Zahlungsbestätigungen können an die Kontakt-E-Mail-Adresse des Lieferanten gesendet werden, die bereits in Payhawk hinterlegt ist. Diese Option ist standardmäßig aktiviert.
Sie können jedoch auch die Lieferantendaten bearbeiten und spezielle E-Mail-Adressen für Zahlungsavise hinterlegen sowie Empfänger-E-Mails eingeben, während Sie Zahlungsdetails bestätigen oder Zahlungen freigeben.
Empfänger-E-Mails durch Bearbeiten der Lieferantendaten hinzufügen
So senden Sie Zahlungsavise eines Lieferanten an andere Personen als den Standardkontakt:
Rufen Sie im Payhawk-Webportal die App Lieferanten auf.
Wählen Sie den Lieferanten aus.
Weiter zu Kontaktdaten bearbeiten.
Wählen Sie Zahlungsavis an verschiedene Empfänger senden.
Geben Sie die E-Mail-Adressen der Empfänger ein. Wenn Sie mehr als eine Adresse hinzufügen möchten, trennen Sie diese mit einem Komma oder der Eingabetaste.
Klicken Sie auf Speichern. Dadurch werden alle künftigen Benachrichtigungen für diesen Lieferanten an die von Ihnen festgelegten Empfänger gesendet.
E-Mail-Adressen von Lieferanten während der Zahlungsbestätigung festlegen
So geben Sie Empfänger-E-Mails bei der Bestätigung der Zahlungsdetails an:
Rufen Sie im Payhawk-Webportal den Bereich Bezahlen > Angaben bestätigen auf und öffnen Sie die entsprechende Rechnungszahlung.
Geben Sie im Feld E-Mail-Adresse für den Zahlungsavis die E-Mail-Adressen ein, an die der Zahlungsavis gesendet werden soll. Trennen Sie mehrere E-Mail-Adressen durch ein Komma oder die Eingabetaste.
Bestätigen Sie die Zahlungsdetails.
Wenn Sie hier E-Mail-Adressen eingeben, werden die Kontaktdaten des Lieferanten automatisch aktualisiert. Die Option für die Standard-Kontakt-E-Mail wird deaktiviert und die neuen Adressen werden für diesen Lieferanten gespeichert.
Sofern auf dem beigefügten Ausgabenbeleg eine E-Mail-Adresse angegeben ist, extrahiert die KI von Payhawk diese und trägt sie automatisch in das entsprechende Feld ein.
E-Mail-Adressen von Lieferanten während der Zahlungsfreigabe festlegen
So geben Sie Empfänger-E-Mails bei der Freigabe einer Zahlung an:
Gehen Sie im Payhawk-Webportal zu Bezahlen > Autorisieren und öffnen Sie die entsprechende Zahlungsaufforderung.
Wählen Sie im Drei-Punkte-Menü Zahlungsavis senden.
Prüfen Sie die Empfänger-E-Mails oder fügen Sie weitere hinzu.
Um diese E-Mails für die spätere Verwendung zu speichern, stellen Sie sicher, dass die Option Diese E-Mails unter [Lieferant] für spätere Zahlungsavise speichern ausgewählt ist. Hierfür sind Bearbeitungsberechtigungen für den Lieferanten erforderlich.
Klicken Sie auf Senden.
Zahlungsavisen bei der Autorisierung von Sammelzahlungen auslösen
Avise können im Rahmen einer Sammelautorisierung verwaltet werden. Sobald ein Batch autorisiert wurde, werden im Dialogfeld Bestätigung senden Lieferanten angezeigt, die Ihre Aufmerksamkeit erfordern, beispielsweise solche mit fehlenden E-Mail-Adressen oder Adressen, die aus Rechnungen stammen und überprüft werden müssen.
Fügen Sie für jeden Lieferanten Empfänger hinzu oder prüfen Sie diese.
Stellen Sie sicher, dass die Option Neue E-Mails ebenfalls in den Kontaktdaten des Lieferanten speichern ausgewählt ist, wenn Sie diese speichern möchten.
Klicken Sie auf Senden.
Fügen Sie für jeden Lieferanten Empfänger hinzu oder prüfen Sie diese.
Wählen Sie Neue E-Mails ebenfalls unter den Kontaktdaten des Lieferanten speichern, um diese zu speichern.
Klicken Sie auf Senden.
Um einen Zahlungsavis erneut zu senden, müssen Sie es pro Rechnung versenden, da der Sammelversand nur für die erste Zustellung von Zahlungsavisen gilt.
Erneutes Senden eines Zahlungsavis
Sollte ein Lieferant die ursprüngliche E-Mail verlegt haben, kann der Avis erneut versendet werden. Payhawk versendet die E-Mail erneut über den ursprünglichen sicheren Link, der den aktuellen Zahlungsstatus widerspiegelt.
Öffnen Sie die Rechnung im Webportal.
Wählen Sie Zahlungsavis senden.
Prüfen Sie die Empfängeradresse im Flyout-Dialog und bestätigen Sie.
Zahlungsavis an Lieferanten ohne Kontaktdaten senden
Falls für einen Lieferanten keine Kontakt-E-Mail-Adresse vorliegt, wird auf der Zahlungsbestätigungsseite unter der Registerkarte Bezahlen > Autorisieren angezeigt, dass kein Avis versendet wurde.
Klicken Sie auf E-Mail-Adresse hinzufügen, um einen Avis zu senden.
Geben Sie die E-Mail-Adresse der empfangenden Person ein.
Klicken Sie auf Senden.
