Failed to export into SAP S/4HANA. This G/L account cannot be used for this type of transaction.

Fehlermeldung

Failed to export into SAP S/4HANA. This G/L account cannot be used for this type of transaction.

(Der Export nach SAP S/4HANA ist fehlgeschlagen. Dieses Sachkonto kann für diese Art von Transaktion nicht verwendet werden.)

Betroffene ERP-Integrationen

• SAP S/4HANA®

Grund

Beim Exportieren einer Ausgabe kann ein Fehler auftreten, der darauf hinweist, dass die Ihrem Sachkonto zugewiesene Positionskategorie für diese spezifische Buchungstransaktion nicht zulässig ist.

SAP S/4HANA verwendet Buchungsregelwerke, sogenannte Document Splitting-Regeln, um ausgeglichene Finanzbuchungen sicherzustellen. Jede Transaktionsart, etwa eine Lieferantenrechnung, verfügt über eine strikte Liste zulässiger Item Categories (Positionskategorien), zum Beispiel Expense, Tax oder Vendor.

Dieser Fehler tritt auf, weil das für die Ausgabe ausgewählte Sachkonto (G/L) in SAP S/4HANA unter einer Item Category klassifiziert ist, die für Lieferantenrechnungen völlig unerwartet oder gesperrt ist. Wurde beispielsweise ein Ausgabenkonto versehentlich als Positionskategorie Revenue (Erlös) oder Asset (Anlage) klassifiziert, lehnt SAP S/4HANA die Transaktion ab, weil diese Kategorien nicht in eine normale Lieferanten-Ausgabenbuchung gehören.

Lösung

Bevor Sie in SAP S/4HANA Änderungen vornehmen, prüfen Sie, ob in Payhawk das richtige Konto ausgewählt wurde:

1. Melden Sie sich am Payhawk-Webportal an.

2. Navigieren Sie zur App Ausgaben.

3. Öffnen Sie die betroffene Ausgabe mit einem Klick und prüfen Sie die zugewiesene Kategorie bzw. das Sachkonto.

4. Stellen Sie sicher, dass Sie für eine normale Geschäftsausgabe nicht versehentlich ein Erlös-, Bilanz- oder Bankkonto ausgewählt haben.

5. Falls ein Fehler vorliegt, behebt die Änderung der Ausgabe auf ein korrektes Ausgaben-Sachkonto in Payhawk das Problem in der Regel sofort.

Wenn die Auswahl des Sachkontos für diesen Geschäftsfall korrekt ist, muss die Buchhaltung oder eine Systemadministration die Klassifizierung dieses Sachkontos in SAP S/4HANA korrigieren.

SAP S/4HANA Public Cloud Edition

So beheben Sie das Problem in der SAP S/4HANA Public Cloud Edition:

1. Melden Sie sich mit Konfigurationszugriff an Ihrem SAP-Fiori-Launchpad an.

2. Öffnen Sie Ihre Konfigurationsumgebung, etwa Central Business Configuration oder Manage Your Solution.

3. Suchen und öffnen Sie den Konfigurationsschritt Classify G/L Accounts for Document Splitting.

4. Suchen Sie den in Ihrer Fehlermeldung genannten spezifischen Sachkonto-Code.

5. Prüfen Sie die ihm zugewiesene Item Category. Falls sie falsch ist, ändern Sie sie auf eine mit Lieferantenbuchungen kompatible Kategorie, zum Beispiel 02000 für Expense.

6. Speichern Sie Ihre Änderungen.

SAP S/4HANA Private Cloud Edition

So beheben Sie das Problem in der SAP S/4HANA Private Cloud Edition:

1. Führen Sie den Transaktionscode GSP_LZG aus oder gehen Sie zu SPRO > Financial Accounting > General Ledger Accounting > Business Transactions > Document Splitting > Classify G/L Accounts for Document Splitting.

2. Geben Sie Ihren Kontenplan ein und suchen Sie das betroffene Sachkonto.

3. Prüfen Sie die Spalte Item Category. Falls sie falsch klassifiziert ist, aktualisieren Sie sie auf die richtige Kategorie, zum Beispiel Expense.

4. Falls die Positionskategorie unverändert bleiben muss, muss eine Administration die Regeln der Transaktionsvariante in der Transaktion GSP_RD (Define Document Splitting Rules) aktualisieren, um diese spezifische Positionskategorie für Ihren Rechnungstyp zuzulassen.

5. Speichern Sie die Konfiguration in einen Transportauftrag.

Nächste Schritte

Sobald die Klassifizierung des Sachkontos in SAP S/4HANA korrigiert oder in Payhawk die richtige Kategorie zugewiesen wurde, kehren Sie zu Payhawk zurück und gehen Sie wie folgt vor:

1. Melden Sie sich am Payhawk-Webportal an.

2. Rufen Sie die App Ausgaben auf.

3. Suchen Sie die ausstehende Ausgabe und klicken Sie auf Überprüfen, um den Export erneut zu versuchen.