Payhawk lässt sich in SAP S/4HANA® integrieren, damit Sie die volle Kontrolle über den Datenaustausch zwischen den beiden Systemen haben.
Payhawk führt bei der erstmaligen Verbindung mit SAP S/4HANA eine Datensynchronisation durch. Optional können Sie als Payhawk Administrator die Datensynchronisation bei Bedarf manuell auslösen.
Durch die Integration wird in Payhawk für jede aktive Währung ein Konto angelegt. Sie können zudem das Startdatum der Salden festlegen, die Sie zwischen Payhawk und SAP S/4HANA synchronisieren möchten. Die genauen Datenfelder, die zwischen den beiden Systemen ausgetauscht werden, finden Sie hier.
Stammdaten und benutzerdefinierte Felder
Das folgende Diagramm gibt einen Überblick über die Daten, die automatisch zwischen den Systemen synchronisiert werden.
DieIntegration funktioniert in zwei Richtungen:
Von SAP S/4HANA zu Payhawk: Ihre SAP S/4HANA-Stammdaten, wie z. B. Hauptbuchkonten, Steuernummern, Kostenstellen und Lieferanten, werden in Payhawk importiert, sodass Ihr Team Ausgaben anhand der tatsächlichen SAP S/4HANA-Daten zuordnen kann.
Payhawk zu SAP S/4HANA: Wenn eine Ausgabe nach der Überprüfung automatisch als Journalbuchung oder Lieferantenrechnung in SAP S/4HANA gebucht, mit ausgefüllten Zahlungsdetails und Beleganhängen.
Ausgaben und beglichene Zahlungen überprüfen
Das folgende Diagramm zeigt die ausgetauschten Daten zu Ausgaben, die überprüft wurden, und zu beglichenen Zahlungen zwischen den Systemen Payhawk und SAP S/4HANA.
Ausgaben und Zahlungen an SAP S/4HANA übertragen
Sobald eine Ausgabe von einem Payhawk Buchhalter oder Administrator als durch die Überprüfung freigegeben markiert wurde, übermittelt Payhawk diese Ausgabe je nach Ausgabentyp und Ihren Konfigurationseinstellungen als Journalbuchung oder Lieferantenrechnung an SAP S/4HANA.
Karten- und Rechnungsausgaben werden als Journalbuchungen oder Lieferantenrechnungen exportiert, während Erstattungen, Fahrtkosten und Tagespauschalen stets als Journalbuchungen exportiert werden.
Die Zahlungen werden automatisch exportiert, wenn sie von der Bank verrechnet und abgerechnet wurden.
Bankauszüge werden als Kontoauszüge exportiert.
Exportierte Datenfelder nach SAP S/4HANA
Payhawk exportiert die folgenden Datenfelder in das SAP S/4HANA-System:
Währung - Die Transaktionswährung.
Hinweis - Das Feld Hinweis für die Leistung in Payhawk wird im Feld Belegbeschreibung der Leistung in SAP S/4HANA angezeigt.
Dokumentendatum
Buchungsdatum - Das Buchungsdatum.
Ausgaben-ID - Die externe Referenz.
Lieferant - Geschäftspartner
Kategorie - wird dem SAP S/4HANA Hauptbuchkonto zugeordnet.
Betrag - Der Gesamtbetrag abzüglich des Steuersatzes für die Ausgabe.
Kostenstelle - Es wird entweder einem Payhawk-Team zugeordnet oder als benutzerdefiniertes Feld synchronisiert.
Steuernummer
Beschreibung
Wechselkurs – Wenn eine Karte für eine Transaktion in einer anderen Währung als der Kartenwährung verwendet wird, wendet Visa oder Mastercard einen Wechselkurs an. Payhawk exportiert diese Ausgabe dann unter Verwendung dieses Wechselkurses in der Währung der Karte nach SAP S/4HANA. Wenn sich die Währung der Karte jedoch auch von der Basiswährung von SAP S/4HANA unterscheidet, finden zwei Währungsumrechnungen statt: eine von Visa oder Mastercard und eine weitere vom Buchhaltungssystem, beispielsweise für eine Rechnung in Fremdwährung.