Dieser Artikel bietet Antworten auf einige der am häufigsten gestellten Fragen (FAQ) im Zusammenhang mit Workflows bei Payhawk.
Kann ich einen Workflow erstellen, bei dem die Ausgaben erst ab einem bestimmten Betrag genehmigt werden müssen?
Ja. Dazu legen Sie bei der Einrichtung des Workflows eine Bedingung für den Betrag fest. So können Sie z. B. eine Genehmigung nur für Ausgaben über EUR 200 verlangen.
Was ist, wenn Ausgaben auf verschiedenen Ebenen von verschiedenen Personen genehmigt werden müssen?
Dazu können Sie einen sequentiellen Workflow erstellen, bei dem zum Beispiel ein Teammanager alle Ausgaben genehmigt und eine bestimmte Person, Rolle oder Rollenerweiterung, wie etwa ein Kategorienmanager oder Payhawk-Administrator, nur die Ausgaben über einem bestimmten Betrag genehmigen muss.
Kann ich die Genehmiger noch ändern, wenn der Workflow bereits verwendet wird?
Ja. Alle Änderungen gelten für neue Einreichungen. Wenn die Genehmigung durch den alten Genehmiger noch aussteht, senden Sie die Ausgabe an den Mitarbeiter zurück, damit er sie erneut einreichen kann. Auf diese Weise wird eine neue Genehmigungsanfrage für den neuen Genehmiger ausgelöst.
Warum wurde eine Rechnung oder Bestellung mit mehreren Positionen an verschiedene Genehmiger weitergeleitet?
Wenn ein Vorgang mehrere Positionen enthält, wird jede Position einzeln anhand der Workflow-Bedingungen geprüft. Eine Position einer bestimmten Kategorie oder eines bestimmten Teams kann an einen Genehmiger gehen, während eine andere Position an einen anderen Genehmiger geht. Ein Schritt wird für Positionen übersprungen, die keine seiner Bedingungen erfüllen. Alle Positionen müssen trotzdem genehmigt werden, bevor der Vorgang zum nächsten Schritt übergeht.
Warum hat sich der Genehmiger nicht geändert, nachdem sich der Betrag oder die verknüpfte Bestellung geändert hat?
Für den Genehmigungsweg werden der Betrag und die verknüpfte Bestellung so verwendet, wie sie zum Zeitpunkt der Einreichung waren. Wenn sie sich später ändern, z. B. wenn eine Kartenzahlung mit einem anderen Betrag als der ursprünglichen Autorisierung abgerechnet wird oder wenn die verknüpfte Bestellung bearbeitet wird, behält der Vorgang seinen ursprünglichen Genehmigungsweg. Um die neuen Werte anzuwenden, senden Sie den Vorgang an den Mitarbeiter zurück, damit er ihn erneut einreichen kann.
Was geschieht, wenn jemand ein für die Genehmigung verwendetes Feld ändert, während die Ausgabe auf Genehmigung wartet?
Das hängt von der Option ab, die ein Payhawk-Administrator unter Einstellungen > Workflows > Erweitert bei Wenn sich ein für die Genehmigung verwendetes Feld ändert ausgewählt hat. Die Genehmigung kann ab dem aktuellen Schritt fortgesetzt werden, zur erneuten Einreichung an den Mitarbeiter zurückgehen oder mit den neuen Werten erneut ab dem ersten Schritt starten. Weitere Informationen finden Sie unter Erweiterte Workflow-Steuerung.
Kann ich verschiedene Genehmigungsverfahren für die einzelnen Ausgabenarten haben?
Ja. Sie können für jeden Ausgabentyp, z. B. Rechnungen, Kilometergeld oder Pauschalen, eigene Workflows mit jeweils eigenen Genehmigungsschritten erstellen.
Was geschieht, wenn ein Genehmiger das Unternehmen verlässt?
Wenn ein Angestellter das Unternehmen verlässt:
Payhawk überträgt den Schritt des Genehmigungs-Workflows automatisch von dem betreffenden ausgeschiedenen Angestellten auf den Payhawk Buchhalter oder den Payhawk Administrator. Alle künftigen Ausgaben werden an diese Rollen weitergeleitet.
Spesenabrechnungen, deren Genehmigung durch den ausgeschiedenen Angestellten noch aussteht, werden im Schritt „Einreichen“ mit dem Grund „Genehmiger ausgeschieden“ an den Ersteller der Spesenabrechnung zurückgesendet. Der Ersteller muss sie erneut einreichen.
Ausgaben, die in den Genehmigungsschritten „Teammanager“ oder „Benutzerdefinierter Feldmanager“ anfallen, folgen dem Fallback-Genehmigungs-Workflow, um automatisch einen neuen Genehmiger zu ermitteln.
Was geschieht, wenn ein Genehmiger innerhalb des Unternehmens die Position wechselt?
Wenn ein Angestellter seine Position wechselt:
Wenn der Workflow-Schritt diesem bestimmten Benutzer zugewiesen ist, bleibt die Zuweisung unabhängig von der neuen Position des Angestellten unverändert.
Wenn der Workflow-Schritt einem Teammanager oder einem benutzerdefinierten Feldmanager zugewiesen ist und der Genehmigende nicht mehr zum Team gehört, weist Payhawk die Genehmigung einem anderen Manager im Team zu. Sind keine anderen Manager verfügbar, wendet das System den Fallback-Genehmigungs-Workflow an.
Was geschieht, wenn ein Genehmiger aus dem System entfernt wurde?
Wenn ein Angestellter aus dem System entfernt wird, wendet Payhawk dieselben Schritte an wie beim Ausscheiden eines Angestellten.
Was geschieht, wenn der Angestellte, der eine Anfrage einreicht, mit dem Genehmigenden in einem Genehmigungsschritt identisch ist?
Wenn der Einreicher und der Genehmigende dieselbe Person sind, wird der Genehmigungsschritt automatisch übersprungen und die Spesenabrechnung wird im Genehmigungs-Workflow mit dem nächsten Schritt fortgesetzt.
Warum funktioniert die Verwendung von Teambedingungen bei übergeordneten Teams nicht?
Wenn Sie in Genehmigungs-Workflows Teamkriterien verwenden, beispielsweise „Team ist NICHT Finanzen und Betrieb“ oder „Team ist Finanzen und Betrieb“, berücksichtigt das System sowohl das übergeordnete Team als auch alle untergeordneten Teams. In der Praxis bedeutet dies:
Wenn Sie eine Bedingung festlegen, um ein übergeordnetes Team auszuschließen, werden auch alle untergeordneten Teams ausgeschlossen.
Wenn Sie eine Bedingung festlegen, die ein übergeordnetes Team einschließt, werden auch alle untergeordneten Teams einbezogen.
Dieses Verhalten kann zu ungewollten Genehmigungswegen führen, wenn versucht wird, zwischen über- und untergeordneten Teammitgliedern zu unterscheiden.
Kann Payhawk für die Genehmigung von Bestellungen und für Genehmigungs-Workflows im Kreditorenbuchhaltungsbereich eingesetzt werden?
Ja, Payhawk unterstützt Genehmigungs-Workflows für Bestellungen und lässt sich in Ihren Kreditorenbuchhaltungsprozess integrieren, um die Erfassung, Genehmigung und Zahlungsabwicklung zu verwalten.
Weitere Informationen finden Sie hier: