Standardmäßig exportiert Payhawk jede geprüfte Ausgabe als Rechnung nach QuickBooks Online und fügt nach der Abrechnung der Kartentransaktion eine separate Rechnungszahlung hinzu. Sie können Kartenausgaben stattdessen auch als Ausgaben exportieren.
Eine Ausgabe ist eine einzelne Transaktion in QuickBooks Online, die direkt auf das Bank- oder Kreditkartenkonto gebucht wird, von dem sie bezahlt wurde. Es gibt keine Rechnung, keine Rechnungszahlung und keine Buchung in den Kreditoren (Accounts Payable).
Bevor Sie beginnen
Stellen Sie sicher, dass Sie Payhawk mit QuickBooks Online verbunden haben.
Ordnen Sie jede Kartenwährung oder jede verknüpfte Karte einem Bank- oder Kreditkartenkonto in QuickBooks Online zu. Payhawk bucht die Ausgabe auf dieses Konto.
Exportart für Kartenausgaben ändern
So ändern Sie, wie Kartenausgaben nach QuickBooks Online exportiert werden:
Gehen Sie im Payhawk-Webportal zu Einstellungen > Integrationen.
Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü der QuickBooks Online-Integration und wählen Sie Konfiguration bearbeiten.
Legen Sie auf dem Bildschirm Zuordnung der Daten unter Kartenausgaben die Option Exportieren als auf Expenses fest.
Speichern Sie Ihre Änderungen.
Ab sofort wird jede geprüfte Kartenausgabe als Ausgabe exportiert. Ausgaben, die bereits in QuickBooks Online sind, bleiben unverändert.
Was exportiert wird
Die folgende Tabelle listet die Felder auf, die nach QuickBooks Online exportiert werden.
Feld in QuickBooks Online | Wert aus Payhawk |
|---|---|
Zahlungskonto (Payment account) | Das Bank- oder Kreditkartenkonto, das der Kartenwährung oder der verknüpften Karte zugeordnet ist |
Zahlungsart (Payment type) | Credit card (Kreditkarte), wenn das zugeordnete Konto ein Kreditkartenkonto ist. Andernfalls Cash (Bargeld) |
Zahlungsempfänger (Payee) | Der Lieferant der Ausgabe |
Datum (Date) | Das Buchungsdatum der Ausgabe |
Referenznummer (Reference number) | Die Belegnummer der Ausgabe (maximal 21 Zeichen) |
Memo | Die Notiz zur Ausgabe |
Positionen (Lines) | Wie bei einer Rechnung: Kategorie oder Artikel, Steuercode, Klasse, Kunde/Projekt, Standort, Abrechenbarkeitsstatus |
Währung (Currency) | Die Zahlungswährung mit ihrem Wechselkurs |
Anhänge (Attachments) | Die Belege der Ausgabe |
Etwaige Fremdwährungs-, POS- oder Bankgebühren werden als separate Journalbuchung auf dasselbe Kartenkonto exportiert.
Was gleich bleibt
Erstattungen und negative Kartenausgaben laufen weiterhin über die Kreditoren (Accounts Payable), als Lieferantengutschrift, Journalbuchung oder Kartenerstattung.
Rechnungsausgaben und erstattungsfähige Ausgaben werden immer als Rechnungen exportiert.
Eine Kartenausgabe wird erst exportiert, wenn ihre Kartentransaktion abgerechnet ist. Bis dahin wartet der Export, und Payhawk wiederholt ihn nach der Abrechnung automatisch.
Einschränkungen
Eine Kartenausgabe, die mit mehr als einer Kartentransaktion verknüpft ist, kann nicht als Ausgabe exportiert werden. Exportieren Sie sie stattdessen als Rechnung.
Eine Änderung der Einstellung wandelt bereits exportierte Ausgaben nicht um. Um eine Ausgabe auf die andere Art zu exportieren, machen Sie den Export rückgängig und exportieren Sie sie dann erneut.
Wenn Sie den Export rückgängig machen, löscht Payhawk sowohl die Ausgabe als auch die zugehörige Journalbuchung für Gebühren aus QuickBooks Online.
Fehlerbehebung
Beim Export von Kartenausgaben als Ausgaben nach QuickBooks Online können Probleme auftreten. Die folgende Tabelle listet Fehlermeldungen und die Lösungen auf, mit denen Sie sie beheben können.
Fehlermeldung | Was zu tun ist |
|---|---|
This card expense has no settled card transaction to book against, so it can't be exported as an expense. Change the card expenses export type to bills to export it (Diese Kartenausgabe hat keine abgerechnete Kartentransaktion, auf die gebucht werden kann, daher kann sie nicht als Ausgabe exportiert werden. Ändern Sie die Exportart für Kartenausgaben in Rechnungen, um sie zu exportieren) | Warten Sie, bis die Transaktion abgerechnet ist. Wenn Sie nicht warten können, setzen Sie Exportieren als wieder auf Bills. |
Card expenses with more than one card transaction can't be exported as expenses. (Kartenausgaben mit mehr als einer Kartentransaktion können nicht als Ausgaben exportiert werden.) | Exportieren Sie diese Ausgabe als Rechnung. |
This expense is already exported to QuickBooks Online with a different export type. Undo the export before changing how card expenses are exported (Diese Ausgabe wurde bereits mit einer anderen Exportart nach QuickBooks Online exportiert. Machen Sie den Export rückgängig, bevor Sie ändern, wie Kartenausgaben exportiert werden) | Machen Sie den Export rückgängig und exportieren Sie die Ausgabe dann erneut. |
Configuration for linked card bank accounts mapping is missing. (Die Konfiguration für die Zuordnung der Bankkonten verknüpfter Karten fehlt.) | Ordnen Sie die verknüpfte Karte oder ihre Währung in der Konfiguration der Integration einem Bank- oder Kreditkartenkonto zu. |
Document number exceeds the limit of 21 characters. (Die Belegnummer überschreitet das Limit von 21 Zeichen.) | Kürzen Sie die Belegnummer der Ausgabe. |