Die direkte Integration zwischen Payhawk und Rillet bietet eine umfassende Lösung für den Export von Daten aus dem Ausgabenmanagement und zu Zahlungstransaktionen.
Die Integration umfasst alle finanziellen Aktivitäten innerhalb der Plattform, einschließlich zentral verwalteter Ausgaben, mitarbeitendenbezogener Ausgaben sowie separater FX- und POS-Gebühren.
Nach der Verbindung werden Ihr Kontenplan, Ihre Steuersätze, Ihre Lieferanten und Ihre benutzerdefinierten Felder von Rillet an Payhawk übertragen, und jede Ausgabe, die einer Überprüfung unterzogen wurde, sowie jede beglichene Zahlung wird als entsprechender Buchhaltungsbeleg nach Rillet exportiert. Eine manuelle Dateneingabe oder das Hochladen von CSV-Dateien ist nicht erforderlich.
Stammdaten und benutzerdefinierte Felder
Wenn Sie die Verbindung herstellen, importiert Payhawk Ihre Stammdaten aus Rillet, sodass Sie Ausgaben anhand derselben Daten kontieren, die auch in Ihrem Hauptbuch verwendet werden. Die Daten werden regelmäßig aktualisiert, sodass neue Konten oder Lieferanten, die Sie in Rillet erstellen, automatisch in Payhawk angezeigt werden.
Das folgende Diagramm fasst die Daten zusammen, die automatisch zwischen den beiden Systemen synchronisiert werden.
Geprüfte Ausgaben und abgewickelte Zahlungen
Sobald eine Ausgabe in Payhawk geprüft wurde, wird sie zusammen mit ihrer Kontierung und dem zugehörigen Dokument umgehend als Rechnung in Rillet exportiert. Sobald die Zahlung abgewickelt ist, exportiert Payhawk auch die entsprechende Banktransaktion, damit Ihr Hauptbuch abgestimmt ist.
Das folgende Diagramm zeigt die zwischen den Systemen Payhawk und Rillet ausgetauschten Daten zu geprüften Ausgaben und abgewickelten Zahlungen.
Nach Rillet exportierte Datenfelder
Payhawk exportiert die folgenden Datenfelder in das Rillet-System:
Lieferant – Falls der Lieferant noch nicht in Rillet vorhanden ist, weist Payhawk den Benutzer darauf hin, dass es sich möglicherweise um einen neuen Lieferanten handelt. Es wird die Option angezeigt, diesen in Payhawk anzulegen oder – sofern der Benutzer die Rolle Payhawk-Mitarbeiter innehat – dies bei einem Payhawk-Administrator zu beantragen. Ein Lieferant, den Sie in Payhawk anlegen, wird ebenfalls als Lieferant an Rillet übertragen. Lieferantenrechnungen werden als Rechnungen gegenüber dem zugeordneten Rillet-Lieferanten exportiert. Erstattungen, Fahrtkosten und Tagegelder werden als Rechnungen oder Erstattungen exportiert – entweder gegenüber einem einzelnen Dummy-Lieferanten oder -Konto oder gegenüber dem Mitarbeitenden, der in Rillet als Lieferant angelegt wurde –, sodass Sie die pro Mitarbeitenden geschuldeten Beträge nachverfolgen können.
Kategorie – Dem Rillet-Kontenplan zugeordnet.
Dokumentnummer
Dokumentdatum
Leistungszeitraum – Sobald der Payhawk-Administrator das Datum für den Leistungszeitraum in Payhawk ändert, überschreibt es das Dokumentdatum der im ERP-System gebuchten Ausgabe. Sie können dies verwenden, um eine Ausgabe in einer zukünftigen Buchhaltungsperiode zu buchen.
Fälligkeitsdatum – Für alle Bankausgaben exportiert Payhawk das Fälligkeitsdatum. Wurde kein Fälligkeitsdatum eingegeben, verwendet Payhawk das Ausgabendatum als Fälligkeitsdatum.
Notiz – Das Notizfeld für die Ausgabe in Payhawk wird in Rillet als Zeilenbeschreibung der Ausgabe angezeigt.
Dokumentbild – Der Beleg oder die Rechnung, der bzw. die der Ausgabe beigefügt ist.
Gesamtbetrag – Der Nettobetrag der Ausgabe zuzüglich der Steuer, falls vorhanden.
Währung
Steuersatz – Der von Rillet bereitgestellte Steuersatz.
Payhawk Bankkonto – Dem entsprechenden Bankkonto in Rillet zugeordnet.
Benutzerdefinierte Felder – Payhawk importiert die Rillet-Felder, beispielsweise Abteilungen, Veranstaltungen und Projekte, und ermöglicht deren Verwendung als Ausgabenfelder.
Gebühren – Devisen- und POS-Gebühren werden als separate Banktransaktionen exportiert und unter einem benutzerdefinierten Buchhaltungscode verbucht, sodass die Gebühren getrennt von den Ausgaben erfasst werden.
Nächste Schritte