Als Payhawk-Administrator können Sie die Karten Ihrer Mitarbeiter verwalten, wobei Sie Ausgabenlimits festlegen oder aktualisieren und Kartenkontrollen anwenden können, wie beispielsweise wiederkehrende Limits, Abhebungen am Geldautomaten, Mittelanfragen, Händler und Händlerkategorien erlauben oder sperren und vieles mehr.
Aktualisieren der verfügbaren Geldmittel von individuellen Karten
Ungeachtet des wiederkehrenden Kartenlimits können Sie jederzeit die verfügbaren Geldmittel auf der Karte aktualisieren, sei es für Karten mit eigenem Limit oder im Rahmen einer Ausgabenrichtlinie:
Navigieren Sie im Payhawk-Webportal zur Registerkarte Karten > Karten.
Wählen Sie die gewünschte Karte aus, indem Sie auf sie klicken.
Klicken Sie im Feld Verfügbar auf das Symbol Bearbeiten (Stift).
Geben Sie den neuen Betrag ein.
Klicken Sie auf das ✔ -Symbol, um Ihre Aktualisierungen zu speichern. Diese Änderungen werden dann sofort wirksam.
Alternativ können Sie auf x klicken, um alle vorgenommenen Änderungen zu verwerfen. Mitarbeiter können zusätzliche Mittel anfordern, die von ausgewiesenen Genehmigern in Übereinstimmung mit den festgelegten Genehmigungsabläufen Ihres Unternehmens genehmigt werden müssen. Diese Anträge enthalten in der Regel einen Vermerk und können auch Belegdokumente enthalten.
Aktualisieren der allgemeinen Einstellungen von Karten mit eigenständigen Limits
Zu den allgemeinen Parametern von Karten (und Ausgabenrichtlinien) gehören die Festlegung des Kartenausgabelimits und der Wiederholung dieses Limits, die Sperrung von Mittelanforderungen oder die Festlegung von Genehmigungsworkflows dafür, wenn dies erlaubt ist, die Festlegung von Einstellungen für die Erhöhung des Ausgabelimits und mehr.
Die allgemeinen Einstellungen von Karten in einer Ausgabenrichtlinie können Sie ändern, indem Sie diese Ausgabenrichtlinie bearbeiten.
Teamkarten können nur Einzellimits haben. Falls eine Karte mit einer Teamkarte verknüpft ist, so können Sie ihre wiederkehrenden Limits festlegen, indem Sie die Einstellungen für die Teamkarte auf der Registerkarte Karten > Teamkarten > Einstellungen bearbeiten.
So aktualisieren Sie die allgemeinen Einstellungen von Karten mit eigenständigen Limits:
Navigieren Sie im Payhawk-Webportal zu Karten > Karten.
Wählen Sie die gewünschte Karte aus.
Navigieren Sie zum Abschnitt Einstellungen > Allgemeine Einstellungen und klicken Sie auf Bearbeiten.
Ändern Sie im folgenden Dialog nach Bedarf die gewünschten Einstellungen.
Klicken Sie auf Speichern.
Aktualisieren der erweiterten Kartenkontrollen mit eigenständigen Limits
Die erweiterten Kartenkontrollen in einer Ausgabenrichtlinie können Sie ändern, indem Sie diese Ausgabenrichtlinie bearbeiten.
Wenn eine Karte mit einer Teamkarte verknüpft ist, haben Sie die Möglichkeit, ihre Bargeldabhebungen (für physische Karten) und Geldanfragen zu aktivieren oder zu deaktivieren, indem Sie die Einstellungen für die Teamkarte auf der Registerkarte Karten > Teamkarten>Einstellungen bearbeiten.
So aktualisieren Sie die erweiterten Kartenkontrollen mit eigenständigen Limits:
Navigieren Sie im Payhawk-Webportal zu Karten > Karten.
Wählen Sie die gewünschte Karte aus.
Navigieren Sie zum Abschnitt Einstellungen > Erweiterte Kontrollen und klicken Sie auf Bearbeiten.
Ändern Sie im folgenden Dialog nach Bedarf die gewünschten Einstellungen.
Klicken Sie auf Speichern.
Individuelle Karten zu Ausgabenrichtlinien hinzufügen
Sie können auch einzelne Karten zu einer bestehenden Ausgabenrichtlinie Ihres Unternehmens hinzufügen.
Erweiterte Kartenkontrollen für verknüpfte Karten
Du kannst erweiterte Kartenkontrollen für verknüpfte Karten und für virtuelle Karten, die auf Basis verknüpfter Karten ausgegeben werden, festlegen und aktualisieren.
So legst du eine Kartenkontrolle fest oder aktualisierst sie:
Für verknüpfte Karten gehe zu Karten > Verknüpfte Karten, wähle die gewünschte Karte aus und gehe zu deren Registerkarte Einstellungen.
Für virtuelle Karten, die basierend auf verknüpften Karten ausgestellt wurden, gehe zu Karten, wähle die gewünschte virtuelle Karte aus und verwalte die Kartenkontrolle auf die gleiche Weise wie für native virtuelle Payhawk-Karten.
Um beispielsweise Ausgabenlimits oder erweiterte Einstellungen für eine virtuelle American Express Karte anzupassen, die auf einer verknüpften American Express Hauptkarte ausgegeben wurde, gehe zu Karten > Verknüpfte Karten > Virtuelle Karten und wähle die gewünschte Karte aus. Das folgende Bild zeigt, wo du die erweiterten Kartenkontrolleinstellungen für eine virtuelle American Express Karte findest.
