Um den Zahlungsprozess zu vereinfachen, können Sie mit Payhawk Abweichungsregeln für anfragebezogene Arten von Ausgaben definieren, die Abweichungen zwischen den in der Anfrage und in der Rechnung angegebenen Beträgen zulassen.
Payhawk initiiert einen zweistufigen Abgleichprozess für Anfragen auf Grundlage der Anfragedaten und der Rechnung. Sollte Payhawk während des Abgleichs eine Abweichung zwischen den Beträgen feststellen, löst das System einen Genehmigungsprozess für die Zahlung gemäß den vordefinierten Workflows für die mit der Anfrage verknüpfte Ausgabenart aus.
Anmerkungen zu den Abweichungsregeln
Um den Zahlungsprozess zu optimieren, ermöglicht Payhawk Administratoren, Regeln für Abweichungen bei ausgabenbezogenen Anfragen festzulegen. Diese Regeln bestimmen, wie viel Abweichung vom genehmigten Betrag akzeptabel ist, bevor das System einen Genehmigungsworkflow für Abweichungen auslöst.
Payhawk löst einen Genehmigungs-Workflow für Abweichungen bei den Ausgaben im Zusammenhang mit den Anfragen aus, wenn der Rechnungsbetrag höher ist als der Betrag auf der Anfrage und die zulässige Abweichungsgrenze überschritten wird.
Abweichungsregeln können nur in Ihrer Basiswährung festgelegt werden. Wenn eine Anfrage in einer anderen Währung eingeht, berechnet Payhawk die Abweichung anhand des aktuellen Umrechnungskurses. Wenn Sie beispielsweise eine Abweichungsregel von 20 GBP festlegen und eine Anfrage erhalten, die den genehmigten Betrag um 21 EUR überschreitet, wird keine Abweichung ausgelöst.
Wenn eine Ausgabe mit einer Bestellung verbunden ist, lösen Bestellkategorien, für die Empfangsscheine erforderlich sind, einen 3-Wege-Abgleichprozess aus (zwischen Bestellung, Rechnung und Empfangsschein). Im Gegensatz dazu lösen Bestellkategorien, für die keine Eingangsvermerke erforderlich sind, einen 2-Wege-Abgleichprozess aus (zwischen Bestellung und Rechnung).
Wenn Payhawk beim Abgleich eine Abweichung zwischen den Beträgen in den Dokumenten feststellt, löst das System für die Zahlung einen Genehmigungsprozess gemäß den vordefinierten Workflows für die Art von Anfragen aus.
Payhawk löst in den folgenden Fällen einen Genehmigungs-Workflow für Abweichungen bei den Ausgaben im Zusammenhang mit den Anfragen und Bestellungen aus:
Wenn der Rechnungsbetrag höher ist als der Kaufbetrag um mehr als den zulässigen Abweichungsschwellenwert.
Wenn die erhaltenen Posten die gekaufte Menge überschreiten und ein 3-Wege-Abgleichprozess ausgelöst wird.
Wenn weniger Posten erhalten als gekauft wurden.
Abweichungsgrenzen definieren
So definieren Sie Abweichungsgrenzen für Anfragen:
Gehen Sie zu Einstellungen > Anfragen > Typen.
Wählen Sie den gewünschten Anfragetyp aus, zum Beispiel Hardware.
Wechseln Sie zur Registerkarte Workflows und klicken Sie auf Workflow bearbeiten.
Klicken Sie auf den Schritt Bezahlen:
Aktivieren Sie unter Abweichungskennung, Kleine Abweichungen zur Umgehung der Genehmigung zulassen, wenn Sie einen Abweichungsworkflow für die entsprechenden Ausgaben auslösen möchten, wenn der Ausgabenbetrag den angeforderten Betrag übersteigt.
Legen Sie einen Prozentsatz und/oder einen bestimmten Betrag als zulässigen Grenzwert fest.
Klicken Sie auf Speichern.
Klicken Sie auf Workflow veröffentlichen.
