Puedes cambiar o cancelar reservas de vuelos y hoteles directamente a través del Agente de Viajes. El Agente de IA muestra las condiciones de la tarifa desde el principio, calcula el impacto en el presupuesto en tiempo real y gestiona las aprobaciones directamente en el flujo, para que sepas exactamente cuánto costará el cambio antes de confirmarlo.
Entender las condiciones de tu tarifa
Cada reserva tiene dos propiedades independientes que determinan qué cambios son posibles:
Modificable: indica si la reserva puede modificarse (fecha, hora o ruta) sin necesidad de cancelarla. Solo se aplica a vuelos; los hoteles no se pueden modificar, solo cancelar.
Reembolsable: indica si al cancelar la reserva se devuelve el dinero al método de pago original.
Un vuelo puede ser modificable pero no reembolsable, o no modificable pero reembolsable. El Agente de Viajes siempre muestra ambas propiedades antes de presentar las opciones disponibles.
Modificar un vuelo
Si tu vuelo es modificable, puedes cambiar la fecha, la hora o la ruta (incluido un aeropuerto diferente de la misma aerolínea) sin necesidad de cancelar la reserva.
Cambio sin coste o que genera crédito: no requiere aprobación. El Agente de Viajes los confirma y continúa con el proceso.
Cualquier coste adicional (cargo por cambio, diferencia de tarifa o ambos): siempre requiere aprobación, incluso si el total se mantiene dentro del presupuesto original de viaje. El Agente de Viajes envía una solicitud de aprobación con el desglose de los costes.
Cuando un vuelo es modificable, el Agente recomendará modificarlo directamente en lugar de cancelarlo y volver a reservarlo, ya que es más sencillo y evita el riesgo de duplicar gastos.
Si tu vuelo no es modificable, la única opción es cancelarlo y reservar uno nuevo.
Cancelar un vuelo
Si tu vuelo es modificable, el Agente de Viajes te ofrecerá modificarlo en lugar de cancelarlo para ayudarte a evitar costes innecesarios.
Las cancelaciones, independientemente del tipo, nunca requieren aprobación.
Tipo de tarifa | Qué ocurre |
|---|---|
Reembolsable | Recibirás un reembolso total o parcial (menos cualquier penalización por cancelación). No se requiere aprobación. |
No reembolsable | Se perderá el importe completo. No se emitirá ningún reembolso. La aerolínea puede emitir créditos para futuros vuelos por separado, pero estos no se consideran un reembolso. No se requiere aprobación, aunque el Agente de IA te avisará claramente antes de continuar. |
Cancelar y volver a reservar un vuelo
Si cancelas un vuelo y reservas uno nuevo, los requisitos de aprobación dependerán del impacto total en el presupuesto:
En el caso de los vuelos no reembolsables, el coste original se considera gastado. La comprobación del presupuesto tiene en cuenta tanto el importe perdido como el coste de la nueva reserva.
Los créditos de la aerolínea se excluyen de los cálculos de reembolso y no reducen el impacto en el presupuesto.
La siguiente tabla muestra la configuración predeterminada de Payhawk para aprobar la nueva reserva de vuelos en función del impacto en el presupuesto.
Escenario | Aprobación necesaria |
|---|---|
El coste del nuevo vuelo se encuentra dentro del presupuesto aprobado para el viaje un margen adicional del 10 %. | No |
El coste del nuevo vuelo supera el presupuesto aprobado para el viaje un margen adicional del 10 %. | Sí |
Cancelar un hotel
Los hoteles solo pueden cancelarse, no modificarse. Las tarifas pueden ser totalmente reembolsables, parcialmente reembolsables o no reembolsables. Las condiciones de reembolso pueden cambiar a medida que se acerca la fecha de llegada, por lo que el Agente de Viajes siempre recuperará las condiciones de cancelación vigentes en ese momento en lugar de basarse en las condiciones originales de reserva.
Tipo de tarifa | Qué ocurre |
|---|---|
Reembolsable (total o parcialmente) | Recibirás un reembolso en tu método de pago original. No se requiere aprobación. |
No reembolsable | Se perderá el importe completo. No se requiere aprobación, aunque el Agente de Viajes te avisará antes de continuar. |
Cancelar y volver a reservar un hotel
Al cancelar y volver a reservar un hotel, se aplicarán las mismas reglas de presupuesto que para los vuelos. En el caso de los hoteles no reembolsables, tanto el coste original como el coste de la nueva reserva se contabilizarán dentro del presupuesto aprobado.
La siguiente tabla muestra la configuración predeterminada de Payhawk para aprobar la nueva reserva de hotel en función del impacto en el presupuesto.
Escenario | Aprobación necesaria |
|---|---|
El coste del nuevo hotel se encuentra dentro del presupuesto aprobado para el viaje un margen adicional del 10 %. | No |
El coste del nuevo hotel supera el presupuesto aprobado para el viaje un margen adicional del 10 %. | Sí |
Cancelar un viaje completo
Puedes cancelar todas las reservas de un viaje a la vez. El Agente de Viajes recupera las condiciones de cancelación vigentes para vuelos y hoteles por separado y muestra el resultado de cada reserva.
Solo cancelación: no se requiere aprobación, independientemente de los tipos de tarifa. Los reembolsos aplicables se procesan por cada componente.
Cancelar y volver a reservar: el Agente de IA calcula el coste neto (nuevas reservas menos cualquier reembolso en efectivo) en relación con el presupuesto original aprobado para el viaje un margen adicional del 10 %. Si se mantiene dentro del presupuesto, no se requiere aprobación. Si lo supera, será necesaria una aprobación.
Resumen rápido de aprobaciones
La siguiente tabla ofrece un resumen rápido de cuándo necesitarás una aprobación para cualquier cambio o cancelación de vuelos y hoteles.
Acción | Aprobación necesaria |
|---|---|
Solo cancelación (cualquier tipo de tarifa y cualquier componente) | No |
Modificar un vuelo (con cualquier coste adicional) | Sí |
Modificar un vuelo (sin coste o que genera crédito) | No |
Nueva reserva dentro del presupuesto aprobado un margen adicional del 10 % | No |
Nueva reserva por encima del presupuesto aprobado un margen adicional del 10 % | Sí |
Notas sobre la modificación y cancelación de reservas de viaje
Algunas reservas pueden anularse dentro de las 24 horas posteriores al pago y recibir un reembolso completo, independientemente de las condiciones de la tarifa. El Agente de IA lo comprueba automáticamente antes de mostrar las condiciones de reembolso.
Las aerolíneas pueden emitir créditos en lugar de reembolsos en efectivo para las tarifas no reembolsables. Estos créditos son independientes de los reembolsos y no se tienen en cuenta en los cálculos del presupuesto para una nueva reserva.
Los gastos por modificación en vuelos modificables siempre requieren aprobación porque representan un gasto nuevo, incluso si el coste total del viaje se mantiene dentro del presupuesto original.
El importe aprobado para tu viaje incluye un margen adicional del 10 %. Las nuevas reservas que se mantengan dentro de ese margen no requerirán una nueva aprobación.