Los administradores de Payhawk y los empleados con permisos para reservas en nombre de otros pueden reservar vuelos y hoteles para otros empleados. El empleado seguirá siendo el propietario de la solicitud de viaje resultante, mientras que la persona que realiza la reserva actuará como representante.
Reservar viajes para otros empleados resulta útil cuando los asistentes ejecutivos realizan reservas para directivos, los gestores de viajes organizan desplazamientos para equipos o los administradores de Payhawk gestionan reservas en casos excepcionales.
Permitir a los empleados reservar en nombre de otros
Para permitir que los empleados reserven viajes en nombre de otros empleados, los administradores de Payhawk deben crear un rol personalizado con los permisos de Viajes que deseen asignarles.
Los roles y permisos se definen únicamente a nivel de grupo.
Reservar en nombre de un empleado
Para reservar en nombre de otro empleado desde el portal web de Payhawk:
Inicia una nueva conversación de reserva con el Agente de Viajes.
Utiliza la etiqueta @ seguida del nombre, introduce directamente el nombre o utiliza la dirección de correo electrónico con la que el empleado está registrado en Payhawk en el chat para indicar al Agente de Viajes en nombre de quien vas a realizar la reserva. Puedes seleccionar entre los empleados activos dentro del alcance de acceso de tu entidad u organización.
El Agente de IA carga el perfil del empleado seleccionado, incluidos sus límites de política de viajes y su flujo de aprobación, y mantiene ese contexto durante toda la sesión de reserva.Si tienes permiso para realizar reservas en nombre de otros desde la cuenta de viajes preferida del empleado seleccionado, el Agente de IA cambiará automáticamente a dicha cuenta.
Completa la reserva como lo harías normalmente. El Agente de Viajes aplicará la política del empleado, no la tuya.
Después de la reserva
Como resultado de una reserva realizada en nombre de otro empleado, se llevarán a cabo las siguientes acciones:
La solicitud de viaje aparecerá en las solicitudes del viajero, no en las tuyas.
Cuando una reserva se completa correctamente, tanto la persona que realiza la reserva como el viajero reciben las confirmaciones y las actualizaciones sobre el estado de la aprobación. Si la reserva no se completa correctamente, solo la persona que realiza la reserva recibe la notificación. Los cambios y las cancelaciones se comunican al viajero.
Los billetes electrónicos y las confirmaciones de hotel se asignan al viajero.
Política y aprobaciones
Los límites de la política se evalúan en función de la solicitud de viaje del viajero, exactamente igual que si la hubiera enviado él mismo.
El flujo de aprobación sigue las reglas de aprobación configuradas para el viajero.
Informes y asignación
A efectos contables y de elaboración de informes, la solicitud de viaje pertenecerá al viajero. El centro de costes, el departamento y el responsable del presupuesto se asignarán al viajero, por lo que no será necesario realizar ninguna reasignación manual posteriormente.