab welchem Schritt des Workflows ein Feld erforderlich ist. Bleibt ein erforderliches Feld leer, kann die Ausgabe diesen Schritt nicht abschließen. Sie können diese Einstellung und Bedingungen sowohl auf Gruppenebene als auch für eine einzelne Einheit festlegen.

Wählen Sie unter Erforderlich eine der folgenden Optionen:

Optional - Das Feld ist nicht erforderlich.
Einreichen - Das Feld muss ausgefüllt werden, bevor die Ausgabe eingereicht wird. Es bleibt bei der Überprüfung erforderlich, sodass der Wert später nicht gelöscht werden kann.
Prüfung - Das Feld muss ausgefüllt werden, bevor die Ausgabe überprüft wird. Die Person, die die Ausgabe einreicht, kann sie ohne dieses Feld einreichen.

Einige Felder sind immer erforderlich. Für diese Felder können Sie daher nur Einreichen oder Prüfung auswählen, zum Beispiel für Dokumentendatum und für Lieferant bei Rechnungen.
Wenn Sie Einreichen oder Prüfung auswählen, können Sie auch eine Bedingung hinzufügen, zum Beispiel, damit das Feld nur für Ausgaben über einem Betrag erforderlich ist, den Sie unter Schwellenbetrag festlegen. Weitere Informationen finden Sie im nächsten Abschnitt.

Um beispielsweise festzulegen, dass das Dokumentendatum vor dem Einreichen einer Ausgabe ausgefüllt werden muss:

Öffnen Sie im Payhawk-Webportal den App-Umschalter oben links und gehen Sie zu Einstellungen > Ausgaben > Ausgabenarten > [Ausgabenart] > Felder.
Wählen Sie Dokumentendatum.
Wählen Sie unter Erforderlich in der Dropdown-Liste Einreichen aus.
Klicken Sie auf Änderungen speichern.

Einstellungen des Felds Dokumentendatum für die Ausgabenart Rechnung einer einzelnen Einheit, mit geöffneter Dropdown-Liste Erforderlich und ausgewähltem Einreichen; die andere Option ist Prüfung.

Felder nur unter einer Bedingung als erforderlich festlegen

Ein erforderliches Feld ist immer erforderlich, es sei denn, Sie fügen eine Bedingung hinzu. Mit einer Bedingung ist das Feld nur in bestimmten Fällen erforderlich, zum Beispiel nur für Ausgaben über einem bestimmten Betrag.

Die Bedingung kann auf folgenden Parametern basieren:

Schwellenbetrag - Das Feld ist für Ausgaben über dem eingegebenen Betrag erforderlich.
Dokumentenart - Das Feld ist erforderlich, wenn die Dokumentenart einem der ausgewählten Werte entspricht.
Ein anderes Feld mit einer Werteliste, zum Beispiel ein benutzerdefiniertes Feld - Das Feld ist erforderlich, wenn dieses andere Feld einen der ausgewählten Werte enthält.

Um beispielsweise ein Dokument nur für Ausgaben über 50 EUR zu verlangen:

Öffnen Sie im Payhawk-Webportal den App-Umschalter oben links und gehen Sie zu Einstellungen > Ausgaben > Ausgabenarten > [Ausgabenart] > Felder.
Wählen Sie Dokument.
Wählen Sie unter Erforderlich in der Dropdown-Liste Einreichen aus.
Klicken Sie auf Bedingung hinzufügen und wählen Sie Schwellenbetrag aus.
Geben Sie den Betrag ein, zum Beispiel 50.
Klicken Sie auf Änderungen speichern.

Einstellungen des Felds Dokument für die Ausgabenart Rechnung einer Gruppe, mit Einreichen unter Erforderlich und der Bedingung Erforderlich wenn Schwellenbetrag höher als 50,00 EUR ist.

Um eine Bedingung zu entfernen, klicken Sie auf das X daneben und speichern Sie Ihre Änderungen.

Felder nur für bestimmte Dokumentenarten anzeigen

Sie können ein Feld nur für bestimmte Dokumentenarten anzeigen, damit Benutzer nur die Felder sehen, die für das hochgeladene Dokument relevant sind. Das ist bei integrierten Feldern wie Steuersatz oder Dokumentennummer und bei benutzerdefinierten Feldern möglich.

Um beispielsweise das Feld Steuersatz nur für Rechnungen und Gutschriften anzuzeigen:

Öffnen Sie im Payhawk-Webportal den App-Umschalter oben links und gehen Sie zu Einstellungen > Felderbibliothek.
Klicken Sie auf Steuersatz, um das Feld auszuwählen.
Öffnen Sie die Registerkarte Einstellungen.
Wählen Sie unter Bedingte Anzeige neben Anzeigen, wenn in der Dropdown-Liste Dokumentenart aus.
Wählen Sie in der Dropdown-Liste darunter Rechnung und Gutschrift aus.
Klicken Sie auf Änderungen speichern.

Das Feld wird dann in einer Ausgabe ausgeblendet, wenn keine Dokumentenart ausgewählt ist oder die Dokumentenart nicht zu den ausgewählten Arten gehört. Wenn das Feld Steuersatz ausgeblendet ist, werden auch der Nettobetrag und der Steuerbetrag der Ausgabe ausgeblendet.

Registerkarte Einstellungen des Felds Steuersatz in der Felderbibliothek, mit Bedingte Anzeige auf Anzeigen, wenn Dokumentenart Rechnung oder Gutschrift ist, und der Schaltfläche Änderungen speichern.

Wenn Payhawk mit Ihrem ERP-System verbunden ist, blenden Sie keine Felder aus, die das ERP-System benötigt. Andernfalls schlägt der Export der Ausgabe fehl und das ERP-System zeigt einen Fehler an.

Einstellungen für Ausgabenkategorien

Ausgabenkategorien bieten zusätzliche Optionen für Vorschlagsstrategien im Zusammenhang mit der automatischen Befüllung des Kategoriefelds einer Ausgabe oder Anfrage mit Ausgabendaten. Weitere Informationen finden Sie im Artikel über die Vorschlagsstrategien für Ausgabenkategorien und -felder.