Dieser Artikel bietet Antworten auf einige der am häufigsten gestellten Fragen (FAQ) im Zusammenhang mit Workflows bei Payhawk.
Kann ich einen Workflow erstellen, bei dem die Ausgaben erst ab einem bestimmten Betrag genehmigt werden müssen?
Ja. Dazu legen Sie bei der Einrichtung des Workflows eine Bedingung für den Betrag fest. So können Sie z. B. eine Genehmigung nur für Ausgaben über EUR 200 verlangen.
Was ist, wenn wir Ausgaben auf verschiedenen Ebenen von verschiedenen Personen genehmigen lassen müssen?
Dazu können einen sequentiellen Workflow erstellen, bei dem zum Beispiel ein Teammanager alle Ausgaben genehmigt und ein bestimmter Benutzer oder eine bestimmte Rolle, wie etwa ein Kategorienmanager oder Payhawk-Administrator, nur die Ausgaben über einem bestimmten Betrag genehmigen muss.
Kann ich die Genehmiger noch ändern, nachdem wir den Workflow bereits verwendet haben?
Ja. Alle Änderungen gelten für neue Einreichungen. Wenn die Genehmigung durch den alten Genehmiger noch aussteht, senden Sie die Ausgabe an den Mitarbeiter zurück, damit er sie erneut einreichen kann. Auf diese Weise wird eine neue Genehmigungsanfrage für den neuen Genehmiger ausgelöst.
Was ist, wenn ein Genehmigender nicht mehr im Unternehmen beschäftigt ist?
Das System leitet die Genehmigungen in einem solchen Fall an einen Payhawk-Administrator oder einen Fallback-Genehmiger weiter. Dies kann individuell angepasst werden.
Können wir verschiedene Genehmigungsverfahren für die einzelnen Ausgabenarten haben?
Ja. Sie können für jeden Ausgabentyp, z. B. Rechnungen, Kilometergeld oder Pauschalen, eigene Workflows mit jeweils eigenen Genehmigungsschritten erstellen.
Was ist, wenn der Genehmigende innerhalb des Unternehmens eine andere Position einnimmt oder aus dem System gelöscht wird?
Das System behandelt Änderungen an Genehmigenden unterschiedlich, je nachdem, ob sie verschoben oder gelöscht wurden:
Wenn der Genehmigende in eine andere Position versetzt wird, wird der Workflow ohne Unterbrechung fortgesetzt. Da der Genehmigende zum Zeitpunkt der Einreichung der Genehmigungsanfrage zugewiesen wurde, bleibt er unabhängig von späteren organisatorischen Änderungen für die Abschließung der Genehmigung verantwortlich.
Wenn der Genehmigende aus dem System gelöscht wird, gibt der Workflow die Genehmigungsanfrage zurück und zeigt eine Warnung an, dass der Genehmigende aus dem System entfernt wurde.