Workflow-Verlauf und Fallback-Argumentation

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Mitarbeiter können den Fortschritt von Genehmigungsworkflows im Bereich Aktivität einer Ausgabe nachverfolgen, wenn im Filter Anzeigen die Option Workflow ausgewählt ist. Dieses Protokoll zeigt die Schritte, die von bestimmten Rollen, Rollenerweiterungen oder Personen abgeschlossen wurden, sowie alle im Workflow ausgelösten Fallback-Genehmigungen.

Workflow-Verlauf für Fallbacks

Wenn ein Ausgabenfeld, das mit einem ausstehenden Workflow verknüpft ist, aktualisiert wird, protokolliert Payhawk die Änderung. Wie es weitergeht, hängt von der Option ab, die unter Einstellungen > Workflows > Erweitert bei Wenn sich ein für die Genehmigung verwendetes Feld ändert ausgewählt ist: Die Genehmigung wird ab dem aktuellen Schritt fortgesetzt, geht zur erneuten Einreichung an den Mitarbeiter zurück oder startet mit den neuen Werten erneut ab dem ersten Schritt. Weitere Informationen finden Sie unter Erweiterte Workflow-Steuerung.

Der Bestätigungsdialog mit der Frage, ob Sie die Kategorie ändern möchten, und dem Hinweis, dass die Ausgabe zurückgegeben und ihr Workflow geändert wird, mit Bestätigen und Abbrechen.

Payhawk protokolliert auch eine Workflow-Aktualisierung, wenn ein Fallback ausgelöst wird. Workflow-Verlaufsprotokolle für Fallbacks werden in folgenden Fällen erstellt:

  • Der Genehmigungsworkflow steht aus, aber es konnte kein Teammanager, kein Benutzerdefinierter Feldmanager und kein Kategoriemanager ermittelt werden.

    Der Bereich Aktivität mit dem Filter Workflow und zwei Einträgen Workflow-Fallback des Payhawk-Systems, weil kein Teammanager gefunden wurde, danach eine Genehmigung.

  • Das für den Genehmigungs-Workflow erforderliche Feld „Team“, „Kategorie“ oder „Benutzerdefiniert“ ist leer.

    Der Bereich Aktivität mit dem Filter Workflow und einem Eintrag Workflow-Fallback, weil das Feld Team leer war und der Antrag an einen beliebigen Administrator gesendet wurde.

  • Die Genehmigung wurde an einen anderen Mitarbeiter delegiert, z. B. wenn der ursprüngliche Genehmiger abwesend ist.

    Der Bereich Aktivität mit dem Filter Workflow und einem Eintrag Workflow-Umleitung, weil die Genehmigerin abwesend ist und der Antrag an einen anderen Genehmiger gesendet wurde.

  • Die Ausgabe wird automatisch genehmigt, z. B. wenn der Eigentümer der Ausgabe auch der Genehmiger ist.

    Der Bereich Aktivität mit dem Filter Workflow und einem Eintrag Automatisch genehmigt, weil der Eigentümer des Ausgabenantrags auch der Genehmiger ist.

Übersprungene Genehmigungsschritte

Wenn bei einem Schritt Genehmigung übersprungen: Keine Genehmigungsbedingungen erfüllt angezeigt wird, hat die Ausgabe keine der für diesen Schritt festgelegten Bedingungen erfüllt, z. B. Betragsbereich, Kategorie, Team oder Wert eines benutzerdefinierten Felds. Der Schritt kam nicht zur Anwendung, daher ist die Ausgabe zum nächsten Schritt übergegangen oder wurde genehmigt, wenn kein späterer Schritt zutraf. Das ist zu erwarten, wenn ein Schritt nur bestimmte Ausgaben abdeckt.

Ein Schritt, der auf Beträge bis EUR 20.000 beschränkt ist, wird beispielsweise bei einer Ausgabe von EUR 34.540 übersprungen. Bei Ausgaben mit mehreren Positionen prüft das System die Bedingungen für jede Position einzeln, sodass ein Schritt für einige Positionen übersprungen und für andere angewendet werden kann. Um herauszufinden, warum ein Schritt übersprungen wurde, vergleichen Sie die Werte der Ausgabe mit den Bedingungen des Schritts unter Einstellungen > Workflows.

Nützliche Ressourcen