Actualmente, los empleados pueden reenviar directamente un documento de gastos pagados o pendientes de pago que hayan recibido por correo electrónico a las direcciones del Buzón de recibos paid@payhawk.me o unpaid@payhawk.me.
¿Qué cambia?
Ahora el Buzón funciona a nivel de grupo y utiliza una dirección de correo electrónico centralizada y única para que tu empresa reciba las facturas reenviadas, por ejemplo, tu.empresa@facturas.payhawk.com.
También asigna la dirección de correo electrónico desde la que reenviarás los documentos, por ejemplo, facturas@tuempresa.com. Ya no necesitas invitar a esa dirección de correo electrónico como usuario en Payhawk.
La nueva configuración también te permite incluir proveedores en la lista de permitidos y, de este modo, permitirles enviar facturas directamente a Payhawk en lugar de tener que reenviarlas desde tu dirección de correo electrónico.
Envío de documentos de pago para gastos
Cuando reenvías la factura recibida a tu.empresa@facturas.payhawk.com, Payhawk identifica automáticamente la entidad correcta correspondiente a esa factura y comprueba si se ha pagado o no:
Si la factura ya se ha pagado, Payhawk asociará automáticamente el documento con el gasto existente. Solo tendrás que enviar el gasto.
Si la factura aún no se ha pagado, Payhawk creará automáticamente un nuevo gasto en el sistema.
Notas sobre el Buzón
El algoritmo de extracción de datos con OCR integrado extraerá y completará automáticamente los datos del gasto.
Si la factura incluye un contacto de comprador, Payhawk asigna a esa persona como responsable de la factura. Si Payhawk asocia automáticamente la factura a una solicitud, el responsable de la solicitud se convierte en el responsable de la factura.
Una vez revisado, las personas autorizadas de tu empresa podrán proceder al pago del gasto.