Wenn ein Angestellter Ihr Unternehmen verlässt oder innerhalb desselben Unternehmens in eine andere Abteilung wechselt, können Sie seine physische oder virtuelle Karte einem anderen Angestellten zuweisen, anstatt die Karte zu sperren.
Dadurch wird sichergestellt, dass aktive Abonnements, wiederkehrende Zahlungen an Anbieter und Werbeausgaben ohne Unterbrechung fortlaufen, ohne dass die alte Karte gesperrt, eine neue ausgestellt und jedes Lieferantenportal manuell aktualisieren zu müssen. Dadurch vermeiden Sie Dienstunterbrechungen sowie manuelle Anmeldungen und Aktualisierungen in verschiedenen Portalen.
Sie können sowohl physische als auch virtuelle Karten neu zuordnen, wenn die Karte ein aktives Abonnement oder mindestens zwei Transaktionen bei demselben Online-Händler aufweist.
Sie können verknüpfte Karten oder Karten zur einmaligen Verwendung nicht neu zuordnen.
Karten von Angestellten neu zuweisen
So weisen Sie die Karte eines Angestellten auf Unternehmensebene neu zu:
Gehen Sie im Payhawk-Webportal zu Karten.
Wählen Sie die gewünschte Karte aus, indem Sie auf sie klicken.
Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü und wählen Sie die Option Karte neu zuordnen.
Falls die Karte für eine Neuzuweisung in Frage kommt, erscheint im sich öffnenden Flyout:
Wählen Sie aus den Dropdown-Listen den Benutzer, dem die Karte neu zugewiesen werden soll, und den Grund für die Neuzuweisung.
Der Abschnitt Abonnements zeigt Händler an, bei denen die Karte zur Bezahlung von Abonnements verwendet wird.
Der Abschnitt Sonstige wiederkehrende Zahlungen zeigtOnline-Händler an, bei denen zuvor mindestens zwei Zahlungen getätigt wurden, was darauf hindeutet, dass es sich hierbei um Abonnements handeln könnte.
Bitte beachten Sie, dass standardmäßig alle berechtigten Händler ausgewählt sind. Sie können Händler, bei denen diese Karte nach der Neuzuweisung nicht verwendet werden soll, abwählen. Sie können Händler aus dieser Liste später über die Einstellungen der Karte unter Erweiterte Steuerelemente wieder aktivieren.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um zu bestätigen, dass Sie wissen, dass dieser Vorgang nicht rückgängig gemacht werden kann.
Klicken Sie auf Neu zuweisen. Daraufhin wird der neue Karteninhaber per E-Mail und über eine Push-Benachrichtigung in der mobilen Payhawk-App benachrichtigt.
Karten von ausgeschiedenen Angestellten nach einer HR-Synchronisierung neu zuweisen
Wenn ein Angestellter über eine HR-Systemintegration deaktiviert wird, werden seine Karten automatisch gesperrt. Sie erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung, in der Sie darüber informiert werden, dass der Angestellte deaktiviert wurde, und in der auch die Karten aufgeführt sind, die entweder neu zugewiesen oder geschlossen werden müssen, sofern eine Neuzuweisung nicht möglich ist.
Sie können diese Karten dann über die ausstehende Aufgabe Karten neu zuordnen oder schließenin Ihrem Dashboard verwalten.
Wenn Sie auf die ausstehende Aufgabe klicken, werden Sie zur Karten-App mit allen Karten weitergeleitet, die entweder neu zugewiesen oder geschlossen werden müssen. Sie können die Karten eine nach der anderen verwalten.
Karten neu zuweisen, wenn Angestellte manuell entfernt werden
Informationen zur Neuzuweisung von Karten, wenn ein Angestellter manuell auf Organisationsebene entfernt wird, finden Sie im Artikel Angestellte einladen und löschen.
Informationen zur Neuzuweisung von Karten, wenn ein Angestellter manuell auf Gruppenebene entfernt wird, finden Sie im Artikel Verwaltung von Angestellten auf Gruppenebene.
Neu zugewiesene Karten
Sobald die Karte neu zugewiesen wurde, erscheint sie in der Kartenliste des neuen Karteninhabers.
Beachten Sie, dass nach der Neuzuweisung der Karte:
Die Karte von allen bestehenden Ausgabenrichtlinien getrennt wird. Bei Bedarf können Payhawk Administratoren die Ausgabenkontrollen nach der Neuzuweisung überprüfen und anpassen.
Die bisherigen Token der digitalen Brieftasche des Karteninhabers werden entfernt.
Online-Zahlungen sind möglich.
Abhebungen am Geldautomaten sind deaktiviert.
Die Karte wird für die bei der Neuzuweisung ausgewählten Händler gesperrt, was bedeutet, dass Transaktionen bei anderen Händlern abgelehnt werden.
Neu zugewiesene Karten können nicht zu digitalen Geldbörsen wie Apple Pay und Google Wallet hinzugefügt werden.
Anmerkungen zu neu zugewiesenen Karten
Wenn die Karte des vorherigen Karteninhabers kompromittiert wurde oder eine betrügerische Transaktion stattgefunden hat, schließen Sie die Karte und stellen Sie dem neuen Karteninhaber eine neue Karte aus, anstatt sie neu zuzuweisen.
Es wird empfohlen, die physische Karte nach der Neuzuweisung zu entsorgen, da sie nicht für Zahlungen an POS-Terminals verwendet werden kann.
Nachdem die Karte neu zugeordnet wurde, ordnet Payhawk alle zukünftigen Transaktionen dem neuen Karteninhaber zu.
Transaktionen aus der Zeit vor der Neuzuweisung bleiben zu Prüfungszwecken weiterhin mit dem ursprünglichen Karteninhaber verknüpft. Im Aktivitätsprotokoll der Karte steht ein vollständiger Prüfpfad zur Verfügung, aus dem hervorgeht, wer die Neuzuweisung veranlasst hat, wann diese erfolgte und welche wiederkehrenden Zahlungen übertragen wurden.
Der ursprüngliche Karteninhaber kann die Karte nicht mehr sehen oder benutzen. Alle nicht eingereichten Ausgaben auf der neu zugewiesenen Karte müssen bearbeitet werden, bevor Sie den vorherigen Karteninhaber entfernen.
Alle offenen wiederkehrenden Anfragen, die mit der neu zugewiesenen Karte verknüpft sind, werden automatisch auf den neuen Karteninhaber übertragen, damit genehmigte Kartenaufladungen nicht unterbrochen werden.