Ein Zahlungsavis ist eine Mitteilung, die ein Kunde an einen Lieferanten sendet, um zu bestätigen, dass eine Zahlung erfolgt ist. Darin wird dem Lieferanten in der Regel mitgeteilt, welcher Betrag wann und für welche Rechnung gezahlt wurde, damit der Lieferant den Zahlungseingang der richtigen Rechnung zuordnen und seine Konten abstimmen kann.
Dies ist eine seit langem etablierte Gepflogenheit bei Geschäftszahlungen, die es den Lieferanten erspart, nachfragen zu müssen, ob und wann sie ihr Geld erhalten werden.
Informationen zu Zahlungsavise in Payhawk
Der Zahlungsavis für den Lieferanten wird von Payhawk per E-Mail versandt, die ausschließlich mit der jeweiligen Zahlung verknüpft ist und einen Link zur Statusseite für diese Zahlung enthält.
Auf dieser Statusseite kann der Lieferant den Zahlungsvorgang anhand der wichtigsten Meilensteine (ausgelöst, in Bearbeitung, abgewickelt) sowie des Zahlungsbetrags, des Datums und der Rechnungsnummer verfolgen.
Der Link zur Statusseite der Zahlung bleibt zwei Monate lang gültig. Der Lieferant kann so den Zahlungsvorgang bis zum Abschluss nachverfolgen und die Zahlung auf seiner Seite abgleichen, ohne sich an Ihre Finanzabteilung wenden zu müssen.
Mitarbeitende erhalten keine Zahlungsavise für ihre Erstattungen. Wird eine über Payhawk getätigte Zahlung an einen Lieferanten abgelehnt oder zurückgebucht, versendet Payhawk keine Zahlungsavise, und der Lieferant erhält keine Benachrichtigung über den fehlgeschlagenen Vorgang.
Was Ihr Lieferant erhält
Ihr Lieferant erhält:
Eine E-Mail von Payhawk, in der ihnen mitgeteilt wird, dass eine Zahlung unterwegs ist.
Ein sicherer Link zu einer Statusseite, die sich fortlaufend aktualisiert, während die Zahlung verarbeitet wird.
Eine als PDF herunterladbare Bestätigung, die über den sicheren Link auf der Statusseite verfügbar ist und die der Lieferant für seine Zwecke aufbewahren kann.
Ihr Lieferant benötigt weder ein Payhawk-Konto noch einen Login, um diese Zahlungsinformationen einzusehen. Um den Zahlungsavis herunterzuladen, muss er jedoch aus Sicherheitsgründen die E-Mail-Adresse angeben, an die der Zahlungsavis gesendet wurde.
Was die Statusseite anzeigt
Die Statusseite der Zahlung fasst die folgenden Zahlungsdetails zusammen:
Den Zahlungsbetrag.
Das Wertstellungsdatum, also das erwartete Eingangsdatum der Gelder.
Eine Status-Zeitleiste, die von Eingeleitet bis Abgeschlossen reicht.
Die Zahlungsreferenz sowie die Rechnungen und Gutschriften, die die Zahlung abdeckt.
Auf der Statusseite werden keine Bankdaten angezeigt. Die als PDF herunterladbare Bestätigung ist das offizielle Dokument, das die Zahlungsdaten sowohl des Zahlers als auch des Zahlungsempfängers enthält.
Wann die tatsächliche Übermittlung eines Zahlungsavis erfolgt
Der Zahlungsavis wird tatsächlich an Ihren Lieferanten gesendet, je nachdem, welches Zahlungsverfahren für diese konkrete Zahlung verwendet wurde.
Zum Beispiel:
Wird eine Zahlung über FPS (GBP) oder SEPA (EUR) vorgenommen, wird der Zahlungsavis dem Lieferanten nach Abschluss der Zahlung zugesandt.
Wird eine Zahlung über SWIFT getätigt, wird der Zahlungsavis versandt, sobald die empfangende Bank Payhawk über den voraussichtlichen Zeitpunkt des Zahlungseingangs informiert hat.
