Anfragen sind wesentlich, um einen transparenten und organisierten Beschaffungsprozess zu gewährleisten und Unternehmen die effektive Verfolgung und Kontrolle von Ausgaben zu erlauben. Sie bieten einen klaren Nachweis über beantragte Waren und Dienstleistungen und optimieren die Kommunikation zwischen Käufern und Lieferanten.
Ausführliche Informationen zum Lebenszyklus von Anfragen bei Payhawk, einschließlich Phasen, verfügbaren Aktionen, Rollen und Verantwortlichkeiten, finden Sie unter Übersicht über Anfragen für Buchhalter.
Anfrageeinstellungen konfigurieren
Sie können in Payhawk verschiedene Einstellungen für die Anfragen und Bestellungen (falls für Ihr Unternehmen aktiviert) vornehmen.
Arten von Anfragen
Arten von Anfragen werden in Einstellungen > Anfragen > Typen. Sie können bestimmte Arten von Anfragen konfigurieren, die Mitarbeiter beim Einreichen von Anfragen verwenden können, zum Beispiel Software. Jeder Art von Anfrage enthält eine Reihe von Standardfeldern, und Sie können auch benutzerdefinierte Felder definieren, um spezifische, für diesen Typ relevante Informationen zu erfassen. Darüber hinaus können Sie vorhandene benutzerdefinierte Felder zuordnen, um die Anfrage weiter an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anzupassen.
Bestellungen
Bestellungen werden, wenn sie für Ihr Payhawk-Unternehmenskonto aktiviert sind, unter Einstellungen > Anfragen > Bestellungen definiert. Sie können Bestellungsdetails konfigurieren, wie z. B. die Einreichungsrechte der Mitarbeitenden, die Nummerierung der Bestellanfragen, das Firmenlogo und die zentrale Rechnungs-E-Mail.
Empfangsbestätigung
Empfangsnotizen werden definiert unter Einstellungen > Anfragen > Typen > [Anfragetyp] > Workflow > Empfangen-Schritt. Sie können die Ausgabenkategorien für Ihre Anfragen oder Bestellungen konfigurieren, für die eine Empfangsbestätigung erforderlich ist, die somit einen dreifachen Abgleich für diese Kategorien auslöst.
Abweichungsregeln
Abweichungsregeln werden in Einstellungen > Anfragen > Typen > [Anfragetyp] > Workflow > Zahlung-Schritt definiert. Sie können beispielsweise Regeln konfigurieren, die angewendet werden, wenn es eine Abweichung zwischen den angeforderten und den erhaltenen Mengen gibt.
2- und 3-Wege-Abgleich
Nach Eingang der Lieferantenrechnung und der Empfangsbestätigung (falls zutreffend) wird das Payhawk-System die Dokumente auf Abweichungen.