E-Mails zum Versand von Zahlungsavise einrichten
Standardmäßig ist die Option zum Versenden eines Zahlungsavis an einen Lieferanten für jeden Lieferanten aktiviert, den Sie in Payhawk gespeichert haben. Diese Option können Sie in der App Lieferanten einsehen. Wenn für einen Lieferanten lediglich eine Kontakt-E-Mail-Adresse hinterlegt ist, wird die Zahlungsbestätigung automatisch an diese Kontakt-E-Mail-Adresse gesendet.
Allerdings können Sie auf eine der folgenden Weisen verschiedene Empfänger für den Zahlungsavis eines Lieferanten hinzufügen:
Durch Bearbeiten der Lieferantendaten in der Lieferanten-App
Bei der Bestätigung der Zahlungsdetails einer Ausgabe – Die E-Mail-Adressen, die Sie bei der Bestätigung der Zahlungsdetails eingeben, werden automatisch im Eintrag des Lieferanten in der App Lieferanten gespeichert und überschreiben die Kontakt-E-Mail-Adresse des Lieferanten beim Versand von Zahlungsavise.
Bei der Autorisierung einer Zahlung - Die E-Mail-Adressen, die Sie bei der Autorisierung einer Zahlung eingeben, müssen von den jeweiligen Mitarbeitenden manuell bestätigt werden. Erst dann wird der Eintrag des Lieferanten in der App Lieferanten aktualisiert, wobei diese E-Mail-Adresse wiederum Vorrang vor der Kontakt-E-Mail-Adresse für den Versand von Zahlungsavise hat.
Sie können außerdem festlegen, dass ein Zahlungsavis an einen Lieferanten gesendet wird, für den bei der Autorisierung einer Zahlung unter Lieferanten keine Kontakt-E-Mail-Adresse eingegeben wurde. Sobald die Zahlung autorisiert wurde, zeigt Payhawk Ihnen eine Option an, über die Sie E-Mail-Adressen für Zahlungsavise hinzufügen können.
Zahlungsbestätigungen werden in der folgenden Rangfolge an E-Mail-Adressen versendet:
Die E-Mails, die Sie direkt beim Bestätigen der Zahlungsdetails oder bei der Freigabe der Zahlung eingeben.
Die Kontakt-E-Mail des Lieferanten – standardmäßig aktiviert.
Die E-Mail, die die KI von Payhawk aus den angehängten Ausgabenbelegen extrahiert.
Die Echtheit eines Zahlungsavis überprüfen
Zur Unterstützung Ihrer Lieferanten bei der Unterscheidung zwischen einer echten und eines betrügerischen Zahlungsavis informieren Sie diese bitte über Folgendes:
Die E-Mail mit dem Zahlungsavis wird von einer payhawk.com-Adresse versendet, und der sichere Link bleibt 60 Tage lang gültig.
Zum Aufrufen des Links mit den Zahlungsdetails ist weder ein Konto noch eine Anmeldung erforderlich. Wenn Sie darauf klicken, wird eine Seite geöffnet, die ausschließlich für diese bestimmte Zahlung generiert wurde und nur zum Lesen bestimmt ist.
Payhawk wird einen Lieferanten niemals nach einem Passwort, Bankzugangsdaten, Kartendaten oder einer Zahlung fragen, um einen Zahlungsavis einzusehen.
Ein Lieferant muss seine Bankdaten nicht überprüfen oder erneut eingeben, um das Geld zu erhalten. Die Zahlung wurde bereits ausgeführt.
Sollte eine Seite oder E-Mail, die vorgibt, ein Zahlungsavis zu sein, den Lieferanten dazu auffordern, sich anzumelden, eine Gebühr zu entrichten oder Bankdaten zu bestätigen, muss er dies als verdächtig einstufen.
Sollten der Betrag, die Rechnungen oder die Gutschriften fehlerhaft erscheinen, muss sich der Lieferant direkt an Sie wenden. Sie verwalten die Zahlung, und Payhawk kann die Zahlungsdetails nicht ändern.
Verlauf des Zahlungsavis anzeigen
Der Versand des Zahlungsavis wird auf der Registerkarte Aktivität der zur Zahlung freigegebenen Ausgabe angezeigt.
